Outsourcing: o que é, vantagens e 4 passos para escolher a melhor opção

No cenário empresarial altamente competitivo, as empresas buscam constantemente maneiras de otimizar seus recursos, aumentar a eficiência operacional e manter-se ágeis.  

Uma estratégia que tem se destacado cada vez mais nesse contexto é o outsourcing, uma prática que envolve a terceirização de serviços e funções específicas por meio de empresas especializadas. Neste artigo você verá:

O que é outsourcing? 

Outsourcing é a prática de contratar serviços externos para controlar determinadas áreas de uma empresa ou realizar funções específicas. O objetivo é ter acesso a profissionais mais experientes, que possam controlar as áreas em questão de forma mais eficiente do que os profissionais internos. 

Atenção! O outsourcing terceiriza funções, mas não é a mesma coisa que terceirização.  

| Leia também: [E-BOOK] Guia para gerenciar serviços 

Qual a diferença entre outsourcing e terceirização?  

Tanto a terceirização quanto o outsourcing se referem a contratação de serviços externos, mas a diferença entre eles está no tipo de atividade terceirizada e no objetivo. Na primeira, são contratadas atividades auxiliares do negócio, enquanto, na segunda, atividades específicas de algum setor.  

A terceirização foca em atividades mais simples e repetitivas, em que a empresa busca serviços externos para poupar tempo e otimizar os recursos. Já no outsourcing, a empresa vai atrás de terceiros porque as atividades requerem conhecimentos mais específicos e há a necessidade de profissionais mais experientes para realizá-las. 

Se você busca vantagens estratégicas e precisa de reforços para inovar nos negócios, o outsourcing é uma ótima escolha, veja algumas das vantagens dessa prática:

Se você busca vantagens estratégicas e precisa de reforços para inovar nos negócios, o outsourcing é uma ótima escolha, veja algumas das vantagens dessa prática:  

Vantagens do outsourcing  

Acesso a especialistas 

Ao terceirizar atividades estratégicas, a empresa tem acesso a especialistas dessas áreas específicas com conhecimentos que, muitas vezes, não estariam disponíveis internamente.  

Melhoria da eficiência 

As empresas terceiras contam com profissionais que têm experiência em suas áreas e sabem quais as melhores práticas de atuação, o que pode levar a uma execução mais eficiente das tarefas terceirizadas.  

Acesso a tecnologias avançadas 

Os fornecedores de serviços frequentemente investem em tecnologias de ponta e recursos atuais para realizar suas funções de maneira eficaz. Ao implementar o outsourcing, é possível acessar essas tecnologias avançadas sem precisar fazer grandes investimentos.  

Redução de custos 

Muitas vezes, contratar um serviço externo é mais barato e viável para as empresas. Isso ocorre porque a contratação direta ou o investimento no treinamento da equipe consome bastante tempo e dinheiro, podendo atrasar projetos e aumentar as despesas.  

Redução de riscos 

No outsourcing, as empresas transferem parte dos riscos associados às atividades para os fornecedores, como riscos legais, conformidade regulatória e contingências operacionais. Os fornecedores também assumem a responsabilidade por garantir que os serviços sejam entregues conforme acordado, reduzindo o risco de interrupções ou falhas. 

| Assista: [WEBINAR] Como gerenciar riscos em projetos e evitar os imprevistos 

O outsourcing oferece uma série de benefícios para as empresas. Mas, por ser algo externo, o nível de controle da empresa sobre essas atividades é reduzido e, com isso, vem algumas desvantagens e preocupações adicionais.  

Desvantagens do outsourcing  

Baixa qualidade do serviço 

Há a possibilidade de que a qualidade do serviço fornecido não atenda aos padrões esperados pela empresa. Isso ocorre quando há falta de controle direto sobre as operações terceirizadas, falta de alinhamento ou de capacidade por parte do fornecedor. 

Risco à segurança de dados 

Ao terceirizar atividades que envolvem o manuseio de dados sensíveis ou confidenciais, as empresas podem enfrentar um maior risco de violações de segurança ou vazamentos de dados.  

Dependência do fornecedor 

O outsourcing terceiriza ações essenciais para o andamento do negócio. Então, é comum que as empresas fiquem dependentes do fornecedor, o que representa um risco, pois não é possível prever as decisões da contratada e assegurar a manutenção dos serviços a longo prazo.  

Conflitos na cultura organizacional 

Diferenças culturais entre a empresa cliente e o fornecedor podem afetar a comunicação, a colaboração e a eficácia da parceria de outsourcing. 

Resistência corporativa 

A terceirização de certas atividades pode encontrar resistência dentro da própria empresa, especialmente entre os funcionários. Isso acontece pelo temor da segurança de seus empregos ou pelas preocupações sobre a qualidade e a eficácia dos serviços terceirizados. 

| Aprofunde seu conhecimento: [E-BOOK] Cultura organizacional  

Agora que você já sabe o que é o outsourcing e quais benefícios estão atrelados a ele, podemos partir para um lado mais prático. Veja a seguir quais os tipos de outsourcing e os passos necessários para escolher os parceiros ideais para o seu negócio!  

Tipos de outsourcing 

Outsourcing de projetos 

Envolve a contratação de um fornecedor externo para gerenciar e executar um projeto específico, como desenvolvimento de softwares, implementação de sistemas de informação e construção civil.  

