Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é um campo desafiador. A cada dia as equipes de projeto crescem e se transformam, as necessidades dos clientes se tornam mais exigentes, a competitividade do mercado se intensifica e há vários canais de comunicação para gerenciar.

Neste cenário, e-mails e planilhas não são suficientes para manter o controle de tudo. Apoia o gerenciamento dos projetos apenas nessas ferramentas pode ser a causa de erros de dados e de falhas de comunicação, já que os dados são inseridos manualmente e são suscetíveis a erros. Assim, a saúde dos projetos é ameaçada pela falta de informação de qualidade para o gerenciamento.

A solução para estes e outros problemas é a implantação de um software de gerenciamento de projetos. Mas, com tantas opções no mercado, como é possível saber qual é a melhor para o seu time?

Nós temos a resposta! Nesse post, você vai ver as 6 perguntas que devem ser feitas ao avaliar o melhor software de gerenciamento de projetos. Lembre-se delas ao considerar a melhor opção para a sua organização.

1)     Ele facilita o gerenciamento do tempo e dos recursos da minha equipe?

Conforme os projetos vão evoluindo, os recursos necessários vão mudando. As pessoas, equipamentos, ferramentas, materiais e investimentos previstos no início do projeto nem sempre são o suficiente quando as atividades são postas em prática. Mas prever e documentar tudo isso em planilhas é quase impossível.

Segundo pesquisa do PMI, 18% dos projetos falham por não contarem com uma gestão adequada dos recursos. Portanto, é importante procurar uma ferramenta de gestão de projetos que permita o monitoramento da utilização dos recursos e que permita re-priorizar projetos caso surja a necessidade.

Para isso, o melhor software de gerenciamento de projetos deve oferecer uma visão da capacidade de trabalho que mostre os colaboradores que já atingiram sua capacidade máxima e quem ainda tem tempo disponível para assumir outras tarefas.

Visualizar essas informações vai te ajudar a tomar decisões rápidas para manter o projeto nos trilhos, como alocar mais pessoas para uma tarefa que está em atraso, por exemplo.

Além disso, a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos deve oferecer a possibilidade de arrastar e reposicionar as atividades e os projetos na linha do tempo e também de adiar ou adiantar os prazos das tarefas, atualizando, também, os prazos das tarefas que dependem delas. Isso é possível com o uso de um gráfico de Gantt, como esse:

Utilizando o gráfico de gantt no gerenciamento de projetos

A tarefa 5 começa logo depois que a tarefa 1 termina, certo? Logo, se a tarefa 1 for entregue depois do prazo, a tarefa 5 irá começar com atraso. Uma ferramenta de gestão de projetos eficiente deve sinalizar essa dependência e atualizar os prazos automaticamente.

2)     Ele vai ajudar minha equipe a iniciar projetos com rapidez e eficiência?

Para criar um equilíbrio entre o planejamento detalhado e a execução rápida, é importante buscar softwares que suportem a criação e a configuração de projetos de forma eficiente. Uma boa prática nesse sentido é utilizar modelos de projetos para agilizar o planejamento de novas tarefas e projetos.

Além de economizar tempo e esforço, utilizar modelos de projetos pode tornar o seu planejamento mais completo. Você pode reaproveitar modelos de projetos que deram certo e utiliza-los como norte para prever resultados e ganhos, diminuir riscos e ter uma base de comparação entre projetos similares.

Ainda, é possível aproveitar elementos como dependências entre tarefas, tempo de duração, fluxos de trabalho, responsáveis e relatórios. Afinal, porque complicar se você pode simplificar?

3)     Quão de perto vou conseguir gerenciar o progresso da minha equipe?

Pode ser difícil rastrear e gerenciar tudo que um projeto envolve sem ajuda de uma ferramenta adequada. Tentar extrair detalhes de conversas informais, reuniões e trocas de e-mail pode criar problemas por atualizações perdidas, não-compreendidas ou esquecidas.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos de qualidade deve te ajudar a monitorar a atividade do seu time, para que você não tenha que manter todas as informações na cabeça ou na caixa de entrada. Você precisa de uma ferramenta que dê uma visão abrangente e completa do que está acontecendo, para não precisar perder tempo indo atrás de informações que não sabe nem onde está.

Procure ferramentas que ajudem a integrar todos os integrantes da equipe por recursos como:

  • Visualização do que está sendo feito em tempo real
  • Envio de notificações automáticas quando tarefas são desenvolvidas
  • Sinalização de tarefas atrasadas ou com risco de atraso
  • Adaptação de ambientes de uso com diferentes níveis de informação para cada perfil de usuário

Com esses recursos, as informações necessárias para fazer um bom gerenciamento da equipe ficam centralizadas em uma só ferramenta, acessível e personalizável.

4)     Ele vai dar espaço para colaboração, feedback e aprovações?

Quando o trabalho em equipe é estimulado, a probabilidade de sucesso do projeto aumenta. Porém, sem um sistema que possa apoiar a colaboração de forma eficiente, o tempo de trabalho pode ser desperdiçado em tarefas duplicadas, atividades podem ser esquecidas e pode haver confusão sobre quem é responsável pelo quê.

É importante, então, escolher uma ferramenta que dê espaço para feedbacks e aprovações, para que nenhum usuário perca informações essenciais, mas ao contrário, que possa ter acesso aos arquivos e feedbacks no mesmo lugar.

Além disso, o software deve suportar aprovações com a possibilidade de marcar pontos positivos e negativos de forma visual e objetiva, minimizando a chance de feedbacks ambíguos e oferecendo uma visão das alterações para todos os participantes em tempo real.

