Quadro de gestão à vista: crie o seu em 5 passos simples!

Gestão à vista é uma tendência cada vez maior entre as empresas. Ela ajuda a motivar, alinhar a equipe, resolver problemas com agilidade e ainda facilita o trabalho do gestor. O problema é que nem todos sabem como montar um quadro de gestão à vista que seja simples de entender e acessível para todos, mesmo em home office. Se você está com essa dúvida, estamos aqui para te ajudar!

Nesse post, vamos ensinar passo a passo como montar um quadro de gestão à vista, para que não reste nenhuma dúvida. Vamos começar?

5 Passos para montar um quadro de gestão à vista

1-      Defina os processos que serão gerenciados

Antes de tudo, defina quais processos serão incluídos na gestão à vista. Afinal, o quadro precisa ser fácil de visualizar, logo é preciso ser pontual e prático, escolhendo processos específicos e relevantes. Por exemplo: você pode criar um quadro para gerenciar o fluxo de atividades, ou o processo de vendas, ou as entregas geradas, entre outros.

Caso você pretenda gerenciar vários processos, serão necessários diversos quadros, para que a visualização não fique confusa.

2-      Defina os indicadores

Definidos os processos, você já pode começar a selecionar os indicadores que farão parte do painel. É fundamental escolher indicadores que realmente sejam relevantes e que demonstrem de forma simples o sucesso ou insucesso das operações. Tudo depende do setor e do contexto em que você está aplicando a gestão à vista, mas o quadro pode conter:

• Metas batidas;
• OKRs;
• Entregas finalizadas por prazo;
• Entre outros indicadores.

3-      Defina os responsáveis

Você sabia que indicadores devem ter “donos”? Essas pessoas são responsáveis por coletar informações, atualizar os dados e garantir a integridade dos KPIs, verificando-os periodicamente.

Por mais que um processo envolva muitas pessoas, é importante que apenas uma fique responsável por um KPI, caso contrário, confusões podem acontecer e a qualidade das informações será comprometida.

4-      Estabeleça os métodos de coleta

Além de estabelecer responsáveis, também é necessário formalizar um método de coleta de dados. Isso é importante porque, se cada vez o responsável extrair os dados de forma diferente, levando em conta fatores diferentes, será impossível acompanhar a evolução dos indicadores.

Ou seja, as informações serão inconstantes e não-confiáveis. Portanto, formalize um método de coleta de dados para garantir a integridade das informações.

5-      Crie o quadro

Dito tudo isso, podemos começar a efetivamente criar o quadro de gestão à vista. Você pode apostar nos mais diversos formatos, escolhendo um modelo que se adapte melhor ao seu contexto. Vamos conferir alguns dos formatos mais comuns?

Dashboards

Dashboards são o formato mais comum de quadro de gestão à vista. Eles permitem organizar dados de forma visual, por meio de gráficos que demonstram os resultados das operações.

Hoje em dia, é muito simples construir esse tipo de quadro. Não é preciso ser um gênio do Excel, nem nada do tipo. Há softwares que ajudam a gerenciar tarefas e criam dashboards automaticamente, o que já é uma mão na roda. O segredo é investir na ferramenta certa e, a partir disso, você já pode começar a criar os quadros sem muitas dificuldades.

Kanban

O Kanban é outra ferramenta muito utilizada para fazer gestão à vista. O quadro Kanban ajuda na organização das atividades, por meio de uma lógica muito simples: cartões com o nome das atividades ficam dispostos em colunas que indicam sua situação. Assim:

Conforme a situação das atividades muda, basta mover os cartões para outra coluna, já que o quadro é dinâmico. A vantagem do Kanban é que ele demonstra de forma visual a situação de cada atividade, permitindo um fácil gerenciamento.

Hoje em dia, o ideal é utilizar um Kanban online. Isso porque ele pode ser acessado de qualquer lugar, o que é essencial em tempos de trabalho remoto. Além disso, um Kanban online possui funcionalidades complementares que podem auxiliar no gerenciamento das atividades, como a opção de gerar relatórios e observar o histórico de cada uma das tarefas, entre muitas outras.

