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Para te ajudar a escolher o software kanban que melhor se encaixa as necessidades da sua empresa, detalhamos o que deve ser levado em consideração na hora de avaliar as opções de mercado.

O quadro kanban é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais utilizadas atualmente. Ele é baseado nos princípios da gestão ágil e da gestão visual, duas metodologias que auxiliam na gestão das tarefas de equipes que possuem um volume de trabalho muito intenso. Dada a sua importância, hoje em dia há um vasto mercado softwares de kanban para escolher e começar a fazer esse gerenciamento com o auxílio da tecnologia.

Mas antes: é muito importante que você conheça o conceito de kanban. Por isso, se você ainda tem alguma dúvida sobre o tema, recomendamos que você leia nosso post Ferramentas de gestão de projetos: use a metodologia Kanban antes de prosseguir.

Para começar, vamos revisar os princípios básicos do kanban.

Retomando alguns princípios básicos do kanban

O quadro kanban é uma ferramenta concebida para facilitar o gerenciamento de projetos e processos em times que desenvolvem produtos em um ritmo acelerado, em um mercado cercado pela competitividade e emergência.

Ele surgiu em 1953, na empresa Toyota, como um sistema para balancear produção e estoque. Nessa época, funcionava de forma física (com cartões de papel e caixas como colunas).

No entanto, acompanhando as tendências do mercado tecnológico, hoje a maioria das empresas o utiliza no meio eletrônico, através de um software.

Independentemente de como ele é representado, é preciso lembrar que o sistema kanban:

  • Agiliza a gestão dos status das tarefas, pois a mudança desse status só depende de mover a coluna em que o cartão está.
  • Proporciona independência ao time que o utiliza, já que todos podem acompanhar o andamento das entregas, mover os cartões pelas colunas e verificar o andamento dos projetos apenas com uma rápida visualização.
  • Permite o acompanhamento da quantidade de tarefas que o time precisa entregar e comparar com o que já foi entregue, possibilitando que o gerente tome ações em casos de atraso ou falta de produtividade.
  • É baseado na gestão visual, acompanhando a tendência atual de utilizar imagens, vídeos e cores para transmitir informações. Portanto, uma das suas principais vantagens é ser de fácil visualização.

Guia completo sobre o método Kanban e como ele pode beneficiar o seu negócio!

O Kanban trata-se de uma solução de gestão visual de processos, que auxilia equipes a visualizar os fluxos de atividades, o que torna o trabalho muito mais produtivo e eficiente.

Prometemos não utilizar suas informações de contato para enviar qualquer tipo de SPAM.

Kanban: Como utilizar esse método ágil em projetos de sua empresa?

Leia também: Como utilizar a ferramenta Kanban para beneficiar sua empresa?

Tendo em mente essas principais características, vamos à lista de aspectos que devem ser observados na hora de escolher um software de kanban:

O que levar em conta na hora de escolher o melhor software de kanban?

Quantidade de pessoas que vão utilizar o software kanban

Quando você pré-selecionar alguns softwares de kanban você poderá se deparar com os seguintes cenários:

  • Produto que segmenta os planos de acordo com a quantidade de pessoas que utilizarão o software.
  • Produto que simplesmente não comporta a utilização simultânea de um mesmo kanban por várias pessoas.

Por isso é muito importante você se fazer a seguinte pergunta: quantas pessoas utilizarão o kanban?

Depois disso é preciso ter esse número em mente para contratar a ferramenta ideal para a sua equipe.

Quantidade de projetos simultâneos que serão gerenciados no software kanban

Outro cenário muito comum: equipes que fazem o gerenciamento de mais um projeto ao mesmo tempo e que, para isso, utilizam um kanban diferente para cada projeto.

Por isso é importante verificar se o software de kanban que você escolherá a gestão de mais de um kanban, de acordo com as necessidades da equipe.

Personalização das colunas

O kanban, na sua estrutura básica, possui três colunas: “fazer”, “fazendo” e “feito”. No entanto, algumas equipes têm a necessidade de adicionar outras colunas, dependendo da área de atuação, como: “aprovação” “Sprint” ou “pendente”. Por isso, o software de kanban de sua escolha deve se adaptar a essa demanda e permitir a criação de colunas personalizadas.

Gestão da produtividade

O kanban também pode servir como um indicador de produtividade! Isso porque cada cartão deve estar vinculado a uma pessoa, assim é possível acompanhar as entregas em tempo real e ao final de um projeto é possível balancear qual membro da equipe teve o melhor desempenho relacionado à produtividade.

Atribuição de data de entrega para cada cartão

É muito importante que o seu software de kanban permita atribuir datas de entrega nos cartões, isso possibilita que os membros da equipe tenham um controle sobre os prazos de entrega e sejam avisados sobre atrasos e pendências.

SaaS ou On-Premises?

Pese o que é melhor para a sua empresa: um sistema SaaS (Software as a Service), ou um On-Premises (software como produto).

Em um SaaS a sua equipe poderá acessar todo o kanban pelo navegador, como se fosse um site comum, o que traz algumas vantagens: facilita o acesso remoto, não exige muito da máquina e mais flexibilidade para todos os envolvidos.

Já no software On-Premises a sua equipe terá que instalar o sistema no computador para poder acessá-lo, o que acaba exigindo muito da máquina e dificultando a participação simultânea.

Para saber mais leia o nosso texto sobre As vantagens do Gerenciamento de Projetos na Nuvem!

O Artia, nosso software de kanban SaaS, possui essas e muitas outras funcionalidades, além de ter uma interface simples e intuitiva para gerenciamento dos cartões e colunas, como podemos ver a seguir:

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