Conheça 20 ferramentas que vão salvar seu home office

Publicado em: 24|08|2020

Enquanto algumas empresas já têm o trabalho remoto implantado na rotina, outras estão lidando com esse modelo de trabalho pela primeira vez, devido à pandemia de covid-19. Nesse cenário, garantir a produtividade e o engajamento das equipes e evitar que o desempenho da empresa seja afetado é extremamente desafiador.

Para ajudar nessa empreitada, existem ferramentas de comunicação, gestão de tarefas e outras funcionalidades que viabilizam o home office e auxiliam a manter a produtividade. Continue lendo e descubra quais são elas!

Benefícios do home office

Mesmo antes da quarentena, muitas organizações já tinham o home office como política empresarial, de forma integral ou híbrida. Isso porque essa prática traz muitos benefícios, como:

• Economia: com parte da equipe trabalhando de casa, gastos com água e energia são reduzidos. Para empresas que funcionam de forma remota integral, não há gastos com aluguel e manutenção de escritório;
• Retenção de talentos: no trabalho remoto, distâncias geográficas não importam. Desse modo, um colaborador pode viajar e até se mudar para longe sem precisar ser desligado;
• Produtividade: para muitos colaboradores, trabalhar de casa é mais confortável, pois há menos distrações e o ambiente é mais aconchegante e familiar. Além disso, reduzir ou zerar o tempo gasto com a locomoção até o escritório reflete no aumento da qualidade de vida das pessoas, impactando positivamente a produtividade;
• Flexibilidade: muitas empresas que aplicam o home office flexibilizam os horários de trabalho. Isso significa que os colaboradores escolhem quando trabalhar, o que é muito útil para pessoas com rotinas apressadas.

Agora que você sabe por que o home office é uma prática tão popular, podemos conhecer algumas das ferramentas que o tornam ainda melhor!

20 ferramentas de home office

Comunicação

Pela falta de contato direto entre os membros de uma equipe, a comunicação a distância – mediada por aplicativos e softwares –  se torna o principal canal de interação das equipes, ao invés de uma segunda alternativa, como seria na rotina presencial. Por isso, é necessário contar com canais de comunicação que possibilitem a troca de informações e documentos, além de uma boa qualidade de áudio e vídeo. Entre as melhores ferramentas, podemos citar:

1- Microsoft Teams

Imagem por: Microsoft

O Teams é uma plataforma de reuniões especialmente benéfica para usuários de outras ferramentas da Microsoft, por ser integrado com quase todas. Na versão gratuita, o Teams permite até 300 usuários e oferece 10GB de armazenamento, sem limite de mensagens.

Além disso, o Teams é versátil. Com a ferramenta é possível fazer transmissão de eventos ao vivo, reuniões e até chamadas de voz, tudo isso com segurança garantida.

2- Zoom

Imagem por: Zoom

O Zoom é uma plataforma de reuniões americana conhecida por seu bom desempenho. Apesar de originalmente ser voltada para ambientes empresariais, o negócio se expandiu para as áreas de educação, finanças, gestão pública e até saúde. Para organizações, é possível transmitir webinars, além de ser integrado com várias ferramentas úteis, como Outlook, Chrome e calendários.

O plano grátis da ferramenta permite até 40 minutos de videoconferência com até 100 participantes, além de chamadas individuais ilimitadas. A partir disso, existem planos pagos que adicionam tempo de transmissão, limite de participantes e anfitriões.

3- Skype

Imagem por: Skype

O Skype, assim como o Teams, é uma ferramenta de comunicação da Microsoft muito popular no mercado. Além de ser compatível com vários dispositivos, desde computadores até consoles de videogame, a plataforma é responsiva e de fácil compreensão.

Entre suas funcionalidades, o Skype permite a gravação e compartilhamento de tela, busca inteligente de mensagens e envio de diversos formatos de arquivo.

4- Slack

Imagem por: Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação dividida em canais específicos para cada equipe, com o intuito de melhorar a produtividade e integração entre colegas de trabalho. É possível enviar arquivos de vários tipos, além da consulta de histórico das conversas para que não haja perda de informações importantes.

