Gestão de projetos de TI: etapas, dicas, principais metodologias e como escolher a ferramenta ideal
O gestor de projetos TI lida com a complexidade diária de administrar uma área essencial para toda a empresa. Sua rotina envolve inúmeros processos de trabalho e planejamentos estratégicos. A boa notícia é que inovações surgem a todo momento para amenizar a complexidade desse trabalho.
Vamos conhecer o que pode facilitar a gestão de projetos de TI? Neste post iremos te dar dicas importantes, mostrar metodologias voltadas para a área e esclarecer como escolher a ferramenta ideal para seu gerenciamento de projetos TI.
O que é gestão de projetos de TI?
A gestão de projetos de TI é o processo de administrar estrategicamente o negócio para garantir que as demandas e o fluxo de trabalho estejam alinhados com as necessidades, planejamentos e cronogramas da empresa. Desta forma, essa gestão assegura a conclusão bem sucedida dos projetos de TI que vão trazer os melhores resultados para as áreas de negócio.
Para esclarecer, os projetos de TI são aqueles que englobam as soluções tecnológicas usadas para produzir, acessar, transmitir e gerenciar os dados para as empresas.
A realização desta gestão estratégica é feita pelo gestor de projetos de TI, por meio dos seguintes processos:
- Identificar os requisitos necessários para que o projeto seja desenvolvido;
- Adequar as expectativas com a realidade do projeto, necessidades e restrições do cliente;
- Analisar qualidade, prazos, orçamentos, riscos e recursos.
Toda empresa pode fazer uso da tecnologia para melhorar a eficiência do negócio. Mas, para isso, é preciso ter um bom gerenciamento, pois o gestor cuidará da iniciação, execução e finalização do projeto de TI.
Agora que você sabe o que podemos definir como gestão de projetos de TI, confira todas as dicas que separamos para que você possa fazer uma gestão eficiente dos projetos na TI!
5 dicas para fazer uma gestão de projetos de TI eficiente
1. Faça cronogramas bem estruturados e visíveis
É comum que projetos de TI atrasem por causa de cronogramas mal planejados. Por isso, crie cronogramas detalhados e realistas, que levem em conta o possível surgimento de problemas.
Para que esta dica seja eficiente é fundamental manter o cronograma atualizado e compartilhar todas as alterações em tempo real com os colaboradores.
Desta forma, os profissionais podem se planejar com antecedência e procurar manter o cronograma em dia.
2. Crie a cultura da gestão de riscos
Criar a cultura de estabelecer uma gestão de riscos, já no planejamento, pode te ajudar.
A gestão de riscos pode antecipar possíveis problemas, alterar parte do planejamento para evitá-los, ou estabelecer respostas rápidas caso ocorram.
Para esclarecer, a gestão de riscos é a coordenação de atividades feitas para evitar ameaças aos resultados e funcionamento dos projetos. Ela também serve para não desperdiçar oportunidades.
Um exemplo de aplicação: uma empresa sofre apagões em sua região, por isso usa a gestão de riscos para criar planos de contingência e manter o fornecimento de energia. Assim, evita que a produção pare. Os apagões geram demanda de velas e esse é um dos produtos oferecidos pela empresa. Portanto, há a possibilidade de usar esta oportunidade ao seu favor!
Desta forma, a gestão de riscos funciona com todas as possíveis situações do projeto.
3. Use ferramentas de gestão de projetos eficientes
As ferramentas tecnológicas podem ser essenciais na gestão de projetos de TI. As melhores são as que fornecem amplas opções para facilitar no gerenciamento e contribuem para a qualidade dos produtos/serviços.
4. Utilize uma boa metodologia de gerenciamento
Sabemos que para colocar o gerenciamento de projetos TI em prática é preciso de uma metodologia, certo? A quarta dica é estabelecer qual a melhor metodologia a ser utilizada. A escolha deve ser baseada nos recursos disponíveis, orçamento, capacidade da equipe e resultados esperados.
Os projetos de TI têm alta chance de mudanças e atualizações, por isso as metodologias mais utilizadas são flexíveis.
5. Defina as prioridades do projeto
Como mencionamos, existem muitas chances de mudanças ou imprevistos durante a execução do projeto. Para evitar atrasos, falta de resultados ou desestruturação da equipe, estabeleça sempre as ações e objetivos que devem ter prioridade acima de qualquer ocorrido.
Além disso, é uma boa dica determinar uma margem de tempo para erros no cumprimento das tarefas. Assim, um possível erro pode estar calculado junto ao prazo estimado! Isto evitará uma bola de neve de atrasos que atrapalhe o andamento do projeto.
Nos próximos tópicos, vamos destrinchar os tópicos 3 e 4 das dicas acima, para você entender a importância da tecnologia na gestão de projetos de TI e conhecer as principais metodologias para aplicar nos projetos.
Na dica 3, destacamos a importância das ferramentas tecnológicas para facilitar a gestão dos projetos de TI, então, nesse tópico, vamos te explicar melhor como isso ocorre. Vamos lá!
