Processos de gerenciamento de projetos: conheça os 5 grupos

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Promover uma gestão de projetos mais eficiente é do interesse de muitos profissionais e organizações. No entanto, em um ambiente dinâmico e cheio de mudanças, não é tão simples aplicar etapas teóricas adequadas à realidade das empresas. O guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) listou 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos, que trazem mais controle e praticidade para o desenvolvimentos de tarefas.

Os processos de gerenciamento citados pelo guia correspondem às etapas de: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Definir claramente os objetivos, reduzir as alterações no escopo e executar as ações no prazo e com o orçamento previstos estão entre as principais dificuldades que os gestores encontram ao um projeto. Os grupos apresentados pelo PMBOK tornam essa missão mais detalhada e, consequentemente, acertada e prática.

Confira abaixo como funcionam os 5 grupos de processos de gerenciamentos de projetos e como eles podem beneficiar o seu trabalho!

  • 1. Iniciação
  • 2. Planejamento
  • 3. Execução
  • 4. Monitoramento e controle
  • 5. Encerramento

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1. Iniciação

Os processos de iniciação são aplicados para oficializar o início do projeto ou de uma nova etapa de um planejamento que já existe. Basicamente, é nessa fase que se aperta o botão de “start” de uma proposta.

Se o projeto for composto por várias etapas é necessário que em cada uma delas sejam abordados os termos essenciais dos grupos de processos de iniciação. Nesse período, deve-se destacar que o início dele tem que acontecer depois que se obtém a autorização dos responsáveis, documentada e arquivada.

Durante esse processo é feita definição do escopo preliminar e liberação do capital financeiro para o início da execução do planejamento. Nesse passo, também há a possibilidade de analisar se o projeto tem que ser interrompido, continuado ou postergado. Participam dessa etapa os gestores da empresa, que dão o aval para a execução ou da iniciativa e o gerente ao qual o projeto é atribuído.

Portanto, suponhamos que você tenha tido uma ideia incrível para desenvolver um novo serviço ou produto para empresa. A proposta deve ser levada até os gestores, que analisarão se é cabível e definir o escopo preliminar, contendo o seu objetivo principal e, então, é liberada a verba para colocá-la em prática.

2. Planejamento

O objetivo do processo de planejamento é detalhar o que foi definido na etapa de iniciação. Quem participa dessa fase é o gerente de projeto, sendo responsável por desenvolver o plano de projeto e os seus planos complementares.

Esse é o passo mais complexo, pois exige que o escopo seja esmiuçado, estudado e definido por partes. É necessário estabelecer qual o valor do investimento e o prazo do projeto, como o trabalho será organizado, a estratégia de comunicação, os membros da equipe que irão executá-lo, sendo que devem ser escolhidos de acordo com as habilidades que possuem e as necessidades da proposta. Também é montada uma estrutura para a revisão e controle do plano.

Além disso, é preciso projetar mudanças significativas que possam acontecer enquanto o projeto está sendo executado, o que é crucial para não ser pego desprevenido por imprevistos como, por exemplo, o surgimento de um custo adicional para realizar uma atividade. Nesse caso, no processo de planejamento é necessário reservar uma parcela do investimento para cobrir possíveis gastos extras.

3. Execução

Na execução, o gerente se encarrega de coordenar os recursos disponíveis para executar o que foi planejado, se baseando no plano de gerenciamento do projeto e nos planos auxiliares feitos anteriormente. Aqui, as tarefas são delegadas para os integrantes da equipe, conforme as suas funções.

No decorrer dessa fase, o gerente verifica se as entregas estão em harmonia com o escopo do projeto, o defende de possíveis mudanças e reafirma o nível da qualidade prevista para o trabalho que está em processo de execução.

Por fim, a equipe da proposta entra em contato com o gerente para informá-lo sobre a evolução das suas atividades, que em seguida vai relatar tal desempenho ao patrocinador da iniciativa e também aos stakeholders do projeto, ou seja, os principais interessados nos resultados.

No período da execução/gerenciamento do escopo, o gerente também pode rever os riscos. Caso tenha aparecido um obstáculo que não foi antevisto, há que se readequar o planejamento, alterando os planos do gerenciamento que estão sendo afetados.

4. Monitoramento e controle

No processo de monitoramento e controle, o gerente de projeto supervisiona todas as variações ocorridas. Para identificá-las, se faz uma análise comparativa entre o que foi concretizado com as linhas de base de prazo, escopo e custo determinados no planejamento.

Ao reconhecer uma área afetada, avalia-se a necessidade e implantação das mudanças cabíveis, com urgência, impedindo que todo o projeto seja impactado. Esse processo deve ser aproveitado para monitorar e reconsiderar a prioridade dos riscos. Afinal, ações de natureza, fatores mercadológicos ou até mesmo o andamento das atividades podem causar alterações que modifiquem a ordem dos riscos.
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5. Encerramento

O processo de encerramento consiste em formalizar o fechamento do projeto ou de uma das suas fases, e no balanço e registro de erros e acertos, a fim de se preparar melhor para os próximos empreendimentos. Recomenda-se catalogar esses ensinamentos em um documento para que fique arquivado na empresa.

Para oficializar o encerramento é preciso criar diversos documentos, tendo a aceitação do cliente, do patrocinador ou da alta administração. A etapa final também exige uma revisão pós-projeto para assegurar que todos os planos projetados foram cumpridos. Isso é feito a partir de uma reunião do gerente de projeto com todos os membros da equipe e responsáveis por cada tarefa.

O ponto crítico desse processo é a aceitação do usuário final do produto ou serviço desenvolvido durante o projeto, bem como se a sua finalidade foi atingida. Pode acontecer de uma funcionalidade criada não ser aceita ou não surtir efeito exatamente conforme o planejado. Se esse problema for apontado, há que se avaliar o que deu errado, rever e consertar juntamente com a equipe de execução.

Como você pode perceber, todos os processos de gerenciamento de projetos ajudam a colocar os novos planos em prática com mais segurança e facilidade, além de aumentar o grau de eficácia da empresa.

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