Como os canais são abertos para qualquer colaborador, a comunicação é muito mais rápida e efetiva. Por isso, o Slack é conhecido por ser um substituto do e-mail, já que evita o atraso nas respostas e unifica toda a comunicação empresarial em um único lugar.

5- Jobecam

Imagem por: Geek Chic

A Jobecam é uma ferramenta inovadora, que viabiliza o processo de recrutamento e seleção a distância. Por meio dessa ferramenta, é possível fazer novas contratações sem a necessidade do encontro presencial, facilitando a contratação de pessoas de outras cidades ou em situação de isolamento social.

A ferramenta permite o envio de formulários para testes de habilidade e outros documentos que possam auxiliar no processo. Junto com isso, a Jobecam possui uma funcionalidade chamada “entrevista às cegas”, onde o recrutador não vê o candidato, apenas ouve sua voz. Isso ajuda na quebra de estigmas relacionados a aparência, que podem afetar no processo de recrutamento.

6- #matrix

Imagem por: Medium

Mais novo projeto da Resultados Digitais, o #matrix é uma plataforma de comunicação empresarial pensada especialmente para o home office, funcionando como um “escritório digital”.

Com ela é possível ver quais colegas estão disponíveis, além de criar salas de trabalho livremente, simulando o ambiente presencial. Então, por exemplo, você pode criar as salas dos departamentos, um espaço para cozinha, replicar a sala dos gestores e de reuniões etc. Assim, é possível ter conversas em grupo e individuais de forma simples e muito semelhante ao dia a dia empresarial.

Gestão de tarefas

A gestão de tarefas, uma prática essencial na rotina presencial, se torna ainda mais importante no home office. Afinal, quando os colaboradores estão longe, fica mais difícil monitorar o andamento das atividades. Por isso, as ferramentas de gestão de tarefas perfeitas para o home office são aquelas que buscam integrar os membros das equipes e centralizar as informações. Entre elas estão:

7- Artia

Imagem por: Artia

O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos, tarefas e equipes mais completas do mercado. Além de contar com um kanban simples e intuitivo, oferece gráficos de Gantt e registro de horas em tempo real ou manual. Pensando na comunicação das equipes, a ferramenta também possibilita a criação de comentários nas tarefas, notificadas por meio de e-mail aos envolvidos.

Ao contrário de muitas ferramentas que oferecem kanban, o Artia não tem limite de quadros,  cartões e relatórios customizáveis por filtros de situação, responsáveis, prazos e mais!

Junto com isso, o Artia viabiliza o acompanhamento do desempenho de cada colaborador de acordo com o esforço registrado por responsável.

Na sua versão gratuita o Artia já disponibiliza um conjunto bem amplo de ferramentas para auxiliar no planejamento, execução e controle de tarefas.

Veja também: o que é kanban

As versões mais completas da plataforma contam com a alocação de equipes de acordo com demanda e disponibilidade, além da gestão de riscos, garantindo que a tomada de decisão não afete o desempenho das equipes. Com essas funções, é possível gerenciar tarefas e projetos tradicionais, ágeis e até híbridos!

8- Trello

Imagem por: Pluga

O Trello é uma ferramenta no formato kanban simples e intuitiva, que possibilita a criação de até 10 quadros de time. Qualquer membro de um quadro tem permissão para alterar a situação dos cartões, que podem conter documentos, listas e gifs.

Apesar de não incluir apontamentos de horas, cronogramas ou gráficos para os gestores, o Trello oferece um sistema de automação de tarefas próprio, o Butler, que pode ser útil para gestão de equipes e trabalhos mais simples

9- Asana

Imagem por: Unasp

O Asana também é uma ótima opção para gestão de tarefas, conta, além do kanban, com um gráfico de Gantt que permite a visualização do esforço dedicado a cada etapa.

Apesar de não ter recursos avançados de gestão como cálculo de rentabilidade do projeto ou relatórios de desempenho, o Asana assim como o Artia também oferece a funcionalidade de gestão de recursos, que ajuda a monitorar a carga horária dos colaboradores, evitando uma sobrecarga.

