A Gestão de Projetos em Agências de Marketing se torna indispensável, uma vez que elas rodam vários projetos simultaneamente e necessitam de ferramentas adequadas para controla-los. Todas as ações efetuadas em uma empresa, quando bem elaboradas e executadas, são capazes de gerar melhores resultados do que aquelas estratégias e decisões concebidas de maneira precipitada ou sem estudos.
A gestão de projetos consiste em adotar medidas específicas para atingir resultados estratégicos. Nesse processo, os planos são temporários, mas devem ser mensuráveis e mutáveis, a fim de assegurar o máximo de qualidade e aproveitamento do planejamento.
Portanto, o gerenciamento de projetos contribui para com a otimização de todo o trabalho realizado pelas agências de marketing, ajudando desde a organização das atividades simples e rotineiras até as mais desafiadoras.
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A gestão é feita da seguinte forma:
- definição do conceito e dos objetivos a serem alcançados;
- planejamento das ações;
- implementação de cada etapa do processo;
- mensuração e controle dos projetos.
A partir do andamento dessas etapas, o gerente de projetos pode organizar, identificar, alterar e melhorar aquilo que for necessário para que o objetivo principal seja alcançado com um índice menor de erros.
Confira, abaixo, quando fazer a gestão de projetos em uma agência de marketing e quais são os benefícios dessa prática!
Controle das atividades ou tarefas
Um ponto definitivo para o sucesso de um projeto é a segurança de que as tarefas estão sendo executadas pelos profissionais certos, no prazo estimado e utilizando os recursos destinados para elas. O que auxilia nessa certeza é a possibilidade de acompanhar tanto o andamento das atividades quanto o desempenho das equipes.
Sem falar que, quando a agência tem uma equipe maior, esse processo de gestão torna-se mais difícil, deixando a atribuição de fluxos de trabalho e o controle mais complicado para o gerente.
Nas duas situações, através da Alocação de Equipe, é possível verificar as demandas de cada colaborador e planejar o volume de atividades por dia, realocando atividades em dias que ele exceder trabalho estimado para dias em que ele possui tempo ocioso.
O sistema de gestão de projetos ajuda a acompanhar a evolução das tarefas, se estão em dia, quem atrasou um processo e onde o orçamento entrou no limite. Assim, o gerente pode elaborar um panorama que colabora para a identificação dos pontos fortes e fracos, e criar estratégias mais eficazes para corrigi-los.
Gestão de Projetos nas agências
Nas agências há Jobs que demandam um volume de atividades muito grande, tais como: campanhas, eventos, lançamentos, dentre outros, que exigem uma gestão de projetos por serem compostos por processos complexos. Pois é necessária uma gestão que se baseia na identificação das demandas do projeto para estudar a capacidade de atendê-las de forma eficiente.
A idealização desse projeto é realizada a partir de diferentes possibilidades, colaborações e opiniões, que, juntas, consolidam o planejamento e uma execução mais assertiva.
Diante disso, a agência também ganha em termos de aumento de produtividade, pois os funcionários vão trabalhar mais conscientes de suas tarefas, como devem ser realizadas e com o suporte necessário para evitar falhas de comunicação e execução. Com isso também há a redução de retrabalho, ou seja, a necessidade de refazer uma atividade, o que economiza tempo e recursos financeiros e aumenta a eficiência da equipe da agência.
Prazos e entregas dos Jobs
Para entregar com qualidade, respeitando o prazo e com uma comunicação fluída, a gestão de projetos se faz necessária para garantir que essas exigências sejam cumpridas. Afinal, por meio dela é possível otimizar a organização de cada etapa, bem como distribuir as tarefas para os integrantes da equipe e viabilizar o compartilhamento de informações com o uso das ferramentas tecnológicas apropriadas.
Os projetos podem ser separados por etapas, através de uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos) e as entregas das atividades planejadas através de um Cronograma que definirá o prazo do projeto. Assim, pode-se ter mais precisão desde a concepção das ideias, durante o acompanhamento da execução e até a análise e a mensuração dos resultados obtidos, permitindo o reconhecimento e a correção imediata de erros para não comprometer a entrega final.
Confira aqui tudo o que você precisa aprender sobre Cronograma de Projetos.
Maximização dos recursos nas agências
A gestão de projetos em agências de marketing prevê o detalhamento dos custos orçamentários para a execução de cada proposta. Ao saber quanto custa cada projeto, a agência tem oportunidade de controlar sua lucratividade, evitando despesas desnecessárias, negociando os preços com os seus fornecedores, além de antecipar receitas e postergar despesas. A economia dos custos também pode ser repassada ao cliente e, consequentemente, aumentar o lucro dele.
A gestão de projetos também é indispensável para que a agência de marketing possa maximizar os seus recursos, pois aumenta a visibilidade da iniciativa — do nível micro ao macro. Dessa forma, uma abordagem centralizada possibilita a redução dos custos do projeto por meio da diminuição ou eliminação de esforço duplicado.
Como os recursos humanos representam o maior custo de implementação de qualquer proposta, esse é um benefício substancial para as agências, haja vista que nada aumenta mais os gastos e a frustração com um projeto do que a falta de gestão, principalmente nos períodos de grande demanda. Usando uma boa ferramenta de planejamento, você pode ver a procura específica e global da iniciativa e reimplantar os recursos conforme a situação percebida.
A partir de um banco de dados, através de uma Ferramenta de Gestão de Projetos, você pode encontrar rapidamente os recursos adequados para cada trabalho, mantendo as competências até a data estipulada e administrando os recursos de alocações, demandas e capacidades.
Sendo assim, a empresa tem mais segurança a respeito da lucratividade de cada projeto executado e, por conseguinte, do retorno sobre seus investimentos.
Minimização dos riscos
Por rodar muitos projetos ao mesmo tempo, as agências de marketing estão sujeitas a muitos imprevistos, como: financeiros, má utilização dos recursos, governança e esforços mal direcionados.
Na questão financeira, a gestão de projetos ajuda a calcular os benefícios relacionados aos gastos com o cancelamento de uma proposta de baixo desempenho, bem como o reconhecimento dos projetos que não estão gerando resultados para atingir os objetivos determinados.
Desse modo, quanto antes os projetos ineficazes forem identificados, igualmente mais cedo é possível reduzir os riscos. Em se tratando dos erros de governança, a meta é formar uma estrutura de responsabilização que assegure que o nível apropriado de conformidade é seguido em todas as etapas da existência do projeto.
A gestão de projetos em agências de marketing é capaz de gerar benefícios em todas as áreas de atuação, permitindo a melhoria do desempenho e o alcance dos resultados no geral — itens que são essenciais para o seu sucesso.
Agora que você conhece as vantagens de adotar a gestão de projeto, saiba como aumentar a sua eficiência! Conheça a ferramenta Kanban para coordenar seus Jobs!
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