Conheça 20 ferramentas que vão salvar seu home office

Publicado em: 24|08|2020

20 ferramentas que vão salvar seu home office

Enquanto algumas empresas já têm o trabalho remoto implantado na rotina, outras estão lidando com esse modelo de trabalho pela primeira vez, devido à pandemia de covid-19. Nesse cenário, garantir a produtividade e o engajamento das equipes e evitar que o desempenho da empresa seja afetado é extremamente desafiador.

Para ajudar nessa empreitada, existem ferramentas de comunicação, gestão de tarefas e outras funcionalidades que viabilizam o home office e auxiliam a manter a produtividade. Continue lendo e descubra quais são elas!

Benefícios do home office

Mesmo antes da quarentena, muitas organizações já tinham o home office como política empresarial, de forma integral ou híbrida. Isso porque essa prática traz muitos benefícios, como:

  • Economia: com parte da equipe trabalhando de casa, gastos com água e energia são reduzidos. Para empresas que funcionam de forma remota integral, não há gastos com aluguel e manutenção de escritório;
  • Retenção de talentos: no trabalho remoto, distâncias geográficas não importam. Desse modo, um colaborador pode viajar e até se mudar para longe sem precisar ser desligado;
  • Produtividade: para muitos colaboradores, trabalhar de casa é mais confortável, pois há menos distrações e o ambiente é mais aconchegante e familiar. Além disso, reduzir ou zerar o tempo gasto com a locomoção até o escritório reflete no aumento da qualidade de vida das pessoas, impactando positivamente a produtividade;
  • Flexibilidade: muitas empresas que aplicam o home office flexibilizam os horários de trabalho. Isso significa que os colaboradores escolhem quando trabalhar, o que é muito útil para pessoas com rotinas apressadas.

Agora que você sabe por que o home office é uma prática tão popular, podemos conhecer algumas das ferramentas que o tornam ainda melhor!

20 ferramentas de home office

Comunicação

Pela falta de contato direto entre os membros de uma equipe, a comunicação a distância – mediada por aplicativos e softwares –  se torna o principal canal de interação das equipes, ao invés de uma segunda alternativa, como seria na rotina presencial. Por isso, é necessário contar com canais de comunicação que possibilitem a troca de informações e documentos, além de uma boa qualidade de áudio e vídeo. Entre as melhores ferramentas, podemos citar:

1- Microsoft Teams

Microsoft Teams

Imagem por: Microsoft

O Teams é uma plataforma de reuniões especialmente benéfica para usuários de outras ferramentas da Microsoft, por ser integrado com quase todas. Na versão gratuita, o Teams permite até 300 usuários e oferece 10GB de armazenamento, sem limite de mensagens.

Além disso, o Teams é versátil. Com a ferramenta é possível fazer transmissão de eventos ao vivo, reuniões e até chamadas de voz, tudo isso com segurança garantida.

2- Zoom

Zoom

Imagem por: Zoom

O Zoom é uma plataforma de reuniões americana conhecida por seu bom desempenho. Apesar de originalmente ser voltada para ambientes empresariais, o negócio se expandiu para as áreas de educação, finanças, gestão pública e até saúde. Para organizações, é possível transmitir webinars, além de ser integrado com várias ferramentas úteis, como Outlook, Chrome e calendários.

O plano grátis da ferramenta permite até 40 minutos de videoconferência com até 100 participantes, além de chamadas individuais ilimitadas. A partir disso, existem planos pagos que adicionam tempo de transmissão, limite de participantes e anfitriões.

3- Skype

Skype

Imagem por: Skype

O Skype, assim como o Teams, é uma ferramenta de comunicação da Microsoft muito popular no mercado. Além de ser compatível com vários dispositivos, desde computadores até consoles de videogame, a plataforma é responsiva e de fácil compreensão.

Entre suas funcionalidades, o Skype permite a gravação e compartilhamento de tela, busca inteligente de mensagens e envio de diversos formatos de arquivo.