Compartilhamento de documentos

Na rotina empresarial, a troca de informações e documentos é algo comum e constante, mas que pode ser dificultada em um cenário de home office. Por isso, existem muitas plataformas de armazenamento coletivo de arquivos, que evitam a perda de informações e documentos importantes. Podemos citar as seguintes:

10- Google Drive

Imagem por: Techtudo

O Google Drive está entre as ferramentas de armazenamento na nuvem mais conhecidas. Além de ser integrado com todas as outras ferramentas do Google, permite a criação e edição coletiva de documentos, integrando o trabalho dos colaboradores e melhorando a comunicação.

Na versão voltada para empresas, o contratante só paga pela quantidade de espaço de armazenamento usada pelos colaboradores. Junto com isso, a ferramenta é integrada com ferramentas do Microsoft Office.

11- Wetransfer

Imagem por: Wetransfer

Pensado para grandes arquivos, o Wetransfer é uma plataforma de compartilhamento de documentos muito pesados para serem transferidos por e-mail ou outras plataformas. A ferramenta é simples e intuitiva, suportando vários formatos de arquivo.

Com a versão Pro do Wetransfer, é possível agendar datas de envio de arquivos e até definir palavras-chave de acordo com o conteúdo enviado, ajudando na organização das informações.

12- OneDrive

Imagem por: Tecnoblog

O OneDrive é o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft, disponibilizando até 5GB de armazenamento na versão gratuita. A plataforma é integrada com todos os aplicativos do pacote Office e permite edição de arquivos de forma simples e adaptada a outras plataformas.

As assinaturas mais completas do OneDrive incluem aplicativos da Microsoft como Outlook e Excel, e os planos empresariais oferecem as opções de contrato mensal ou anual por usuário.

13- BRy cloud

Pensando na certificação de acordos e autenticação de documentos a distância, o BRy Cloud consiste em uma ferramenta de assinaturas digitais, que permite assinar documentos de qualquer tipo sem o contato entre os envolvidos, além de ser compatível com vários dispositivos.

Esse tipo de ferramenta é muito útil quando alguma das partes não tem acesso ao documento físico ou à pessoa do outro lado do acordo.

Controle de horas

Devido à distância, gerenciar as horas de trabalho e o cumprimento do expediente pode ser mais complicado. Nesse cenário, contar com ferramentas que viabilizam o controle de horas é um investimento necessário.

14- Toggl

Imagem por: Toggl

O Toggl é uma ferramenta de acompanhamento de horas, que ajuda o usuário a entender quanto tempo gastou em cada atividade, porém, esse recurso também pode ser encontrado em ferramentas de gestão de tarefas como é o caso do Artia e do Asana, citados acima. Desse modo, os colaboradores têm mais controle sobre seu tempo de trabalho e evitam sobrecargas. A ferramenta é mobile friendly e oferece lembretes de controle.

Entre as funções avançadas do Toggl há a análise de resultados por tarefa, de acordo com padrões de produtividade do usuário e registros de resultados passados. Por não fazer o gerenciamento de tarefas, essa plataforma precisa ser usada ao lado de outra ferramenta que organize os fluxos de trabalho, o que pode gerar mais custos para a empresa.

15- Pontomais

Imagem por: Pontomais

Substituindo o antigo hábito de bater cartão, o Pontomais é uma plataforma de registro de ponto digital, que automatiza e agiliza o processo de documentação do expediente, além de auxiliar no controle de horas. A ferramenta conta com lembretes, localização em tempo real e, além disso, é mobile friendly.

O Pontomais cria um histórico completo e detalhado da jornada dos colaboradores. Desse modo, é mais simples gerenciar horas extras e faltantes. Também é possível anexar documentos como atestados médicos para justificar ausências. Esse tipo de ferramenta ajuda a manter os colaboradores mais pontuai e facilita a vida dos gestores.

Controle de horas

15.1- Factorial

Outra alternativa para bater ponto online é a Factorial. Através desse software na nuvem, é possível gerenciar a entrada e saída dos colaboradores em tempo real e com segurança. O sistema de geolocalização permite marcar o ponto de qualquer lugar através do celular, computador ou tablet. Além de adaptar os horários e turnos de cada colaborador às necessidades da sua empresa.

