Gerenciamento da rotina do trabalho: ferramentas, técnicas e dicas para fazer do jeito certo

Gerenciamento da rotina do trabalho

Com tantas demandas, problemas e tarefas simultâneas, é fácil se perder em uma montanha de atribuições e acabar com uma rotina toda bagunçada e pouco produtiva, não é mesmo? Imagine que isso não ocorre apenas individualmente, mas pode ser o problema de uma equipe inteira! Por isso, é preciso fazer um bom gerenciamento da rotina do trabalho.

Nesse texto, vamos explicar tudo sobre esse tema, e ainda dar algumas dicas para te ajudar a gerenciar a rotina da sua equipe. Siga a leitura para conferir!

O que é gerenciamento da rotina do trabalho? 

Gerenciamento da rotina do trabalho é um conjunto de técnicas, ferramentas e metodologias utilizadas para organizar e otimizar o trabalho de uma equipe.

Esse gerenciamento ajuda o time a cumprir prazos, dar conta das demandas e fazer entregas de qualidade. Além disso, também é ele que vai assegurar que os processos estão sendo seguidos. Fazer esse gerenciamento traz uma série de benefícios para a organização. Vamos ver quais são os principais?

Por que fazer gerenciamento da rotina do trabalho? 

1. Aumenta a produtividade do time

Sem uma rotina bem gerenciada, a equipe perde muito do potencial produtivo. Organizar atividades e aproveitar bem o tempo é um elemento fundamental para aumentar a produtividade da equipe, e o gerenciamento da rotina do trabalho pode ajudar nesse sentido.

2. Ajuda no cumprimento de prazos

Outro problema comum quando não há gestão da rotina é não conseguir cumprir os prazos. Quando as atividades não estão organizadas e priorizadas, os prazos acabam sendo afetados, afinal, demandas fura-fila surgem o tempo todo e não há uma ordem clara de execução das tarefas.

Fazer gerenciamento da rotina do trabalho é uma forma de evitar esses problemas e cumprir os prazos das entregas.

3. Ajuda a mensurar resultados

Fazer gestão da rotina do trabalho também inclui mensurar os resultados, para saber se os objetivos estão sendo atingidos ou não. Por meio da verificação de KPIs, você poderá mensurar a performance individual e de equipe, e criar planos de ação mais precisos para melhorar os números. 

Dito isso, podemos ir ao que importa e que provavelmente é a sua dúvida principal: como fazer um bom gerenciamento da rotina do trabalho? Vamos ensinar isso nas dicas dos tópicos a seguir. Confira:

Como fazer gerenciamento da rotina do trabalho:

1. Ciclo PDCA

Ciclo PDCA é um framework para melhoria contínua de processos. Consiste em quatro fases que, quando aplicadas repetidamente, ajudam a aprimorar as operações. As fases são elas: plan, do, check e act. Vamos conferir rapidamente do que se trata cada uma delas?

  • Plan: o planejamento envolve estabelecer objetivos para a aplicação do ciclo. Ou seja, é preciso identificar os problemas atuais do processo, analisá-los e criar planos de melhoria. 
  • Do: em seguida, as ações planejadas anteriormente são aplicadas. 
  • Check: a etapa de checagem envolve análise de KPIs para verificação de resultados. Ela pode iniciar juntamente com a etapa de aplicação. Assim, você já vai checando os indicadores conforme as ações são aplicadas, e pode ir ajustando possíveis pontas soltas. 
  • Act: na última etapa, você deve olhar para o que foi feito e avaliar as ações que geraram efeito positivo e as que não geraram. As que deram resultado passam a ser um padrão, e devem ser documentadas como parte nova do processo. Já os problemas que não foram resolvidos (ou novos problemas encontrados) devem ser trabalhados no próximo ciclo PDCA. Ou seja, a partir daqui, voltamos para a primeira etapa e começamos tudo novamente.

2. Gestão de esforço

Cada atividade demanda uma quantidade diferente de esforço. Ou seja, o tempo que demora para cada tipo de tarefa ficar pronta é variável. Por isso, é importante fazer gestão de esforço para organizar a rotina de acordo com a capacidade produtiva do time. 

Existem várias formas de fazer isso. Uma delas é estimar o tempo de duração de cada atividade antes de iniciá-las, para assegurar que a quantidade de tarefas delegadas para o time cabe na agenda. 

Outra forma é o apontamento de horas, que é quando os colaboradores registram a quantidade de horas gastas em cada atividade, permitindo que você tenha uma ideia mais precisa de quanto tempo leva para que o trabalho fique pronto. 

3. Cronogramas 

Utilizar cronogramas também é uma boa forma de gerenciar a rotina da equipe. Existem vários tipos de cronograma que podem ser aplicados de acordo com as necessidades dos seus projetos, como: Gráfico de Gantt, Cronograma de Marcos (Milestones) e Diagrama de Rede. 

