Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

Publicado em: 02|07|2020 – Ultima atualização em: 02|07|2020

Implantar projetos em uma empresa traz muitos benefícios, porém não é tarefa fácil. Para garantir que tudo ocorra de acordo com o planejado e os objetivos sejam alcançados, existe a gestão de projetos, uma série de processos e estratégias que facilitam e agilizam a execução de um projeto. Nesse cenário, o gerente de projetos é uma figura de destaque, que precisa ter habilidades como liderança, confiança e visão.

Ainda assim, muitas pessoas subestimam a importância da gestão de projetos e por isso, várias empresas acabam se prejudicando com projetos de baixa qualidade. Para que esse pensamento mude, vamos falar sobre a importância da gestão de projetos para uma empresa e seus benefícios! Mas antes, precisamos recapitular o que é um projeto. Vamos lá?

O que é um projeto?

Um projeto é um esforço único e temporário, com o objetivo de agregar valor à empresa, por meio da criação de um novo produto ou serviço.

Projetos possuem prazos estabelecidos desde o início de sua execução e contam com uma quantidade pré-definida de recursos disponíveis. Dois projetos nunca geram o mesmo resultado, já que lidam com objetivos, demandas e situações diferentes.

Normalmente, projetos são planejados por completo antes de iniciados. No entanto, existem aqueles realizados de forma progressiva, ou seja, divididos em sprints que são planejadas separadamente e que se complementam.

Veja também: gestão ágil.

É comum que haja confusão entre os conceitos de projeto e processo, já que ambos são muito relacionados e se integram. Ao passo que um projeto é único e com prazo de início e término, um processo gera sempre os mesmos resultados e se repete constantemente. Confira a imagem abaixo para entender melhor:

Como você pode perceber, projetos e processos são opostos. No entanto, se relacionam diretamente, pois um projeto é formado por vários processos e, dependendo do tipo de projeto, ele pode ter o objetivo de melhorar um processo.

Agora que você sabe o que é um projeto, podemos nos aprofundar no conceito de gestão de projetos e sua importância! Confira:

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto, garantindo que ele seja um sucesso, respeitando prazos e metas.

Isso é feito por meio de práticas de planejamento e monitoramento, como definição dos prazos, separação dos recursos disponíveis, criação do escopo, entre outras. Desse modo, a empresa além de se tornar mais competitiva, aumenta sua produtividade e, consequentemente, seu lucro.

Todo projeto possui um cliente, ou seja, a pessoa que requisitou ou sugeriu a execução de um projeto e que se beneficia diretamente com o resultado final. A função da gestão de projetos consiste em garantir que as expectativas do cliente sejam alcançadas, ou até ultrapassadas. De qualquer forma, o cliente precisa estar satisfeito com o produto do projeto.

No entanto, a gestão de projetos não consiste apenas em designar tarefas e garantir resultados. O gerente de projetos deve agir como um líder, engajado em cada processo e disposto a ajudar as equipes executarem suas funções.

Muitas empresas evitam investir em projetos por medo dos riscos e dos gastos. Por esse e outros motivos a gestão de projetos é tão importante! Para entender melhor, continue lendo:

A importância da gestão de projetos

No ritmo em que empresas surgem atualmente, o mercado está cada vez mais competitivo e os consumidores mais exigentes. Nesse cenário, a gestão de projetos melhora o desempenho da empresa, já que todo projeto é único e diferenciado e, se bem executado, pode mudar o modo como as pessoas veem sua empresa.

Existem projetos que podem apresentar tantos benefícios quanto riscos para a empresa, como um sistema ERP, por exemplo. Por isso, muitas empresas evitam investir em projetos mais complexos. Para diminuir as chances de falhas comprometerem a execução de um projeto e afetarem o desempenho da empresa, a gestão de projetos ajuda a prever os riscos e analisá-los, além de encontrar modos de contorná-los.

Logicamente, ao melhorar o desempenho da empresa e sua confiança na tomada de decisões, o lucro da empresa também aumenta. Ao mesmo tempo, os custos desnecessários que antes serviam para compensar a falta de bons projetos saem de cena. O produto ganha valor agregado, aumentando a procura por parte do público, gerando receitas de compra maiores.

Os benefícios da gestão de projetos

1- Redução de custos

Uma das principais funções da gestão de projetos é monitorar e planejar os gastos de um projeto. O gestor de projetos, por meio do gerenciamento de custos, analisa a necessidade de determinado gasto e as possíveis formas de economizar, principalmente por meio do aproveitamento das oportunidades.

Depois que os gastos são calculados e previstos, fica mais fácil respeitar o orçamento definido no começo do projeto, já que as consequências de cada gasto ficam mais claras.

2- Cumprimento de prazos

O gerente de projetos também tem como função auxiliar na criação de um cronograma para sua execução, propondo prazos de início das etapas e de entrega de seus resultados.

Como um projeto pode ser imprevisível, o gestor de projetos guia a criação do cronograma de modo mais flexível, que seja possível alterar datas de acordo com imprevistos e problemas, para que os atrasos sejam poucos e pequenos, não afetando a satisfação do cliente.

Quer aprender a criar um cronograma que facilite a execução dos seus projetos? Então confira nosso e-book sobre como criar um cronograma de projeto!

3- Engajamento dos colaboradores

A gestão de projetos, por organizar funções e equipes, faz com que os colaboradores tenham um melhor entendimento do impacto de seu trabalho no desempenho da empresa. Isso melhora também a comunicação entre as equipes, que passam a entender como cada etapa de um projeto afeta diretamente a próxima, e a relação entre gestor e colaborador.

Junto com isso, os colaboradores se sentem mais importantes no resultado do projeto e seu engajamento aumenta. Assim, se esforçam mais para fazer boas entregas e criar um bom produto final.

4- Prevenção contra riscos

Todo projeto apresenta vários riscos que são impossíveis de prever. Porém, um gestor de projetos tem a função de estudar os possíveis riscos e planejar maneiras de evitá-los ou contorná-los.

Essa análise pode ser feita com base em projetos anteriores, para que seja possível entender o que a empresa já faz bem e o que precisa melhorar.

O gerenciamento de riscos é uma das funções mais importantes de um gestor de projetos, e por isso não deve ser deixada de lado! Para entender o que é gerenciamento de riscos e como fazer, confira nosso post sobre o assunto!

5- Satisfação dos clientes

Como mencionamos antes, um projeto é requisitado por um cliente e, por isso, todo o trabalho das equipes é direcionado para garantir que suas expectativas sejam alcançadas.

Com a aplicação da gestão de projetos, todo o desempenho das equipes aumenta e o produto final é entregue no prazo definido, respeitando o orçamento e fazendo bom uso dos recursos disponíveis. Assim, o cliente fica muito mais satisfeito com o resultado do que com um produto entregue com atraso e de má qualidade.

A gestão de projetos é muito importante, mas seria impossível aplicá-la sem o gestor de projetos. Esse profissional é encarregado de várias funções essenciais para o sucesso, por isso, como mencionamos antes, ele deve obter certas habilidades e ser escolhido com cuidado. Para saber mais sobre a importância do gerente de projetos e suas funções, confira nosso texto sobre o assunto!