Essa ferramenta de RH 360º,  marca os turnos, folgas, ausências por horas. Permite incluir comentários no quadro de horários, criar relatórios personalizados, adicionar ou compartilhar documentos, assinatura digital, integração com o Slack e muitas outras funções. Com essa ferramenta completa, acompanhar a gestão de horas, dar feedback e criar questionários de avaliação de desempenho fica muito mais simples.

16- Harvest

Imagem por: Harvest

O Harvest, assim como o Toggl, é uma plataforma de acompanhamento de horas. Com ele é possível fazer apontamentos em tempo real ou manuais, e todas as informações essenciais sobre o esforço de cada colaborador aparecem em uma interface simples e unificada.

O registro de horas do Harvest também gera indicadores de eficiência de um projeto, e avisa aos usuários quanto do orçamento já foi gasto e quanto ainda está disponível. Apesar de não viabilizar a comunicação das equipes na plataforma, é possível acompanhar os fluxos de trabalho de acordo com prioridade e custo.

17 – Remember the milk

Imagem por: Softonic

Pensando na organização das tarefas, o Remember the Milk é uma ferramenta de listas de trabalho que evita que o colaborador esqueça suas atividades e ajuda a focar naquilo que realmente importa. Assim, a plataforma permite a criação de to do lists completas, atribuindo prazos, tarefas, subtarefas, marcadores e pastas.

Além disso, o Remember the Milk lembra o usuário de executar suas tarefas constantemente e em várias plataformas, como e-mail, canais de comunicação e até armazenamento em nuvem. É uma ferramenta simples intuitiva, sendo necessário que a gestão aceite alguma falta de recursos de gestão do trabalho em andamento.

Controle de finanças

Assim como é mais desafiador monitorar o desempenho das equipes a distância, acompanhar orçamentos e remunerações também pode apresentar dificuldades, como atraso de recebimentos, fechamento de caixa incorreto, entre outros.

Para evitar que isso aconteça, existem alguns sites e ferramentas focados em possibilitar um controle de finanças mesmo longe do escritório, como:

18 – ContaAzul

Imagem por: Conta azul

Criada para pequenas empresas, a ContaAzul é uma ferramenta de gestão de finanças que auxilia no acompanhamento dos fluxos de caixa, oferecendo relatórios completos e de fácil compreensão. Com ela, é possível gerenciar todo o processo de vendas, desde a criação de orçamentos até a emissão de boletos.

Essa ferramenta é especialmente importante durante a pandemia de covid-19, um período instável para pequenas empresas. Com a Conta Azul é possível se planejar de modo a evitar complicações financeiras no futuro.

19- Xerpay

Imagem por: Xerpa

Criada pela Xerpa, a Xerpay é uma ferramenta que permite que o colaborador libere sua própria remuneração de acordo com sua necessidade. Assim, é possível adiantar uma parte do valor e lidar com emergências e planos sem precisar esperar a data de recebimento.

Além de evitar o endividamento dos funcionários, o Xepay dá mais independência financeira a quem usa o software, algo especialmente importante em tempos incertos. No aplicativo é possível ver a quantia disponível e a que já foi sacada.

20- Bills

Imagem por: Bills

O Bills oferece consultoria financeira simples e efetiva para o usuário, com dicas sobre quitação de dívidas, cálculo e distribuição de renda e empréstimos. Esse tipo de ferramenta, assim como o Xerpay, dá independência financeira aos colaboradores.

Isso não só torna as equipes mais proativas, mas também mais satisfeitas e produtivas. Além disso, a comunicação entre gestão e colaboradores quanto a adiantamentos, dívidas e aumentos se torna mais objetiva e clara.

E essas são apenas algumas ferramentas e plataformas que podem ajudar sua empresa durante o home office! Desde gestão de tarefas à compartilhamento de documentos, existem várias opções na hora de escolher. Por isso, nesse cenário, é benéfico contar com uma plataforma completa, que unifica o trabalho em um só lugar e resolve vários problemas!

Sabendo disso recomendamos o Artia, que vai muito além de uma ferramenta de gestão de tarefas. Com suas funcionalidades é possível acompanhar o desempenho de várias equipes e planejar, executar e gerenciar projetos. Interessado? Faça um teste grátis do Artia e confira!