A planilha é o braço direito do gerente de projetos, mas só se ela for montada da forma correta. Abaixo você pode baixar nossa planilha gratuitamente:
Quer aprender como usá-la corretamente? Então acompanhe a leitura:
Como preencher a planilha de gerenciamento de projetos
Informações básicas
As primeiras informações da planilha devem ser aquelas que ajudam a identificar qual é o projeto que a linha detalha, como:
- Nome do projeto;
- Descrição do projeto;
- Urgência do projeto;
- Responsável pelo projeto;
- Tamanho da equipe.
Essas informações são fáceis de preencher, mas aqui vão algumas dicas: o nome do projeto deve explicar o objetivo dele, nunca nomeie apenas como projeto 1, projeto 2, etc.
A descrição é uma extensão do título, explique melhor o projeto em até duas frases, assim você consegue diferenciar projetos parecidos sem ter que olhar o restante da planilha.
Não se esqueça de reservar uma parte para o tamanho da equipe, para você saber quantas pessoas trabalham no projeto, isso é importante para dimensionar a equipe.
Utilize cores para identificar o nível de urgência do projeto com mais facilidade e tornar a planilha o mais visual possível.
Informações orçamentárias e de prazos
Mantenha as informações de prazo e orçamento juntas. Isso facilita na hora de obter um parâmetro e prever se o projeto vai atrasar, ou outros imprevistos. As informações orçamentárias e de prazos são:
- Orçamento previsto;
- Dinheiro gasto com o projeto;
- Previsão de início;
- Início real;
- Previsão de encerramento do projeto;
- Encerramento real.
Nós também recomendamos que você leia nosso texto sobre como garantir o orçamento com uma gestão financeira do projeto e sobre como manter um projeto dentro do prazo. Vale a pena a leitura!
Informações de andamento do projeto
- Nº total de tarefas;
- Nº de tarefas concluídas;
- Nº de tarefas em andamento;
- Nº de tarefas atrasadas;
- Nº de tarefas não iniciadas;
- Status do projeto;
- % de conclusão.
Para preencher essas informações, é muito importante se basear na estrutura analítica do projeto (EAP) e no cronograma do projeto. Nós temos um texto bem completo para você tirar suas dúvidas sobre o assunto. Não esqueça de ler depois!
Está perdido em como gerenciar suas horas gastas em cada atividade? Não se preocupe, também temos um texto informativo sobre como montar uma planilha de horas trabalhadas!
Dicas para automatizar a planilha de gestão de projetos
Com todas as informações coletadas e preenchidas corretamente, o resultado será uma planilha bem completa, mas bem grande.
Nem sempre você vai precisar de todas as informações, então vamos ver algumas regras de Excel que vão ajudar você a gerenciar melhor os seus projetos:
Formatar células automaticamente
Para facilitar o preenchimento de uma célula no Excel, você pode formatá-la para um padrão específico. É possível usar um padrão pré-configurado, ou criar um personalizado que atenda às suas necessidades.
Fazendo isso, preencher valores e datas fica muito mais rápido, já que o Excel faz a formatação que você indicar automaticamente. Se não sabe como fazer isso, assista ao vídeo abaixo:
Lista suspensa
Um recurso importante que você precisa inserir na sua planilha é a lista flutuante. Ela basicamente oferece uma opção de palavras para você inserir em uma célula no Excel, sem precisar digitá-la sempre. Isso ajuda muito no fluxo de trabalho porque você não perde tempo digitando. Antes de você aprender a fazer isso, confira uma dica que casa bem com esta:
Pintar células com condições automaticamente
As cores facilitam muito a visualização de uma planilha. Com elas você pode ter uma visão geral sem que seja necessário ler a planilha por inteiro.
Mas, ficar escrevendo e pintando cada célula individualmente é contra produtivo, no vídeo abaixo você pode conferir como criar uma lista flutuante e pintá-la automaticamente da cor que desejar:
Seguindo este texto, você terá uma planilha de gerenciamento de projetos bem completa. Mas, você não precisa ter todo o trabalho de montar a planilha do zero. Em vez disso, você pode simplesmente baixar a nossa planilha de gerenciamento de projetos gratuitamente clicando no banner abaixo:
