A estimativa de esforço é uma etapa crucial no planejamento de projetos, pois permite definir prazos realistas, alocar recursos de forma eficiente e tomar decisões estratégicas.
Por isso, neste artigo, você verá:
O que é a estimativa de esforço?
Esforço é a quantidade de energia empregada em determinada atividade. Então, a estimativa de esforço consiste em prever a quantidade de trabalho (em termos de tempo e recursos) necessária para completar uma tarefa ou projeto.
Ou seja, a base de estimar o esforço é responder à questão: “quanto tempo e quantas pessoas serão necessárias para finalizar este projeto?”.
Por que é importante estimar esforços nos projetos?
A estimativa de esforço é uma das etapas mais cruciais no planejamento e execução de um projeto, porque ela permite:
- Planejar prazos e cronogramas realistas;
- Alocar os recursos de forma adequada;
- Controlar os custos;
- Priorizar tarefas;
- Tomar decisões informadas.
Assim, na gestão de projetos, a estimativa de esforço é a responsável por interligar cronograma, recursos e orçamento, garantindo mais coesão e alinhamento.
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Por exemplo: digamos que você recebeu uma solicitação para desenvolver um software. Considerando os requisitos exigidos, você estima que sejam necessárias 1000 horas de trabalho para entregar o solicitado.
Ao fazer essa estimativa de esforço, você consegue definir que o projeto terá um cronograma de 25 dias úteis, porque a equipe disponível é composta por 5 desenvolvedores que trabalham 8 horas por dia. Além disso, considerando o valor/hora de cada colaborador, você também consegue definir o custo total que o projeto exigirá e consegue acordar um orçamento adequado com o patrocinador.
Agora que você sabe qual a função da estimativa de esforço dentro de um projeto, veja quais os tipos de estimativa que você pode utilizar para fazê-la.
5 técnicas para estimar o esforço do projeto
Existem diversas técnicas que podem ser utilizadas para realizar essa estimativa, cada uma com suas particularidades e aplicações.
Estimativa análoga
A estimativa análoga é uma técnica de estimativa que utiliza dados históricos de projetos semelhantes como base para prever o esforço necessário. Isso significa que ela utiliza informações como duração, orçamento, requisitos e complexidade de um projeto anterior semelhante para estimar os mesmos parâmetros para um projeto atual ou futuro.
Geralmente essa técnica é utilizada de forma preliminar, como um ponto de partida para estimativas mais detalhadas e verificação de viabilidade.
- Vantagem: é menos trabalhosa
- Desvantagem: menor precisão de custos e prazos
Estimativa paramétrica
A estimativa paramétrica é uma técnica de previsão que utiliza dados históricos de projetos anteriores em conjunto com outras variáveis estatísticas. Essa é uma abordagem mais quantitativa e precisa do que a estimativa análoga, sendo bastante útil quando há disponibilidade de dados detalhados e parâmetros mensuráveis.
Por ser mais rica em detalhes, geralmente essa estimativa é utilizada durante o planejamento do projeto, quando já se tem mais informações do que será realizado.
- Vantagem: maior precisão de custos e prazos
- Desvantagem: dá mais trabalho para ser feita
IMPORTANTE!
A estimativa paramétrica envolve cálculos matemáticos. Mas, aqui, é importante se atentar para o fato de não existir uma fórmula pronta para essa estimativa, devendo ser definidas informações históricas específicas para cada projeto.
Estimativa top down
Traduzida como “de cima para baixo”, essa é a estimativa que estima durações e custos para fases maiores do projeto e subdivide esses dados entres as partes menores.
Ou seja, a estimativa top-down é uma técnica de previsão em que as estimativas de esforço são feitas a partir de uma visão geral do projeto e depois distribuídas para as atividades específicas. Por isso, ela costuma ser utilizada no início do projeto, quando não se tem tanto detalhamento.
- Vantagem: é menos trabalhosa
- Desvantagem: menor precisão de custos e prazos
Estimativa bottom-up
Traduzida como “de baixo para cima”, essa é a técnica que estima durações e custos para as etapas menores do projeto e soma os resultados para obter um dado concreto.
Assim, a estimativa bottom-up é uma técnica detalhada de previsão de esforço que tem como base a decomposição do projeto em partes menores e mais gerenciáveis (EAP), estimando o esforço necessário para cada uma dessas partes.