Elaborar esses cronogramas é extremamente simples quando você utiliza um software adequado para isso. Mais à frente falaremos um pouco mais sobre isso. 

4. Kanban 

Utilizar um Kanban é uma das formas mais eficientes de gerenciar a rotina do trabalho de uma equipe. Trata-se de um quadro que indica o status de cada atividade, assim como os responsáveis por elas e outros detalhes sobre as tarefas.

Gerenciamento da rotina do trabalho kanbanO funcionamento é muito simples: são utilizados cartões que representam atividades. Essas atividades são posicionadas em colunas que indicam seu status. No caso do exemplo acima, temos “fazer”, “fazendo” e “feito”, mas você pode criar outras colunas específicas para o processo da sua equipe.

Hoje em dia, o mais comum é criar um kanban online através de uma plataforma feita especialmente para isso. Vamos ver melhor como a tecnologia pode ajudar nessa gestão?

Tecnologia no gerenciamento da rotina do trabalho

Hoje em dia, é muito mais fácil gerenciar a rotina das equipes. Isso porque a inovação tecnológica trouxe uma série de ferramentas que ajudam a fazer essa gestão de forma simples e sem dores de cabeça.

Como dissemos anteriormente, há softwares que oferecem funcionalidades como Kanban online acessível para toda a equipe, apontamento de horas, criação de gráficos (tanto os mais simples quanto modelos mais complexos) etc.

A seguir, listamos os melhores aplicativos do mercado que vão te ajudar a gerenciar a rotina da sua equipe. Confira:

Melhores aplicativos para gerenciamento da rotina do trabalho 

Artia 

Artia é um software de gerenciamento de projetos e atividades que simplifica a gestão. O interessante dessa plataforma é que ela une todas as funcionalidades de gestão em um único lugar e de forma integrada. 

Assim, você pode organizar a rotina da equipe através de funções como Kanban, agenda, cronogramas, listas de atividades e apontamento de horas. 

Outro ponto interessante é que o Artia permite otimizar a rotina por meio da técnica de pomodoro, que ajuda o colaborador a focar. 

Por fim, a plataforma ainda gera painéis de indicadores e relatórios completos para a gestão. Assim, otimizar os processos se torna tarefa fácil. Vale muito a pena testar o Artia. 

Google Calendar 

O Google possui uma ferramenta específica para organização de rotina, o Google Calendar. Essa agenda digital permite agendar tarefas, configurar lembretes e até agendar reuniões no Google Meet. 

O bom é que o Google Calendar é totalmente integrado com os outros serviços do Google, como o Gmail e o próprio Google Meet. 

Microsoft Office 

Não, o Microsoft Office não é apenas Word, Excel e Power Point. Na verdade, o pacote conta com alguns aplicativos de organização muito úteis, e pode ser uma opção para quem está mais familiarizado com os serviços da Microsoft.  

O Outlook, por exemplo, também possui agenda/calendário e integração com outros serviços da Microsoft, como o Teams, o Office e o One Note. 

Assim, você pode agendar reuniões, compartilhar arquivos, fazer anotações, configurar lembretes etc. 

Evernote 

Evernote é um aplicativo simples para fazer anotações, organizar a rotina e gerenciar tarefas. Ele permite criar atividades, anexar arquivos, configurar lembretes, criar checklists, entre outros recursos úteis.  

Trata-se de um software bem visual e funcional, e possui várias opções de planos para atender às demandas de cada negócio. 

Forest 

Forest é perfeito para quem precisa de incentivo para manter o foco na rotina. Ele funciona em um formato de gamificação super bacana, assim: o usuário programa um tempo específico para focar em uma atividade. O aplicativo então mostra uma plantinha, e caso o usuário se distrair e começar a usar o smartphone antes do tempo de foco acabar, a planta morre. 

O App também oferece outras opções mais ousadas, como tocar músicas constrangedoras em volume alto caso você usar o celular. Mas, em geral, as opções são todas baseadas em gamificação como incentivo para manter o foco. 

DropBox 

DropBox é um serviço de armazenamento na nuvem, para que você salve materiais que podem ser acessados por todo o time de forma simples. Ele permite salvar até 2GB de arquivos gratuitamente e até 1 TB em um plano pago.  

O interessante é que ele permite recuperar arquivos excluídos, e também mantém versões anteriores para que você possa restaurar caso houver um acidente. Ou seja, os membros do time podem compartilhar arquivos que fazem parte da rotina da equipe, otimizando o tempo e dando maior segurança à gestão. 

E então, gostou das dicas? Vale lembrar que, para aproveitar o máximo potencial da sua equipe, a estrutura operacional da sua empresa precisa estar otimizada. Caso contrário, é possível que os colaboradores estejam perdendo tempo por falta de tecnologia, processo etc.

Para saber a maturidade da sua empresa nesse quesito, você pode fazer o nosso teste! Montamos um quiz que revela se a sua empresa garante a produtividade das equipes. E aí, será que a sua organização está fazendo tudo certo? Então responda o teste e descubra!

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