Quadro de atividades em andamento

Outro tipo de quadro que pode ser muito útil é o de visão das atividades em andamento em tempo real. Essa visão mostra o que cada membro do time está fazendo em tempo real, e é muito útil para gerenciar equipes grandes ou projetos complexos, que envolvem a realização de muitas atividades simultâneas.

As opções são muitas, não é? Todos esses quadros podem ser criados facilmente com a ajuda de plataformas online. Falaremos sobre elas em um tópico a frente, mas antes, preste atenção para não cometer os seguintes erros:

Erros comuns na criação de quadros de gestão à vista

Criar rankings

Criar rankings é um erro? Não exatamente. Na verdade, eles podem até ajudar a motivar os colaboradores, mas é preciso ter cuidado com uma coisa: não é legal que os últimos colocados apareçam. Isso pode causar o efeito contrário: gerar constrangimentos e desmotivação.

Portanto, se for criar rankings, leve em conta apenas os três primeiros colocados, por exemplo. Assim, a última posição não será revelada.

Escolher indicadores pouco importantes

Um quadro de gestão à vista deve incluir apenas indicadores muito importantes para a equipe e que possam ser interpretados facilmente. Indicadores mais complexos de analisar podem ficar nos relatórios, se não, os quadros podem ficar confusos e vão acabar esquecidos pela equipe.

Esquecer de manter o quadro atualizado

Não adianta montar um quadro de gestão à vista e deixá-lo abandonado e desatualizado. Quadros desatualizados podem provocar o efeito oposto do que você está buscando: confusões e dados inconsistentes.

Quadro de gestão à vista online

Hoje em dia, o ideal é que você utilize um quadro de gestão à vista online. Esse formato facilita a gestão de diversas maneiras, veja:

Acessível remotamente

Estamos na era do trabalho remoto. Logo, Kanbans físicos montados com post-its na parede do escritório e telas enormes mostrando indicadores já não são mais tão úteis. É aí que entram as ferramentas online: um quadro de gestão à vista online pode ser acessado de qualquer lugar que possua uma conexão com a internet, garantindo que a gestão à vista possa ser feita mesmo em home office.

Manutenção

Lembra que nós falamos sobre a importância de manter o quadro atualizado? A tecnologia pode te ajudar com isso. É muito simples fazer a manutenção de um quadro de gestão à vista online, já que ele possui recursos que permitem atualização automática dos dados conforme o andamento das operações.

Assim, você não precisa atualizar os dados manualmente, o que poupa tempo e ainda garante informações consistentes 100% do tempo.

Ajuda na organização do trabalho

Quadros de gestão à vista online também possuem outra vantagem: eles podem não apenas gerar indicadores e gráficos, mas ainda oferecer recursos que ajudam na organização e gestão do trabalho como um todo.

Ferramentas como Kanban, listas de atividades, apontamento de horas, cronogramas e geração de relatórios facilitam o trabalho do líder e garantem uma gestão mais assertiva.

Por isso, é fundamental que você escolha uma ferramenta que possua recursos integrados. Assim, uma atividade finalizada no Kanban, por exemplo, aparece como finalizada nos relatórios e vai direto para os gráficos do quadro de gestão à vista.

Artia

O Artia é um software online de gestão de atividades para que você crie seus quadros de gestão à vista facilmente. Com ele, você pode acessar dashboards altamente personalizados gerados automaticamente, organizar o trabalho por meio de quadros Kanban e visualizar as atividades que estão sendo executadas pela equipe em tempo real.

Além disso, o Artia também permite extrair relatórios gerenciais completos e conta com uma série de ferramentas de gestão. Simples para a equipe e completo para os gestores, o Artia é a plataforma certa para você começar a criar seus quadros de gestão à vista ainda hoje. Teste grátis e veja como é fácil!