5)     Ele é flexível o suficiente para atender às necessidades do meu time?

Frequentemente os softwares de gerenciamento de projetos focam em oferecer apenas uma visão da gestão de projetos ou apoiam-se em uma só metodologia. Mas e se o seu software só oferecesse visão por tarefas e seus funcionários achassem difícil trabalhar assim?

Mesmo a melhor ferramenta do mercado vai falhar se a sua equipe se recusar a utiliza-la. Uma das formas mais efetivas de aumentar a adesão da equipe à ferramenta é certificar-se de que o software possa ser customizado pelos colaboradores de acordo com suas preferências e necessidades de trabalho.

A possibilidade de customizar os 5 seguintes aspectos pode trazer a flexibilidade que o seu time precisa:

  • Fluxos de trabalho: a personalização dos fluxos de trabalho é essencial para combinar com os diferentes estilos de trabalho que uma equipe pode ter. enquanto algumas pessoas trabalham melhor com o uso de um Kanban, outras podem preferir utilizar apenas uma lista com todas as tarefas.
  • Atualizações de status: os status dos projetos e das tarefas devem refletir o andamento do seu projeto. Se as opções forem muito genéricas, ou não forem relacionadas ao seu tipo de indústria ou negócio, as atualizações ficam sem sentido.
  • Hierarquias e estruturas: cada organização e cada projeto têm suas próprias hierarquias. Essas estruturas precisam ser construídas no software para facilitar a gestão.
  • Pedidos de validação: o processo de aprovação pode ser diferente dependendo do que precisa ser aprovado. Por exemplo, alguma mudança que altere o orçamento do projeto, o escopo ou o cronograma em mais de 10% pode precisar de validações adicionais. O seu software deve dar espaço para aprovações de mudanças simples, que não influenciam tanto no curso do projeto, e também para as mudanças complexas, por meio da seleção de pessoas específicas para fazerem a validação, por exemplo. Nesse caso, a adaptação dos ambientes de uso também pode ser útil, liberando o recurso de validação apenas para stakeholders selecionados.
  • Visões de tarefas e projetos: A diversidade de formas de visualizar um projeto ou uma sequência de tarefas é essencial para que os usuários consigam utilizar a ferramenta. Algumas pessoas preferem a visão de lista, enquanto outras são mais visuais e preferem a visão por gráfico de Gantt.

6)     Ele vai automatizar tarefas burocráticas e liberar nosso tempo para atividades que geram valor?

Existem algumas tarefas que ocupam tempo do time, mas que não geram grande valor para o projeto ou para a organização: as tarefas burocráticas. Criar relatórios, compilar dados, apontar horas, atualizar status de tarefas, responder e-mails, e assim por diante.

Essas atividades precisam ser feitas, mas o ideal é que não tomem muito tempo do dia de cada colaborador. Um bom software de gerenciamento de projetos terá funcionalidades que automatizem essas tarefas e liberem mais tempo útil para o trabalho que efetivamente gera valor.

Um ambiente de conversas exclusivo para o projeto pode dispensar as trocas de e-mails, atualizações de planilhas e centralizar todas as informações importantes num lugar só. Assim, a comunicação a respeito do projeto se mantém em um ambiente feito para ela, e os envolvidos não correm risco de perder informações importantes por não estarem copiados num e-mail, por exemplo.

Outra forma de poupar o tempo gasto com tarefas burocráticas é utilizar modelos de projetos. Como mencionado, há a possibilidade de reaproveitar fluxos de trabalho, dependências entre tarefas, tempo de duração, responsáveis e modelos prontos de relatórios e formulários, de projetos antigos ou disponibilizados pelo próprio software. Isso economiza tempo, já que ao invés de ter que começar do zero, a equipe pode utilizar os modelos prontos e fazer as alterações que forem necessárias.

O apontamento de horas é outra tarefa burocrática, mas extremamente importante para o gerenciamento do projeto, afinal, é por meio dela que os gestores podem saber quanto tempo é gasto por colaborador no desenvolvimento de cada atividade.

Para otimizar o tempo gasto nos apontamentos, o software de gerenciamento deve oferecer a opção de apontamento de horas automático: com o clique de um botão, o tempo da atividade começa a ser contado. Quando o usuário finaliza a atividade, desliga o timer e o apontamento é feito automaticamente. Simples o suficiente, não é?

Descubra o melhor software de gerenciamento de projetos

Com dezenas de ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado, encontrar a melhor para o seu time pode ser trabalhoso. Mas fazer essas 6 perguntas vai te ajudar a identificar as funcionalidades que são indispensáveis para o seu time e afunilar o leque de opções.

O Artia conta com todas as funcionalidades que mencionamos nesse post. Nosso software oferece funcionalidades para que você possa gerenciar projetos, tarefas e equipes.

Você pode organizar o fluxo de trabalho da equipe com o Kanban, um painel de cartões divididos em categorias personalizáveis. Seus colaboradores podem fazer apontamento de horas automático, comunicar-se no ambiente exclusivo, aproveitar os modelos de projetos e ter acesso apenas às áreas que você liberar no ambiente de uso adaptável.

Além disso, na ferramenta você conseguirá visualizar todos os projetos que estão acontecendo ao mesmo tempo em uma visão única com o portfólio de projetos. Os relatórios de situação e a análise de demanda e capacidade ajudarão você a entender o cenário atual da equipe e irão basear suas tomadas de decisão ao longo do projeto. Mas isso não é tudo.

Experimente grátis e veja na prática tudo que o Artia tem a oferecer para que você gerencie seus projetos com sucesso!