Quadro de gestão à vista: crie o seu em 5 passos simples!

Quadro de gestão à vista: crie o seu em 5 passos simples!

Escrito por Roberto Gil Espinha

24 Mar 2021

7 min de leitura

Gestão à vista é uma tendência cada vez maior entre as empresas. Ela ajuda a motivar, alinhar a equipe, resolver problemas com agilidade e ainda facilita o trabalho do gestor. O problema é que nem todos sabem como montar um quadro de gestão à vista que seja simples de entender e acessível para todos, mesmo em home office. Se você está com essa dúvida, estamos aqui para te ajudar!

Nesse post, vamos ensinar passo a passo como montar um quadro de gestão à vista, para que não reste nenhuma dúvida. Vamos começar?

5 Passos para montar um quadro de gestão à vista

1-      Defina os processos que serão gerenciados

Antes de tudo, defina quais processos serão incluídos na gestão à vista. Afinal, o quadro precisa ser fácil de visualizar, logo é preciso ser pontual e prático, escolhendo processos específicos e relevantes. Por exemplo: você pode criar um quadro para gerenciar o fluxo de atividades, ou o processo de vendas, ou as entregas geradas, entre outros.

Caso você pretenda gerenciar vários processos, serão necessários diversos quadros, para que a visualização não fique confusa.

2-      Defina os indicadores

Definidos os processos, você já pode começar a selecionar os indicadores que farão parte do painel. É fundamental escolher indicadores que realmente sejam relevantes e que demonstrem de forma simples o sucesso ou insucesso das operações. Tudo depende do setor e do contexto em que você está aplicando a gestão à vista, mas o quadro pode conter:

  • Metas batidas;
  • OKRs;
  • Entregas finalizadas por prazo;
  • Entre outros indicadores.

3-      Defina os responsáveis

Você sabia que indicadores devem ter “donos”? Essas pessoas são responsáveis por coletar informações, atualizar os dados e garantir a integridade dos KPIs, verificando-os periodicamente.

Por mais que um processo envolva muitas pessoas, é importante que apenas uma fique responsável por um KPI, caso contrário, confusões podem acontecer e a qualidade das informações será comprometida.

4-      Estabeleça os métodos de coleta

Além de estabelecer responsáveis, também é necessário formalizar um método de coleta de dados. Isso é importante porque, se cada vez o responsável extrair os dados de forma diferente, levando em conta fatores diferentes, será impossível acompanhar a evolução dos indicadores.

Ou seja, as informações serão inconstantes e não-confiáveis. Portanto, formalize um método de coleta de dados para garantir a integridade das informações.

5-      Crie o quadro

Dito tudo isso, podemos começar a efetivamente criar o quadro de gestão à vista. Você pode apostar nos mais diversos formatos, escolhendo um modelo que se adapte melhor ao seu contexto. Vamos conferir alguns dos formatos mais comuns?

Dashboards

Dashboards são o formato mais comum de quadro de gestão à vista. Eles permitem organizar dados de forma visual, por meio de gráficos que demonstram os resultados das operações.

organizar dados de forma visual com gráficos que demonstram os resultados das operações

Hoje em dia, é muito simples construir esse tipo de quadro. Não é preciso ser um gênio do Excel, nem nada do tipo. Há softwares que ajudam a gerenciar tarefas e criam dashboards automaticamente, o que já é uma mão na roda. O segredo é investir na ferramenta certa e, a partir disso, você já pode começar a criar os quadros sem muitas dificuldades.

Kanban

O Kanban é outra ferramenta muito utilizada para fazer gestão à vista. O quadro Kanban ajuda na organização das atividades, por meio de uma lógica muito simples: cartões com o nome das atividades ficam dispostos em colunas que indicam sua situação. Assim:

O quadro Kanban ajuda na organização das atividades, por meio de uma lógica muito simples: cartões com o nome das atividades ficam dispostos em colunas que indicam sua situação. Assim:

Conforme a situação das atividades muda, basta mover os cartões para outra coluna, já que o quadro é dinâmico. A vantagem do Kanban é que ele demonstra de forma visual a situação de cada atividade, permitindo um fácil gerenciamento.