4- Slack

Slack

Imagem por: Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação dividida em canais específicos para cada equipe, com o intuito de melhorar a produtividade e integração entre colegas de trabalho. É possível enviar arquivos de vários tipos, além da consulta de histórico das conversas para que não haja perda de informações importantes.

Como os canais são abertos para qualquer colaborador, a comunicação é muito mais rápida e efetiva. Por isso, o Slack é conhecido por ser um substituto do e-mail, já que evita o atraso nas respostas e unifica toda a comunicação empresarial em um único lugar.

5- Jobecam

Jobecam

Imagem por: Geek Chic

A Jobecam é uma ferramenta inovadora, que viabiliza o processo de recrutamento e seleção a distância. Por meio dessa ferramenta, é possível fazer novas contratações sem a necessidade do encontro presencial, facilitando a contratação de pessoas de outras cidades ou em situação de isolamento social.

A ferramenta permite o envio de formulários para testes de habilidade e outros documentos que possam auxiliar no processo. Junto com isso, a Jobecam possui uma funcionalidade chamada “entrevista às cegas”, onde o recrutador não vê o candidato, apenas ouve sua voz. Isso ajuda na quebra de estigmas relacionados a aparência, que podem afetar no processo de recrutamento.

6- #matrix

#matrix

Imagem por: Medium

Mais novo projeto da Resultados Digitais, o #matrix é uma plataforma de comunicação empresarial pensada especialmente para o home office, funcionando como um “escritório digital”.

Com ela é possível ver quais colegas estão disponíveis, além de criar salas de trabalho livremente, simulando o ambiente presencial. Então, por exemplo, você pode criar as salas dos departamentos, um espaço para cozinha, replicar a sala dos gestores e de reuniões etc. Assim, é possível ter conversas em grupo e individuais de forma simples e muito semelhante ao dia a dia empresarial.

Gestão de tarefas

A gestão de tarefas, uma prática essencial na rotina presencial, se torna ainda mais importante no home office. Afinal, quando os colaboradores estão longe, fica mais difícil monitorar o andamento das atividades. Por isso, as ferramentas de gestão de tarefas perfeitas para o home office são aquelas que buscam integrar os membros das equipes e centralizar as informações. Entre elas estão:

7- Artia

Kanban do Artia

Imagem por: Artia

O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos, tarefas e equipes mais completas do mercado. Além de contar com um kanban simples e intuitivo, oferece gráficos de Gantt e registro de horas em tempo real ou manual. Pensando na comunicação das equipes, a ferramenta também possibilita a criação de comentários nas tarefas, notificadas por meio de e-mail aos envolvidos.

Ao contrário de muitas ferramentas que oferecem kanban, o Artia não tem limite de quadros,  cartões e relatórios customizáveis por filtros de situação, responsáveis, prazos e mais!

Junto com isso, o Artia viabiliza o acompanhamento do desempenho de cada colaborador de acordo com o esforço registrado por responsável.

Na sua versão gratuita o Artia já disponibiliza um conjunto bem amplo de ferramentas para auxiliar no planejamento, execução e controle de tarefas.

Veja também: o que é kanban

As versões mais completas da plataforma contam com a alocação de equipes de acordo com demanda e disponibilidade, além da gestão de riscos, garantindo que a tomada de decisão não afete o desempenho das equipes. Com essas funções, é possível gerenciar tarefas e projetos tradicionais, ágeis e até híbridos!

8- Trello

Trello

Imagem por: Pluga

O Trello é uma ferramenta no formato kanban simples e intuitiva, que possibilita a criação de até 10 quadros de time. Qualquer membro de um quadro tem permissão para alterar a situação dos cartões, que podem conter documentos, listas e gifs.

Apesar de não incluir apontamentos de horas, cronogramas ou gráficos para os gestores, o Trello oferece um sistema de automação de tarefas próprio, o Butler, que pode ser útil para gestão de equipes e trabalhos mais simples

9- Asana

Asana

Imagem por: Unasp

O Asana também é uma ótima opção para gestão de tarefas, conta, além do kanban, com um gráfico de Gantt que permite a visualização do esforço dedicado a cada etapa.

