Você sabe como avaliar de forma rápida e confiável a situação dos projetos que estão sob a sua responsabilidade? Mesmo após um bom planejamento do projeto, é necessário realizar o monitoramento constante das ações a fim de conferir o que está dando certo ou não e conseguir fazer ajustes. É justamente aí que entram os indicadores de desempenho (KPI’s). Eles funcionam como um “termômetro” que indicará se um projeto está performando bem ou mal. Quer saber como selecionar os melhores KPI’s e como medir os resultados de um projeto? Continue a leitura!
O que é KPI de um projeto?
KPI (Key Performance Indicator) são indicadores de desempenho utilizados na gestão de projetos para monitorar e avaliar o andamento de um projeto.
Esta ferramenta permite quantificar o desempenho de pessoas e processos e auxilia na tomada de decisões, sendo indispensável para a gestão de projetos. A seguir iremos entender um pouco melhor essa relação.
Por que utilizar os indicadores de projetos?
Imagine o seguinte cenário: existem cinco projetos sob o seu comendo simultaneamente e, devido a um corte de gastos, você precisará rever os recursos financeiros e humanos aplicados nestes projetos. Como decidir de forma assertiva a melhor maneira de otimizar esses recursos?
Os indicadores de projetos te auxiliarão a tomar decisões rápidas e com o embasamento necessário para justificar suas escolhas.
Isso acontece porque os KPI’s dispõem ao gestor inúmeros dados, coletados em tempo real, de todos os resultados obtidos nos projetos. Com isso, as ações estratégicas se tornam mais eficazes e as decisões se tornam mais assertivas.
Alguns outros benefícios do monitoramento dos KPI’s são:
Ficou interessado? Continue lendo para conhecer os tipos de indicadores de desempenho e como aplicá-los!
Quais são os indicadores de projeto?
Para medir os resultados de um projeto, existem os indicadores de projeto, que são divididos em quatro categorias: indicadores operacionais, indicadores de desempenho, indicadores de efetividade e indicadores de impacto.
Indicadores operacionais
Os indicadores operacionais são utilizados durante todo o ciclo de vida de um projeto e devem ser monitorados diariamente. Os principais são:
Desvio de prazo
Esse KPI estabelece uma relação entre o prazo planejado e o prazo real do projeto, ajudando a verificar se o projeto está adiantado ou atrasado. Ele pode ser calculado de duas formas:
- Projetos concluídos:
Desvio de prazo = (fim real – fim planejado) / duração planejada - Projetos em andamento:
Desvio de prazo = (previsão de fim – fim planejado até agora) / duração planejada
Os resultados são interpretados em ambos os casos da seguinte forma:
- Resultado negativo: projeto está adiantado;
- Resultado positivo: projeto está atrasado;
- Resultado igual a 0: projeto está dentro do prazo.
Desvio de custo
O desvio de custo estabelece uma relação entre o custo estimado e o custo real da execução de um projeto, auxiliando a verificar se o orçamento gasto está acima, abaixo ou dentro do esperado. Ele pode ser calculado de duas formas:
- Projetos concluídos:
Desvio de custo = (custo efetivo – custo planejado) / custo planejado - Projetos em andamento:
Desvio de custo = (custo previsto – custo planejado) / custo planejado
Os resultados são interpretados em ambos os casos da seguinte forma:
- Resultado negativo: projeto abaixo do orçamento planejado;
- Resultado positivo: projeto estourou o orçamento planejado;
- Resultado igual a 0: projeto está dentro do orçamento planejado.
Desvio de esforço
O desvio de esforço mede se o esforço empregado na execução está acima ou abaixo ou do planejado. O cálculo é feito da seguinte forma:
Desvio de esforço = Total de horas trabalhadas / total de horas planejadas
Os resultados são interpretados seguinte forma:
- Resultado positivo: o esforço está além do planejado;
- Resultado negativo: o esforço está abaixo do planejado.
Índice de produtividade
O índice de produtividade mostra o resultado médio que um projeto deve gerar após uma determinada quantidade de esforço. O seu cálculo é realizado da seguinte forma:
Índice de produtividade = Meta / Quantidade de recursos
Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são utilizados para mensurar o balanço final entre o que foi planejado e o que foi realizado em um determinado período. Os principais são:
ROI (Retorno sobre Investimento)
O ROI, como o próprio nome diz, mostra o retorno obtido com o investimento do projeto. Ele pode ser calculado da seguinte forma:
ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento
Os resultados são interpretados seguinte forma:
- Maior que 0: retorno favorável;
- Menor que 0: retorno desfavorável;
- Igual a 0: não houve perda nem ganho.
IDP (Índice de Desempenho de Prazo)
O IDP indica como está o andamento do projeto em relação ao cronograma planejado. Ele pode ser calculado da seguinte forma:
IDP = Valor agregado / Valor planejado
Os resultados são interpretados seguinte forma:
- Acima de 1: entregas estão sendo feitas antes do planejado;
- Abaixo de 1: entregas estão sendo feitas depois do planejado;
- Igual a 1: entregas estão feitas conforme planejado.
IDC (Índice de Desempenho de Custo)
O IDC indica como está o andamento do projeto em relação ao orçamento planejado. Ele pode ser calculado da seguinte forma:
IDC = Valor agregado / Custo realizado
Os resultados são interpretados seguinte forma:
- Acima de 1: gastos estão abaixo do planejado;
- Abaixo de 1: gastos estão acima do planejado;
- Igual a 1: gastos estão conforme o planejado.
Indicadores de efetividade
Os indicadores de efetividade mensuram se as metas específicas do projeto foram atingidas, apontando os efeitos sentidos pelos clientes do projeto a médio prazo.
Estes indicadores variam muito de projeto para projeto, já que medem metas específicas de cada uma das iniciativas.
Indicadores de impacto
Os indicadores de impacto mensuram os resultados obtidos a longo prazo, mostrando se o projeto atingiu o seu objetivo final.
Estes indicadores podem ser qualitativos e/ou quantitativos e, assim como os indicadores de efetividade, variam muito de projeto para projeto.
Como gerenciar as expectativas dos stakeholders de um projeto com os KPI’s?
Existem expectativas em relação a execução de qualquer projeto que precisam ser gerenciadas para não gerar frustrações.
Uma das principais iniciativas do gestor de projetos deve ser identificar as necessidades, os comportamentos e os objetivos dos stakeholders, antecipando os possíveis gargalos nos resultados pretendidos. Os KPI’s podem auxiliar nesse processo de alinhamento com stakeholders de um projeto.
Em resumo, os indicadores são essenciais na gestão de projetos porque, além de ajudarem a medir e prever situações antes que cheguem a um ponto crítico, possibilitam alinhamento com as partes e dão mais coerência entre o discurso e os resultados.
Se você quer garantir todos esses benefícios na sua gestão, não deixe de baixar nosso Guia Completo de KPI’s na gestão de projetos. Depois de lê-lo você vai ser capaz de otimizar seu trabalho e monitorar os indicadores sem complicações.
