Riscos são inerentes a todos projetos. Mas não é porque eles são esperados que um gerente deve aceitá-los passivamente ou não se preparar para minimizar seus impactos. Por isso, aprender a lidar com imprevistos na gestão de projetos é fundamental — além de ser um fator de eficiência do profissional e de diferencial competitivo para a empresa.
Nesse cenário, duas palavras são chave: proatividade e assertividade. Antecipar possibilidades e saber como agir de forma acertada quando elas se concretizam é o caminho mais importante para administrar imprevistos em projetos. Outras iniciativas também podem ser tomadas e este post elenca atitudes úteis para que um gerente tenha condições de responder agilmente a situações inesperadas.
Confira!
1. Tenha sempre um plano B
É importante categorizar imprevistos para saber como lidar assertivamente com eles. Você deve ter pensado: “mas se é um imprevisto, não tenho como saber quais riscos são esses e muito menos organizá-los em categorias!”
Tem sim! Apesar de não ser possível saber exatamente qual a ocorrência irá afligir o andamento do projeto, é recomendável deixar um plano pré-traçado considerando o tipo de problema e os impactos que eles podem causar.
Exemplificando: é possível criar quadrantes de classes de imprevisto, como indisponibilidade tecnológica (o sistema ficar fora do ar por um longo período), ausência de pessoal (uma licença-saúde de membros da equipe), gap de conhecimento (um colaborador-chave no projeto e que detém o conhecimento de tudo pede demissão da empresa), custo reduzido em decorrência de replanejamento financeiro.
Na sequência, feita a organização dos grupos de imprevistos que mais podem atrapalhar ou até parar um projeto, é importante criar uma matriz de impactos, dando peso maior às influências mais complicadas e maléficas ao planejamento realizado.
Com a matriz pronta você terá um plano de ação para que o projeto tenha condições de reagir em caso de efetivação de imprevistos que se encaixem em algumas das categorias críticas analisadas.
2. Não fique paralisado diante do pior
Inteligência emocional é uma característica que faz toda diferença em um grande líder. Quem atua na gestão precisa desenvolver essa capacidade porque lidar com projetos que correm em paralelo, com as exigências dos clientes, com o cumprimento de prazos e metas e ainda com o relacionamento com os colaboradores não é tarefa fácil. É preciso ter o famoso jogo de cintura para coordenar todas a peças do tabuleiro e vencer a jogada.
Então, quando o inesperado acontece, é preciso cabeça fria, capacidade de liderança, bom relacionamento interpessoal com todos os envolvidos e um perfil agregador para baixar os ânimos e orquestrar os ativos envolvidos em um projeto. Só assim existirão condições para que o problema seja superado e que ações corretivas possam ser tomadas para que o projeto volte para os trilhos.
3. Não acumule responsabilidades e saiba delegar
Se para o bom andamento de um projeto já é muito importante que o gerente não centralize as responsabilidades, delegando-as entre os membros da equipe, imagine em um momento de crise se esse mesmo gerente for o único capaz de continuar tocando as tarefas do dia e de controlar a situação?
Nessas situações não adianta tentar trocar o pneu com o carro andando! Se o imprevisto aconteceu e o pneu do carro furou, é preciso parar o veículo, contar com o apoio de quem entende do assunto para os consertos necessários e só então retomar o trajeto.
No caso dos projetos, quando se tem uma cultura de delegação de atividades, além do dia a dia fluir melhor, a capacidade de reação de todos os colaboradores é muito maior em caso de “desastres”. Quem já domina diversas vertentes de um projeto tem melhores condições de propor soluções quando imprevistos acontecem.
Então a velha máxima de compartilhar conhecimentos e manter a comunicação atualizada e acessível é fundamental durante todo o ciclo de vida no projeto, mas ainda mais relevante nas horas em que problemas indesejados acontecem.
4. Seja criativo e não tenha medo de inovar na gestão de projetos
Quando imprevistos acontecem, não há mais tempo para voltar ao começo e identificar a origem do problema para então retomar todo o ciclo de planejamento para que as falhas sejam corrigidas.
Imprevistos não são caminhos infelizes, cuja ocorrência é, de certa forma, esperada. Imprevistos são situações que não constarão objetivamente em nenhum plano traçado antes do início do projeto. Então, nessas horas, é preciso lançar mão da criatividade e deixar de lado o medo de inovar, independente do estilo de gestão das lideranças do projeto.
Então, só para exemplificar, se antes o projeto foi todo planejado para ser executado internamente, diante do imprevisto partes dele podem ter de ser terceirizadas. Enfim, para cada problema haverá uma solução e se o gerente de projeto conseguir ser dinâmico e flexível, respostas acertadas serão dadas em tempo hábil para sanar o problema.
5. Abuse das possibilidades da onipresença!
Não, não estamos considerando que o gerente de projetos tenha capacidades sobre-humanas e consiga executar aquela infinidade de atividades inerentes a um projeto, estar presente em todos os lugares ou dominar todos os conhecimentos.
Não se trata disso! O que está sendo defendido aqui é que as tecnologias estão aí para ser o cérebro e os membros de um gestor e é preciso aproveitar ao máximo os recursos oferecidos para conduzir bem um projeto e ainda lidar com imprevistos.
Hoje o mercado oferece soluções que podem ser acessadas a qualquer hora e em qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis como smartphones e tablets. Existem aplicativos e plataformas completas, com acesso online, que unem funcionalidades típicas de gestão de projetos, como portfólio, controle de atividades, visualização de pendências, alocação de horas dos recursos humanos envolvidos, cronograma, lista do que precisa ser feito, repositório de documentos e mensuração de desempenho.
Se esse, no passado, já foi o sonho de consumo de um gerente de projetos, hoje a evolução tecnológica permite que toda empresa incorpore em seus processos esse suporte. Com ele, sim, como num passe de mágica, o gestor tem a chance de ter tudo o que precisa à mão, estar “presente” onde sua participação é indispensável e ter todos os elementos para as melhores tomadas de decisão necessárias ao redirecionamento de rumos e esforços para garantir o sucesso de um projeto.
Bem, se imprevistos acontecem, não há porque ignorar essa possibilidade e não se preparar para lidar com o pior. Ser ágil, dinâmico, flexível, criativo, comunicativo e organizado são habilidades esperadas de um bom gerente. E unir todo o aparato que estiver ao alcance para superar os desafios que se apresentam certamente está entre as melhores práticas na gestão de projetos.
Todo profissional tem suas armas para lidar com imprevistos e é importante aprender, continuamente, novas formas de encarar esses riscos. Você conhece outros métodos para isso? Compartilhe aqui e ajude-nos a enriquecer essa discussão!
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