O cronograma é uma das áreas mais importantes no gerenciamento de projetos. Entretanto, problemas nessa área são comuns, pois administrar o tempo é sempre um desafio. A definição de marcos (milestones) e a criação de um cronograma baseado neles é comum e ajuda a evitar esse cenário.
Marcos ajudam a dividir o cronograma em etapas e sequenciar as atividades prioritárias. Isso pode ser uma estratégia muito útil, visto que ajuda a organizar as entregas e fases pelas quais o projeto irá passar ao longo do seu ciclo de vida.
Se quiser entender o que são milestones em um projeto e como criar um cronograma de marcos, siga lendo o post, pois vamos te ensinar!
O que são milestones/marcos em projetos?
Milestones também podem ser chamados de Marcos no andamento do projeto, isto é, datas pré-estabelecidas como importantes e que funcionam como pontos de divisão, fragmentando o cronograma em partes.
Há vários motivos pelos quais é interessante estabelecer marcos em um projeto. Alguns deles são:
- Auxilia no cumprimento dos prazos: ao dividir o cronograma em partes menores por meio de marcos, fica mais fácil gerenciar o andamento das atividades com o objetivo de chegar em tais pontos.
Trabalhar com o foco na conclusão total do projeto pode gerar desorganização e atrasos ao logo do andamento do mesmo. Estabelecer marcos faz com que os prazos sejam controlados com mais eficiência, pois o foco é finalizar cada uma das etapas na data pré-estabelecida.
Além disso, eles proporcionam uma visão mais abrangente para saber quão avançado o projeto está com base nos marcos que já atingiu.
- Auxilia na priorização de atividades: ao estabelecer marcos para o projeto, é possível observar melhor a relação de dependência entre as diversas atividades e, assim, priorizá-las de acordo.
Por exemplo: o primeiro marco de um projeto pode ser a aprovação do termo de abertura do projeto. Sendo assim, fica claro que, antes da aprovação desse termo, o resto do projeto não pode seguir. Sendo assim, as atividades priorizadas devem ser aquelas relacionadas a esse marco.
- Auxilia na motivação da equipe de projetos: quando o cronograma está dividido em marcos, a equipe pode focar na conclusão de cada uma dessas etapas do projeto, ao invés de focar em sua conclusão total. Isso ajuda a manter a equipe motivada ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
- Ajuda a informar as partes interessadas: é comum que certas partes interessadas no projeto não possuam amplo conhecimento técnico sobre a realização do mesmo, ou não estejam profundamente interessados no andamento de cada uma das atividades. Nesses casos, o acompanhamento do cronograma feito por eles costuma ser por meio da observação dos marcos que o projeto já atingiu.
O que pode ser considerado um marco em um projeto?
Segundo a sexta edição do PMBOK®, um marco é um ponto ou evento significativo em um projeto. Sendo assim, os marcos são momentos importantes para o projeto e costumam estar associados à conclusão de fases ou a entregas.
Alguns exemplos de marcos que podem constar no seu projeto são:
- Conclusão de fases (autorização do projeto ou finalização de design, por exemplo);
- Entrega de determinado documento (termo de abertura, declaração do escopo, plano de testes, etc);
- Marcos financeiros (quando x por cento do orçamento já foi utilizado, por exemplo);
- Entre outros.
Cronograma de marcos
Depois de estabelecidos os marcos do projeto, eles podem ser dispostos em um cronograma que indique sua data de acontecimento. Lembrando que marcos não possuem início e fim, pois trata-se apenas de pontos no cronograma.
É possível, também, criar um cronograma que mescle atividades e marcos. Esse tipo de cronograma lista todas as atividades a serem realizadas no projeto e, em certas datas, possui marcos. Esses marcos ajudam a dividir a realização das atividades em fases do projeto.
Milestone Trend Analysis (MTA)
Uma forma mais complexa de acompanhar os marcos de um projeto é montando um Milestone Trend Analysis (MTA) ou, em português, Análise de Tendência de Marcos. Trata-se de um gráfico que indica a tendência de atraso ou adiantamento dos marcos do projeto.
Cada marco é representado por uma cor ou símbolo diferente. Eles são dispostos verticalmente, enquanto as datas previstas para seu acontecimento são dispostas horizontalmente.
Conforme a tendência de atraso aumenta, a linha no gráfico sobe. Quando essa tendência diminui, a linha abaixa. Veja um exemplo de MTA:
Imagem por: creately
Com um MTA é possível gerenciar visualmente o andamento do projeto em relação aos seus marcos. Entretanto, a criação e gerenciamento desse tipo de gráfico é mais complexa. Por isso, o auxilio da tecnologia pode ser valioso no gerenciamento de projetos.
Gerenciamento de projetos
Gerenciar o cronograma de um projeto é algo complexo. No caso de projetos muito pequenos, utilizar uma planilha ou tabela pode resolver. Entretanto, projetos maiores exigem a utilização de ferramentas especializadas, não apenas para gerenciar o cronograma, mas o projeto como um todo.
Entre os recursos presentes em um bom software de gerenciamento de projetos, podemos citar gráficos de Gantt, apontamento de horas dos colaboradores e, obviamente, a possibilidade de atrelar tarefas a marcos.
Um software de gerenciamento de projetos auxilia a gerenciar os marcos do projeto de forma mais simples e visual, para que todos possam acompanhar o andamento de forma rápida e sem problemas. Isso dispensa a utilização de planilhas difíceis de configurar que estão altamente sujeitas a erros e desorganização, com o tempo.
Além disso, um software de gerenciamento de projetos ajuda a integrar toda a equipe envolvida na realização do projeto, pois todos utilizam a mesma ferramenta e podem ver as atualizações nas atividades em tempo real.
Além de ferramentas para controle do cronograma, um bom software de gerenciamento de projetos contém ferramentas para controle das atividades e das entregas, como Kanban.
Também é possível fazer um melhor gerenciamento da equipe de projetos. Isso porque um bom software de gerenciamento de projetos pode conter painéis com informações completas sobre os envolvidos em cada atividade, o quão próximas elas estão de serem concluídas, além de ferramentas de comunicação, etc.
Não deixe de ler nosso post inteiramente sobre esse assunto para descobrir as principais funcionalidades de um Sistema de Gestão de Projetos.
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