Como a tecnologia facilita a gestão de projetos de TI
Como já dissemos, para que os projetos de TI se finalizem dentro do prazo estimado e com qualidade, é preciso ter um bom gerenciamento. Esse gerenciamento pode ser feito de forma manual, porém com a tecnologia esse processo se torna muito mais fácil e ágil, veremos por quê:
- Visão do “todo” do projeto
Com um software de gestão de projetos, se tem uma visão geral do empreendimento e isso ajuda o gestor a planejar todas as etapas que precisarão ser desencadeadas para concluir o projeto.
Assim, é possível dividir as tarefas, estimar o tempo total e fazer o planejamento de cada atividade com excelência, de forma integrada e sem complicações. Isso poupa tempo de planejamento, organiza as atividades e evita falhas no percurso.
- Integração e comunicação
Outro fator dentro de um software de gestão que torna a execução do projeto mais eficiente é a comunicação rápida e centralizada na plataforma. Ou seja, se um colaborador precisar enviar documentos ou tirar dúvidas com outro, pode fazê-lo de forma instantânea, sem precisar estar presente, bastando conexão com a internet.
- Extração de relatórios
Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível gerar relatórios com gráficos e indicadores de desempenho. Isso ajuda os gestores a visualizar o andamento das atividades e a identificar possíveis gargalos que estejam impedindo a execução eficiente do projeto.
Com a facilidade de obter esses dados em tempo real, você tem controle quase que absoluto do projeto e pode fazer intervenções de acordo com a situação relatada.
Na gestão estratégica, há um fator que muitas vezes é ignorado pelas empresas, a segurança e o controle da internet como forma de prevenir riscos e reduzir custos. Para isso, existem ferramentas específicas que podem auxiliar o seu negócio. Um exemplo é o Lumiun DNS que adiciona uma camada de segurança na rede da sua empresa através do filtro de conteúdo web. Em poucos cliques, você ativa filtros inteligentes que bloqueiam o acesso preventivamente de sites e conteúdos nocivos.
Para que um projeto ocorra com agilidade, além da ferramenta de gestão, é muito importante que se defina a metodologia que será utilizada no projeto. A seguir, vamos elencar as duas principais. Confira!
Principais metodologias de gestão de projetos de TI
O primeiro passo para escolher uma metodologia de gestão é compreender se a equipe do projeto está inclinada a metodologias tradicionais ou metodologias ágeis. As duas principais metodologias que trouxemos são voltadas ao mundo Agile. Ou seja, tem uma abordagem que traz mais flexibilidade e adaptação as mudanças para o gerenciamento de projetos.
Agora, vamos as 2 principais metodologias.
Scrum
No Scrum, os projetos são divididos em etapas iterativas (cíclicas) chamadas de Sprints. Cada sprint dura entre 2 a 4 semanas e engloba tarefas a serem realizadas. As sprints são cíclicas, quando uma sprint é finalizada, começa a próxima, até que o projeto esteja completo.
A pessoa responsável por determinar as características do produto/serviço a ser entregue é o Product Owner, ou seja, a pessoa que requisitou o projeto.
A equipe que cuida da execução do projeto se chama Time Scrum, essa equipe faz as entregas de tarefas em cada sprint.
O time Scrum é liderado por um especialista no assunto, o Scrum Master. Sua principal função é facilitar o trabalho das equipes e garantir que todas as entregas estejam de acordo com as especificações do Product Owner.
Durante a execução de uma sprint são feitas reuniões diárias, as Dailys, em que a equipe discute quais tarefas da sprint serão realizadas naquele dia e quais foram feitas no dia anterior.
Ao final de cada sprint é feita uma Sprint Review Meeting, ou seja, uma reunião com o objetivo de fazer um relatório do que foi feito durante o período da Sprint, o que deve ser priorizado na próxima e se alguma alteração deve ser feita.
Se tiver interesse nesta metodologia, temos um artigo completo e gratuito exclusivamente para o Scrum. Nele, mostraremos na prática o passo a passo para implementar o Scrum na sua gestão de projetos TI.
Kanban
O kanban ou método kanban é uma metodologia visual e simples baseada em quadros de trabalho e cartões. Uma equipe pode trabalhar com vários quadros, dependendo dos tipos de funções que desempenham na empresa.
Os quadros são separados por colunas definidas, de formas mais básica, como: pendentes, em andamento e concluídas. Estas colunas são customizáveis de acordo com o modo de trabalho da equipe.
Cada cartão é uma tarefa a ser executada, neles é possível incluir uma descrição, o prazo de entrega e membros responsáveis por sua execução, entre outras informações.
(exemplo de Kanban do Artia)
Por meio desta metodologia ágil, o acompanhamento do progresso de cada tarefa fica mais simples, além de esclarecer a responsabilidade de cada participante e dar visibilidade para o que já foi feito e o que falta ser iniciado. Confira 5 dicas para implantar o kanban na TI.
Gostou das dicas? Se você se interessou pelo conteúdo e quer aprender como melhorar o desempenho da sua TI, nós temos um post inteirinho explicando qual o momento ideal para escolher um software de gestão de projetos para a TI, não deixe de ler!