Planilha de gerenciamento de projetos (download gratuito + como usar)

Planilha para gestão de projetos

A planilha é o braço direito do gerente de projetos, mas só se ela for montada da forma correta. Abaixo você pode baixar nossa planilha gratuitamente:

Quer aprender como usá-la corretamente? Então acompanhe a leitura:

Como preencher a planilha de gerenciamento de projetos

Informações básicas

As primeiras informações da planilha devem ser aquelas que ajudam a identificar qual é o projeto que a linha detalha, como:

  • Nome do projeto;
  • Descrição do projeto;
  • Urgência do projeto;
  • Responsável pelo projeto;
  • Tamanho da equipe.

Essas informações são fáceis de preencher, mas aqui vão algumas dicas: o nome do projeto deve explicar o objetivo dele, nunca nomeie apenas como projeto 1, projeto 2, etc.

A descrição é uma extensão do título, explique melhor o projeto em até duas frases, assim você consegue diferenciar projetos parecidos sem ter que olhar o restante da planilha.

Não se esqueça de reservar uma parte para o tamanho da equipe, para você saber quantas pessoas trabalham no projeto, isso é importante para dimensionar a equipe.

Utilize cores para identificar o nível de urgência do projeto com mais facilidade e tornar a planilha o mais visual possível.

Informações orçamentárias e de prazos

Mantenha as informações de prazo e orçamento juntas. Isso facilita na hora de obter um parâmetro e prever se o projeto vai atrasar, ou outros imprevistos. As informações orçamentárias e de prazos são:

  • Orçamento previsto;
  • Dinheiro gasto com o projeto;
  • Previsão de início;
  • Início real;
  • Previsão de encerramento do projeto;
  • Encerramento real.

Nós também recomendamos que você leia nosso texto sobre como garantir o orçamento com uma gestão financeira do projeto e sobre como manter um projeto dentro do prazo. Vale a pena a leitura!

Informações de andamento do projeto

  • Nº total de tarefas;
  • Nº de tarefas concluídas;
  • Nº de tarefas em andamento;
  • Nº de tarefas atrasadas;
  • Nº de tarefas não iniciadas;
  • Status do projeto;
  • % de conclusão.

Para preencher essas informações, é muito importante se basear na estrutura analítica do projeto (EAP) e no cronograma do projeto. Nós temos um texto bem completo para você tirar suas dúvidas sobre o assunto. Não esqueça de ler depois!

Dicas para automatizar a planilha de gestão de projetos

Com todas as informações coletadas e preenchidas corretamente, o resultado será uma planilha bem completa, mas bem grande.

Nem sempre você vai precisar de todas as informações, então vamos ver algumas regras de Excel que vão ajudar você a gerenciar melhor os seus projetos:

Formatar células automaticamente

Para facilitar o preenchimento de uma célula no Excel, você pode formatá-la para um padrão específico. É possível usar um padrão pré-configurado, ou criar um personalizado que atenda às suas necessidades.

Fazendo isso, preencher valores e datas fica muito mais rápido, já que o Excel faz a formatação que você indicar automaticamente. Se não sabe como fazer isso, assista ao vídeo abaixo:

Lista suspensa

Como fazer lista suspensa excel

Um recurso importante que você precisa inserir na sua planilha é a lista flutuante. Ela basicamente oferece uma opção de palavras para você inserir em uma célula no Excel, sem precisar digitá-la sempre. Isso ajuda muito no fluxo de trabalho porque você não perde tempo digitando. Antes de você aprender a fazer isso, confira uma dica que casa bem com esta:

Pintar células com condições automaticamente

Pintar célula com condição automaticamente

As cores facilitam muito a visualização de uma planilha. Com elas você pode ter uma visão geral sem que seja necessário ler a planilha por inteiro.

Mas, ficar escrevendo e pintando cada célula individualmente é contra produtivo, no vídeo abaixo você pode conferir como criar uma lista flutuante e pintá-la automaticamente da cor que desejar:

Seguindo este texto, você terá uma planilha de gerenciamento de projetos bem completa. Mas, você não precisa ter todo o trabalho de montar a planilha do zero. Em vez disso, você pode simplesmente baixar a nossa planilha de gerenciamento de projetos gratuitamente clicando no banner abaixo:

Planilha Excel para gerenciamento de projetos