Apesar de não ter recursos avançados de gestão como cálculo de rentabilidade do projeto ou relatórios de desempenho, o Asana assim como o Artia também oferece a funcionalidade de gestão de recursos, que ajuda a monitorar a carga horária dos colaboradores, evitando uma sobrecarga.

Compartilhamento de documentos

Na rotina empresarial, a troca de informações e documentos é algo comum e constante, mas que pode ser dificultada em um cenário de home office. Por isso, existem muitas plataformas de armazenamento coletivo de arquivos, que evitam a perda de informações e documentos importantes. Podemos citar as seguintes:

10- Google Drive

Google Drive

Imagem por: Techtudo

O Google Drive está entre as ferramentas de armazenamento na nuvem mais conhecidas. Além de ser integrado com todas as outras ferramentas do Google, permite a criação e edição coletiva de documentos, integrando o trabalho dos colaboradores e melhorando a comunicação.

Na versão voltada para empresas, o contratante só paga pela quantidade de espaço de armazenamento usada pelos colaboradores. Junto com isso, a ferramenta é integrada com ferramentas do Microsoft Office.

11- Wetransfer

Wetransfer

Imagem por: Wetransfer

Pensado para grandes arquivos, o Wetransfer é uma plataforma de compartilhamento de documentos muito pesados para serem transferidos por e-mail ou outras plataformas. A ferramenta é simples e intuitiva, suportando vários formatos de arquivo.

Com a versão Pro do Wetransfer, é possível agendar datas de envio de arquivos e até definir palavras-chave de acordo com o conteúdo enviado, ajudando na organização das informações.

12- OneDrive

OneDrive

Imagem por: Tecnoblog

O OneDrive é o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft, disponibilizando até 5GB de armazenamento na versão gratuita. A plataforma é integrada com todos os aplicativos do pacote Office e permite edição de arquivos de forma simples e adaptada a outras plataformas.

As assinaturas mais completas do OneDrive incluem aplicativos da Microsoft como Outlook e Excel, e os planos empresariais oferecem as opções de contrato mensal ou anual por usuário.

13- BRy cloud

BRy cloud

Imagem por: BRy Cloud

Pensando na certificação de acordos e autenticação de documentos a distância, o BRy Cloud consiste em uma ferramenta de assinaturas digitais, que permite assinar documentos de qualquer tipo sem o contato entre os envolvidos, além de ser compatível com vários dispositivos.

Esse tipo de ferramenta é muito útil quando alguma das partes não tem acesso ao documento físico ou à pessoa do outro lado do acordo.

Controle de horas

Devido à distância, gerenciar as horas de trabalho e o cumprimento do expediente pode ser mais complicado. Nesse cenário, contar com ferramentas que viabilizam o controle de horas é um investimento necessário.

14- Toggl

Toggl

Imagem por: Toggl

O Toggl é uma ferramenta de acompanhamento de horas, que ajuda o usuário a entender quanto tempo gastou em cada atividade, porém, esse recurso também pode ser encontrado em ferramentas de gestão de tarefas como é o caso do Artia e do Asana, citados acima. Desse modo, os colaboradores têm mais controle sobre seu tempo de trabalho e evitam sobrecargas. A ferramenta é mobile friendly e oferece lembretes de controle.

Entre as funções avançadas do Toggl há a análise de resultados por tarefa, de acordo com padrões de produtividade do usuário e registros de resultados passados. Por não fazer o gerenciamento de tarefas, essa plataforma precisa ser usada ao lado de outra ferramenta que organize os fluxos de trabalho, o que pode gerar mais custos para a empresa.

15- Pontomais

Pontomais

Imagem por: Pontomais

Substituindo o antigo hábito de bater cartão, o Pontomais é uma plataforma de registro de ponto digital, que automatiza e agiliza o processo de documentação do expediente, além de auxiliar no controle de horas. A ferramenta conta com lembretes, localização em tempo real e, além disso, é mobile friendly.

O Pontomais cria um histórico completo e detalhado da jornada dos colaboradores. Desse modo, é mais simples gerenciar horas extras e faltantes. Também é possível anexar documentos como atestados médicos para justificar ausências. Esse tipo de ferramenta ajuda a manter os colaboradores mais pontuai e facilita a vida dos gestores.

