A Gestão Empresarial pode ser bem otimizada quando aplicada algumas boas práticas associadas a organização e controle dos recursos, processos e pessoas da empresa. Sem eles a sua empresa simplesmente não funcionará em seu total potencial, o que pode fazer com que o lucro seja menor.
Organizar significa classificar, estruturar, integrar e dispor para funcionar os recursos existentes para que as atividades consigam ser realizadas com sucesso. Geralmente classificamos a organização em três níveis: o estratégico, o tático e o operacional.
A organização no estratégico é o nível mais alto da hierarquia, que decidem os temas que afetam a empresa de modo geral; o tático, é o nível dos gerentes ou chefes da divisão, com a função de implementar em sua área das estratégias decididas no nível acima; e operacional, como nível dos supervisores, que devem aplicar as estratégias e táticas definidas e incentivar sua equipe.
O nível das tarefas e operações abrange as menores práticas, as quais são igualmente importantes para o sucesso do negócio. O controle serve para:
- evitar que os bens organizacionais sofram desperdícios ou má utilização;
- regular o desempenho da equipe através de supervisões e inspeções;
- mensurar e avaliar os funcionários;
- normalizar e melhorar a qualidade dos serviços ou produtos, entre outras funções.
Quais ferramentas utilizar para melhorar a organização e o controle?
Existem certas técnicas, procedimentos e ferramentas que auxiliam na gestão empresarial e promovem melhorias não apenas na organização e no controle, mas também em outras áreas da empresa.
Conheça algumas a seguir:
- PDCA
A sigla traduzida do inglês quer dizer Planejar, Fazer, Checar e Ajustar. Logicamente, esta ferramenta funciona através dessas quatro etapas, que se desenvolvem em ciclos contínuos, tornando a organização administrativa mais eficiente com o passar do tempo.
Além disso, o ciclo PDCA procura compreender as causas dos problemas primeiro para assim intervir no controle da situação.
- 5W2H
O 5W2H foi criado no Japão e é muito utilizado para otimizar os procedimentos de organização e controle nas empresas.
5W quer dizer What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). O 2H, por sua vez, diz respeito ao How (Como) e o How much (quanto).
Na prática consiste na análise destas perguntas para saber exatamente no que deve se concentrar e como começar a organizar a sua equipe.
É possível também obter mais controle sobre os trabalhos, podendo criar uma estrutura melhorada dos projetos, que clarifica o entendimento de cada procedimento, assim como na avaliação de resultados.
- ERP
Em português, a sigla quer dizer “Sistema de Recursos Empresariais”. Diferente das ferramentas anteriores, o ERP é um software online. Seu principal objetivo é incorporar todos os setores da empresa em apenas uma interface, o que facilita e agiliza a troca de informações.
Dessa forma, o gestor possui um controle completo sobre a empresa e é capaz de prevenir problemas na tomada de decisões. Ele é excelente para empresas de pequeno e médio porte em segmentos diversos.
O ERP permite controlar o estoque e o setor de vendas e compras, assim como gerenciar recursos relacionadas aos trabalhos e serviços prestados aos clientes.
- Kanban
O Kanban é uma das melhores ferramentas atuais para auxiliar o gestor nos quesitos de organização, comunicação e controle do trabalho. Ele objetiva otimizar os processos de tarefas e produção, assim como proporcionar melhores resultados na entrega no prazo, melhor produtividade e na clareza dos processos.
O Kanban é feito com base em referências visuais. São utilizados cartões com cores e tamanhos diferentes para estabelecer quais tarefas que precisam ser, que estão sendo e que já foram executadas.
Sua metodologia é bem prática e ágil. Com ele é possível acompanhar de forma rápida e simples o desenvolvimento de um projeto, em que etapa está, e acompanhar o prazo de entrega. Excelente para evitar atividades supérfluas em momentos inoportunos dentro da empresa.
Pelas marcações das tarefas que já foram concluídas e as que ainda serão, você tem uma visão clara da situação atual da empresa. Desse modo, saberá quais decisões tomar para impulsionar ações melhores aproveitadas.
O Kanban serve para empresas de todos os tamanhos e com ele você pode utilizar técnicas tradicionais ou inovadoras. Assim a organização e o controle podem ser realmente versáteis.
Deseja saber mais especificamente sobre Kanban? Preparamos todo um material especial para você aqui.
Agora que você entendeu a importância da organização e do controle para as empresas e conheceu algumas das melhores técnicas e ferramentas de auxílio e otimização, pode decidir qual se encaixa melhor à sua empresa.
Tenha em mente que nem sempre o uso de uma técnica ou ferramenta exclui a outra. Algumas, inclusive, podem ser utilizadas de modo combinado como software de projetos e erp com o objetivo de obter melhores resultados para o seu negócio.
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