Nas últimas décadas, muitas empresas influentes têm adotado o planejamento estratégico como forma de ajudá-las a traçar caminhos para o sucesso, especialmente no longo prazo. Todo esse conhecimento pode ser transformado e suas melhores práticas podem ser aproveitadas de alguma forma no gerenciamento de projetos.

Os responsáveis pelo planejamento têm grande expertise em analisar do mercado como um todo, conseguindo avaliar o impacto mais amplo nas decisões que eles tomam. Esse conhecimento tem sido cada vez mais aproveitado, especialmente na gestão de projetos online.

Continue por aqui para saber mais dessa relação e como essas atividades podem fazer a diferença no sucesso de seus projetos!

O que é planejamento estratégico e gestão de projetos online?

Esses conceitos são bastante distintos e é importante compreender as diferenças:

Planejamento estratégico

É uma atividade de gerenciamento organizacional usada para definir prioridades, concentrar energia e recursos e fortalecer as operações de um negócio, de forma a alinhar expectativas e colocar toda a empresa no rumo de um objetivo comum.

Tem também a função de garantir que os funcionários e outras partes interessadas trabalhem cada um com suas responsabilidades, porém de forma integrada, sabendo que as atividades de uns são interdependentes com as dos demais.

É um esforço disciplinado que produz decisões e ações fundamentais que moldam e orientam o que é uma organização, a quem ela serve, o que faz e por que faz, com foco no futuro.

O planejamento estratégico efetivo articula não apenas onde uma organização está indo e as ações necessárias para progredir, mas também como ela saberá se é bem-sucedida.

De um processo de planejamento estratégico surge um plano, que é um documento usado para formalizar e comunicar toda a organização sobre quais são as metas que se pretende atingir, bem como quais são as alavancas que devem ser desenvolvidas para alcançar o resultado esperado e todos os outros elementos críticos envolvidos.

Gestão de projetos

Já o gerenciamento de projetos trata da aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para desenvolver atividades que possam atender aos requisitos definidos. Todo projeto é um esforço temporário e único, visando produzir determinado resultado de interesse.

De acordo com o PMI, “o projeto é necessariamente temporário, pois tem início e fim definidos no tempo, o que, portanto, define o escopo e os recursos. E é único na medida em que não é uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações projetadas para atingir um objetivo único.

Assim, uma equipe de projeto geralmente inclui pessoas que normalmente não trabalham juntas — às vezes de organizações diferentes e de várias regiões geográficas”.

Ou seja, a gestão de projetos trata da administração de todas essas questões, visando à entrega dos resultados dentro do prazo, dentro do orçamento, internalizando as lições aprendidas que são importantes para as organizações.

Como esses conceitos se relacionam?

Os projetos são uma forma de se implementar as iniciativas previstas em um plano estratégico. Em outras palavras, projetos são as ações concretas que uma empresa faz para executar aquilo que foi definido no planejamento.

Por exemplo, durante o planejamento estratégico, os diretores podem ver uma certa fraqueza em um concorrente que eles poderiam explorar para conquistar mais clientes.

Como resultado, a empresa pode lançar uma nova campanha publicitária apontando essa deficiência. Nesse caso, a campanha publicitária é um projeto realizado como resultado do processo de planejamento estratégico.

Uma vez que o plano estratégico esteja estabelecido, há um elemento crítico relacionado ao gerenciamento de projetos. Trata-se de identificar quais são aqueles projetos que serão priorizados, no intuito de garantir o sucesso na execução de cada estratégia.

Aqueles definidos como de alta prioridade precisam ter acesso aos recursos adequados, pois certamente são os que têm mais impactos e podem, inclusive, influenciar nos demais. Isso requer bastante engajamento e comprometimento por parte dos gestores e do time.

O alto nível de envolvimento dos responsáveis pelo planejamento estratégico e, consequentemente, pelos projetos, aumenta o nível de interesse dos colaboradores e coloca a todos no mesmo caminho, em busca do crescimento e do desenvolvimento contínuo. É um ciclo virtuoso que move a empresa no sentido correto.

Por que gerenciar projetos online?

A utilização de ferramentas online para o gerenciamento de projetos tem impactos significativos na execução do plano estratégico. Planejar e organizar o projeto, mesmo antes de ter começado, é um passo fundamental.

Com um sistema online você pode contar com o suporte de recursos tais como agendamentos, relatórios, vários gráficos e quadros e listas de verificação disponíveis. Isso simplifica o trabalho e o mantém mais organizado. Depois que as tarefas forem delegadas aos membros da equipe, você poderá acompanhar as atividades para garantir que nada esteja errado.

Além disso, há uma centralização de informações, dando uma visão clara das tarefas que precisam ser concluídas para atingir os objetivos do projeto e dos recursos que estão disponíveis. Ou seja, melhora o processo de tomada de decisão, ajudando a executar as próximas etapas do projeto.

Ao usar as ferramentas de gerenciamento de projetos online, você pode garantir que as vozes das pessoas sejam ouvidas. Atualizações em tempo real e status das entregas ajudam a monitorar o progresso e permitem que você saiba se alguma tarefa ou atividade requer atenção imediata com recursos de notificação e lembrete.

Isso também influência no processo de comunicação com os times. Embora os membros da equipe recebam tarefas individuais delegadas, cada uma dessas atividades é parte de um quadro maior. O software de gerenciamento de projetos promove a colaboração, pois fornece um espaço onde os colegas podem compartilhar arquivos, fornecer atualizações de status e se comunicar em qualquer assunto específico.

Um software de gestão de projetos online fornece a estrutura para que tudo ocorra de outra forma organizada e bem cuidada. Ela lhe dá espaço para garantir que não apenas sua equipe esteja feliz em acompanhar seu trabalho, mas fundamentalmente que as expectativas da direção em relação ao planejamento estratégico sejam alcançadas.

Artia é um sistema que permite gerenciar projetos e atividades em equipe, aumentando a produtividade, permitindo um planejamento mais simplificado, melhorando o fluxo de trabalho, aumentando a colaboração entre os gestores e equipes e dando mais visibilidade ao andamento e cumprimento do cronograma.

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