16- Harvest

Harvest

Imagem por: Harvest

O Harvest, assim como o Toggl, é uma plataforma de acompanhamento de horas. Com ele é possível fazer apontamentos em tempo real ou manuais, e todas as informações essenciais sobre o esforço de cada colaborador aparecem em uma interface simples e unificada.

O registro de horas do Harvest também gera indicadores de eficiência de um projeto, e avisa aos usuários quanto do orçamento já foi gasto e quanto ainda está disponível. Apesar de não viabilizar a comunicação das equipes na plataforma, é possível acompanhar os fluxos de trabalho de acordo com prioridade e custo.

17 – Remember the milk

Remember the milk

Imagem por: Softonic

Pensando na organização das tarefas, o Remember the Milk é uma ferramenta de listas de trabalho que evita que o colaborador esqueça suas atividades e ajuda a focar naquilo que realmente importa. Assim, a plataforma permite a criação de to do lists completas, atribuindo prazos, tarefas, subtarefas, marcadores e pastas.

Além disso, o Remember the Milk lembra o usuário de executar suas tarefas constantemente e em várias plataformas, como e-mail, canais de comunicação e até armazenamento em nuvem. É uma ferramenta simples intuitiva, sendo necessário que a gestão aceite alguma falta de recursos de gestão do trabalho em andamento.

Controle de finanças

Assim como é mais desafiador monitorar o desempenho das equipes a distância, acompanhar orçamentos e remunerações também pode apresentar dificuldades, como atraso de recebimentos, fechamento de caixa incorreto, entre outros.

Para evitar que isso aconteça, existem alguns sites e ferramentas focados em possibilitar um controle de finanças mesmo longe do escritório, como:

18 – ContaAzul

ContaAzul

Imagem por: Conta azul

Criada para pequenas empresas, a ContaAzul é uma ferramenta de gestão de finanças que auxilia no acompanhamento dos fluxos de caixa, oferecendo relatórios completos e de fácil compreensão. Com ela, é possível gerenciar todo o processo de vendas, desde a criação de orçamentos até a emissão de boletos.

Essa ferramenta é especialmente importante durante a pandemia de covid-19, um período instável para pequenas empresas. Com a Conta Azul é possível se planejar de modo a evitar complicações financeiras no futuro.

19- Xerpay

Xerpay

Imagem por: Xerpa

Criada pela Xerpa, a Xerpay é uma ferramenta que permite que o colaborador libere sua própria remuneração de acordo com sua necessidade. Assim, é possível adiantar uma parte do valor e lidar com emergências e planos sem precisar esperar a data de recebimento.

Além de evitar o endividamento dos funcionários, o Xepay dá mais independência financeira a quem usa o software, algo especialmente importante em tempos incertos. No aplicativo é possível ver a quantia disponível e a que já foi sacada.

20- Bills

Bills

Imagem por: Bills

O Bills oferece consultoria financeira simples e efetiva para o usuário, com dicas sobre quitação de dívidas, cálculo e distribuição de renda e empréstimos. Esse tipo de ferramenta, assim como o Xerpay, dá independência financeira aos colaboradores.

Isso não só torna as equipes mais proativas, mas também mais satisfeitas e produtivas. Além disso, a comunicação entre gestão e colaboradores quanto a adiantamentos, dívidas e aumentos se torna mais objetiva e clara.

E essas são apenas algumas ferramentas e plataformas que podem ajudar sua empresa durante o home office! Desde gestão de tarefas à compartilhamento de documentos, existem várias opções na hora de escolher. Por isso, nesse cenário, é benéfico contar com uma plataforma completa, que unifica o trabalho em um só lugar e resolve vários problemas!

Sabendo disso recomendamos o Artia, que vai muito além de uma ferramenta de gestão de tarefas. Com suas funcionalidades é possível acompanhar o desempenho de várias equipes e planejar, executar e gerenciar projetos. Interessado? Faça um teste grátis do Artia e confira!