Você liga o seu computador na segunda-feira e se depara com mais de 15 e-mails na sua caixa de entrada, várias reuniões e uma lista enorme de tarefas. Com certeza essa situação gera um misto de desespero e uma leve vontade de surtar, não é mesmo?
Agora que você está nessa situação, é preciso traçar um plano para definir as prioridades, organizar as atividades da equipe e saber em quais tarefas cada um está trabalhando. Mas como fazer isso? Checklists.
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O que é uma checklist?
Checklist é uma lista de controle de atividades que auxilia na organização, acompanhamento e verificação do cumprimento de tarefas. O termo surgiu da junção dos termos “check”, que significa verificar, e “list”, que significa lista.
Também são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante. Para organizar melhor suas responsabilidades e obrigações e verificar, de forma fácil e visual, suas tarefas mais importantes.
Sendo assim, o checklist serve para reduzir erros e garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa.
Por que utilizar a checklist?
Agora que você já sabe o que é uma checklist, é hora de mostrar os benefícios que essas belezinhas podem proporcionar. Primeiramente, as checklists organizam as responsabilidades de forma fácil e visual, reduzindo erros e garantindo que nenhuma tarefa seja esquecida.
O cirurgião Atul Gawande, autor do livro “O manifesto da checklist: Como fazer a coisa certa” (The Checklist Manifesto: How to get things right), defende que esta relação de pendências é a chave para evitar desastres.
Ele adotou o método em oito hospitais, obtendo uma redução de 35% nos óbitos. Segundo ele, as checklists auxiliam em:
- Segurança cognitiva: detectando falhas mentais que podem aparecer devido a complexidade do trabalho moderno.
- Foco e eficiência: os profissionais passam a focar nas tarefas que realmente são importantes e as equipes se tornam mais rápidas quando se acostumam com a metodologia.
- Humanidade: os profissionais mais orgulhosos precisam seguir um “protocolo”, e Gawande acredita que isto os torna mais humanos.
A lista de tarefas pode ser aplicada em inúmeras atividades, setores e esferas sociais. Elas direcionam tarefas desde o seu início até o fim do processo. Agora você vai entender melhor como elas podem auxiliar no seu no seu dia a dia de trabalho.
É hora de colocar todo esse conhecimento em prática e começar a montar checklists!
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O que colocar na checklist?
A lista de tarefas deve ser feita com clareza e objetividade, incluindo todas as informações que serão utilizadas durante o desenvolvimento da sua tarefa.
Também é legal incluir um espaço para anotar observações, assim é possível obter informações preliminares no descumprimento de qualquer desacordo.
Mais algumas dicas
Agora que você já sabe tudo sobre checklists, separamos mais algumas dicas para facilitar ainda mais a sua vida!
Minimalismo é rei
Já ouviu aquele ditado que menos é mais, né? Na hora de elaborar uma checklist esse pensamento é indispensável! Adotar um método simples como o bullet journal pode facilitar muito a sua vida:
- Tarefas são indicadas com pontos;
- Eventos com círculos;
- E notas com traços.
Desta forma, é possível escrever sua relação de pendências de forma rápida!
Planejamento é indispensável
Separe um momento do seu dia para organizar tudo que precisa ser organizado em sua checklist. O ideal é fazer isso no início do dia, elaborando e revisando sua lista, e ao final do dia listando suas tarefas para o dia seguinte.
Um de cada vez
Não faça um monte de tarefas ao mesmo tempo. Siga a ordem da sua checklist de acordo com a ordem de prioridades e faça apenas uma de cada vez. Desta forma você irá cumprir suas atividades de forma muito mais eficiente!
Priorize
Saiba sempre quais são as suas prioridades para não deixar nenhuma urgência de lado. Para isso, é legal já realizar a listagem de acordo com a ordem de prioridade para não se perder.
As checklists são uma ferramenta útil e que podem descomplicar muito a sua vida! Então que tal implementar isso na sua vida corporativa e dos seus funcionários?