- Vantagem: maior precisão de custos e prazos
- Desvantagem: dá mais trabalho para ser feita
Estimativa de três pontos (PERT)
A estimativa de três pontos é uma técnica de gestão de projetos que busca incorporar a incerteza e o risco nas estimativas do projeto. Assim, ao invés de utilizar um único valor, essa técnica considera três cenários distintos:
- Otimista (O): o melhor cenário possível, em que tudo ocorre conforme o planejado.
- Mais provável (MP): o cenário mais realista, em que se considera as condições normais de trabalho.
- Pessimista (P): o pior cenário possível, em que se considera todos os obstáculos e atrasos possíveis.
Diferente das demais técnicas de estimativa de esforço, a PERT possui uma fórmula definida, que consiste no cálculo da média ponderada da atividade + desvio padrão.
Através dessa média ponderada chega-se à estimativa do tempo ou custo que determinada atividade demandará. Mas, para aumentar a precisão desse dado, é preciso fazer o desvio padrão, que indica o grau de variação que a informação acima obtida pode ter:
IMPORTANTE!
Os dados pessimista e o otimista devem ser realistas, isso significa, o melhor e o pior cenário que você já viu. Por exemplo, se o trajeto da sua casa até o seu trabalho leva em torno de 45 minutos, o seu caso otimista não pode ser de 1 minuto, porque é um otimismo impossível de acontecer.
- Vantagem: considera toda a complexidade e as incertezas do projeto
- Desvantagem: é a mais trabalhosa de ser feita
Exemplo de como utilizar as técnicas de estimativa de esforço
Contexto do Projeto
Vamos considerar um exemplo de projeto de desenvolvimento de software para estimar o esforço necessário. Suponha que o projeto seja desenvolver um módulo de relatórios avançados para o software de gestão de projetos. A equipe de projeto tem experiência em projetos semelhantes, e há dados históricos disponíveis.
Estimativa Análoga
Dados históricos do projeto
Baseando em um projeto anterior semelhante de desenvolvimento de um módulo de dashboard, o esforço empreendido foi de 300 horas.
Análise do projeto + cálculo
O módulo de relatórios avançados é mais complexo que o módulo de dashboard feito anteriormente. Estima-se que essa complexidade adicional aumente o esforço em 30%.
Estimativa de esforço
390 horas
Estimativa Paramétrica
Dados históricos do projeto
Dados históricos indicam que a equipe leva, em média, 15 horas para cada módulo de relatório desenvolvido.
Análise do projeto + cálculo
Neste projeto, o módulo de relatórios avançados terá 20 relatórios diferentes. Assim, o cálculo da estimativa será realizado através da multiplicação: 20 relatórios X 15 horas.
Estimativa de esforço
300 horas.
Estimativa Top-Down
Dados históricos do projeto
Em um projeto anterior, estima-se que o esforço total para um módulo semelhante seja de 300 horas.
Estimativa de esforço
- Planejamento: 10% do total: 30 horas
- Desenvolvimento: 60% do total: 180 horas
- Testes: 20% do total: 70 horas
- Documentação: 10% do total: 20 horas
Estimativa Bottom-Up
Análise do projeto + cálculo
- Planejamento: 40 horas
- Desenvolvimento de funcionalidades: 20 relatórios principais, 10 horas cada: 200 horas
- Testes: 80 horas
- Documentação: 20 horas
Estimativa de esforço
340horas
Estimativa de Três Pontos
Análise do projeto (para cada tarefa)
Digamos que a etapa de desenvolvimento tenha as seguintes estimativas:
- Otimista (O): 180 horas
- Mais Provável (M): 200 horas
- Pessimista (P): 250 horas
Cálculo da média ponderada
X = P + 4MP + O / 6
X = 250 + 4(200) + 180 /6
X = 250 + 800 + 180 / 6
X = 1230 / 6
X = 205
Cálculo do desvio padrão
Dp = P – O / 6
Dp = 250 – 180 / 6
Dp = 70 / 6
Dp = 11,7
Estimativa de esforço
205 horas, com um desvio médio de 11,7 horas
Conclusão
Cada técnica de estimativa de esforço apresenta suas particularidades e pode ser a mais adequada dependo do cenário em que seu projeto se encontra. Assim, a escolha da ideal dependerá do nível de detalhamento necessário, da disponibilidade de dados históricos, da complexidade do projeto e da experiência da equipe.
É importante também ressaltar que nenhuma técnica é infalível e que a estimativa de esforço é um processo iterativo. À medida que o projeto avança, as estimativas devem ser refinadas e ajustadas para refletir as mudanças no escopo e nos requisitos.
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