Outsourcing de processos 

Envolve a contratação de processos de negócios específicos, como contabilidade, recursos humanos, folha de pagamento e gerenciamento de cadeia de suprimentos. 

Outsourcing de manufatura 

Envolve a contratação de fornecedores externos para fabricar componentes ou produtos, como montagem, fabricação de peças, embalagem e distribuição. 

Outsourcing de RH (recursos humanos) 

Envolve a contratação de empresas externas para realizar funções relacionadas à gestão de recursos humanos, como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, administração de benefícios e conformidade trabalhista. 

Outsourcing de marketing 

Envolve a contratação de agências de marketing ou consultores externos para realizar atividades de marketing, publicidade, branding e gerenciamento de mídia social.  

Outsourcing de TI (tecnologia da informação) 

Envolve a contratação de serviços externos para gerenciar as operações de tecnologia da informação de uma empresa, como suporte técnico, gerenciamento de redes, segurança cibernética e hospedagem de dados. 

| Leia também: 7 passos para gerenciar projetos de TI 

Independentemente do tipo escolhido, lembre-se: 

O outsourcing deve ser uma parceria! O sucesso do outsourcing depende de uma relação de parceria sólida entre a empresa contratante e o terceirizado. Por isso, é fundamental dedicar tempo e esforço para escolher o parceiro ideal para o seu negócio.  

4 passos para escolher o parceiro de outsourcing ideal

1. Defina seus objetivos e necessidades

Antes de começar a procurar um parceiro de outsourcing, é essencial entender claramente quais são seus objetivos e quais requisitos específicos você precisa. Então, analise suas necessidades específicas, considerando aspectos como: 

• Volume de trabalho;  
• Expertise técnica; 
• Infraestrutura necessária; 
• Orçamento disponível; 
• Nível de controle desejado sobre os serviços terceirizados.

2. Pesquise e avalie potenciais parceiros

Procure por parceiros de outsourcing com experiência na área específica em que você precisa de ajuda. Investigue o histórico do fornecedor, a qualidade dos serviços prestados, a reputação no mercado, a infraestrutura tecnológica e busque feedback de clientes anteriores.  

3. Avalie as propostas e os termos do contrato

Leia atentamente os termos do contrato, verificando aspectos como responsabilidades das partes, forma de pagamento, prazos de entrega, penalidades e cláusulas de confidencialidade. Além disso, não hesite em negociar os termos e condições para garantir que estejam alinhados com suas necessidades e expectativas.

4. Acompanhe o fornecedor de perto

Uma vez que você tenha selecionado um parceiro de outsourcing, é importante acompanhar de perto o progresso do serviço e manter uma comunicação transparente. Realize reuniões regulares com o parceiro para acompanhar o andamento dos projetos, discutir desafios e oportunidades de melhoria, e garantir o alinhamento contínuo das expectativas. 

| Leia também: gestão de contratos 

Ao seguir esses 4 passos, você estará no caminho certo para ter uma parceria de outsourcing. Agora, se você deseja potencializar as chances de sucesso nessa jornada, confira a dica que trouxemos!  

DICA! Outsourcing na gestão de projetos: uma via de mão dupla 

O outsourcing e a gestão de projetos estão intimamente relacionados, pois ambos contribuem para a otimização dos negócios e auxiliam um ao outro em questões de desempenho.  

O outsourcing pode ser utilizado como uma ferramenta estratégica da gestão de projetos, porque permite aos gestores:  

• Desenvolver metas mais ousadas e escopos mais estratégicos, uma vez que haverá profissionais capacitados para alcançá-las. 
• Otimizar o uso dos recursos, distribuindo atividades conforme o potencial da equipe e buscando conhecimentos técnicos adicionais de forma externa. 
• Transferir parte da responsabilidade de atividades para empresas terceiras, reduzindo os riscos gerais do projeto. 

Em contrapartida, a gestão de projetos eficaz também auxilia no sucesso do outsourcing, porque: 

• Estabelece metas, prazos, entregáveis e indicadores de sucesso claros para o serviço terceirizado, o que aumenta a chance de alcançar as expectativas da empresa contratante. 
• Acompanha de perto as atividades realizadas, auxiliando na gestão do contrato e no cumprimento dos requisitos.  
• Facilita a comunicação eficaz entre a empresa contratante e o fornecedor terceirizado, promovendo um relacionamento mais transparente e colaborativo.

Conheça a Euax Consulting, parceira de outsourcing recomendada pelo artia 

A Euax Consulting é uma empresa brasileira de consultoria especializada em gestão de processos e projetos, consultoria empresarial, desenvolvimento de softwares e soluções em TI. Com mais de 25 anos de experiência e atuação em diversos setores, a Euax Consulting se destaca por sua expertise em:

• Otimização de processos; 
• Consultoria estratégica;
• Outsourcing;
• Treinamentos In Company; 
• Soluções em TI completas;

Se você está considerando terceirizar serviços de gestão de projetos ou processos e procura por um parceiro confiável e experiente, a Euax Consulting é uma opção a ser considerada.  

Essa é a nossa indicação, no entanto, é sempre importante avaliar suas necessidades específicas e entrar em contato diretamente com um consultor para entender melhor como eles podem atender às suas necessidades e objetivos.

Perguntas frequentes sobre outsourcing