Hoje em dia, o ideal é utilizar um Kanban online. Isso porque ele pode ser acessado de qualquer lugar, o que é essencial em tempos de trabalho remoto. Além disso, um Kanban online possui funcionalidades complementares que podem auxiliar no gerenciamento das atividades, como a opção de gerar relatórios e observar o histórico de cada uma das tarefas, entre muitas outras.

exemplo de kanban do Artia

Quadro de atividades em andamento

Outro tipo de quadro que pode ser muito útil é o de visão das atividades em andamento em tempo real. Essa visão mostra o que cada membro do time está fazendo em tempo real, e é muito útil para gerenciar equipes grandes ou projetos complexos, que envolvem a realização de muitas atividades simultâneas.

Quadro de atividades em andamento Outro tipo de quadro que pode ser muito útil é o de visão das atividades em andamento em tempo real. Essa visão mostra o que cada membro do time está fazendo em tempo real

As opções são muitas, não é? Todos esses quadros podem ser criados facilmente com a ajuda de plataformas online. Falaremos sobre elas em um tópico a frente, mas antes, preste atenção para não cometer os seguintes erros:

Erros comuns na criação de quadros de gestão à vista

Criar rankings

Criar rankings é um erro? Não exatamente. Na verdade, eles podem até ajudar a motivar os colaboradores, mas é preciso ter cuidado com uma coisa: não é legal que os últimos colocados apareçam. Isso pode causar o efeito contrário: gerar constrangimentos e desmotivação.

Portanto, se for criar rankings, leve em conta apenas os três primeiros colocados, por exemplo. Assim, a última posição não será revelada.

Escolher indicadores pouco importantes

Um quadro de gestão à vista deve incluir apenas indicadores muito importantes para a equipe e que possam ser interpretados facilmente. Indicadores mais complexos de analisar podem ficar nos relatórios, se não, os quadros podem ficar confusos e vão acabar esquecidos pela equipe.

Esquecer de manter o quadro atualizado

Não adianta montar um quadro de gestão à vista e deixá-lo abandonado e desatualizado. Quadros desatualizados podem provocar o efeito oposto do que você está buscando: confusões e dados inconsistentes.

Quadro de gestão à vista online

Hoje em dia, o ideal é que você utilize um quadro de gestão à vista online. Esse formato facilita a gestão de diversas maneiras, veja:

Acessível remotamente

Estamos na era do trabalho remoto. Logo, Kanbans físicos montados com post-its na parede do escritório e telas enormes mostrando indicadores já não são mais tão úteis. É aí que entram as ferramentas online: um quadro de gestão à vista online pode ser acessado de qualquer lugar que possua uma conexão com a internet, garantindo que a gestão à vista possa ser feita mesmo em home office.

Manutenção

Lembra que nós falamos sobre a importância de manter o quadro atualizado? A tecnologia pode te ajudar com isso. É muito simples fazer a manutenção de um quadro de gestão à vista online, já que ele possui recursos que permitem atualização automática dos dados conforme o andamento das operações.

Assim, você não precisa atualizar os dados manualmente, o que poupa tempo e ainda garante informações consistentes 100% do tempo.

Ajuda na organização do trabalho

Quadros de gestão à vista online também possuem outra vantagem: eles podem não apenas gerar indicadores e gráficos, mas ainda oferecer recursos que ajudam na organização e gestão do trabalho como um todo.

Ferramentas como Kanban, listas de atividades, apontamento de horas, cronogramas e geração de relatórios facilitam o trabalho do líder e garantem uma gestão mais assertiva.

Por isso, é fundamental que você escolha uma ferramenta que possua recursos integrados. Assim, uma atividade finalizada no Kanban, por exemplo, aparece como finalizada nos relatórios e vai direto para os gráficos do quadro de gestão à vista.

Artia

O Artia é um software online de gestão de atividades para que você crie seus quadros de gestão à vista facilmente. Com ele, você pode acessar dashboards altamente personalizados gerados automaticamente, organizar o trabalho por meio de quadros Kanban e visualizar as atividades que estão sendo executadas pela equipe em tempo real.

Além disso, o Artia também permite extrair relatórios gerenciais completos e conta com uma série de ferramentas de gestão. Simples para a equipe e completo para os gestores, o Artia é a plataforma certa para você começar a criar seus quadros de gestão à vista ainda hoje. Teste grátis e veja como é fácil!

 

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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