Como definir prioridades na gestão de projetos em TI?

Defina um método

O primeiro passo a ser dado em direção a uma gestão de projetos em TI mais assertiva é definir um modelo de gerenciamento.

Quando se usa uma metodologia para gerenciar os projetos, a priorização das tarefas acontece de forma natural.

Na área de tecnologia, um dos frameworks mais utilizados é o Scrum, que envolve a realização contínua de feedbacks. Mas as melhores práticas propostas pelo PMI (Project Managment Institute) também são muito populares.

De todo modo, não importa qual o modelo escolhido, é importante que a empresa adote aquele que melhor de adeque ao negócio e cuide para que a implementação, de fato, aconteça.

Atualize e compartilhe o cronograma

Ao invés de agendar a tratativa de demandas em última hora, deixando todos perdidos e surpreendo a equipe com novas prioridades a cada dia, o ideal que elaborar um cronograma.

Contudo, esse não deve ser um documento restrito aos gestores, mas sim uma ferramenta de acesso a todos os envolvidos.

Além das atividades estarem ali representadas, tanto com relação à data e duração estimada, os responsáveis também devem estar indicados.

Dessa forma, não só a gestão, como a equipe também pode melhor gerenciar seu tempo.

Atribua uma maior urgência às tarefas

Quando as atividades são atribuídas aos responsáveis, o prazo cobrado para que sejam finalizadas deve ser inferior à duração, de fato, necessária.

A ideia não é exercer uma pressão desnecessária sobre a equipe, mas sim estabelecer prazos que, caso não possam ser cumpridos, tenham uma margem confortável de atraso que não atrapalhe a conclusão do projeto como um todo.

Com essa filosofia de trabalho, todos se mantém mais empenhados e focados no que deve ser feito, evitando a armadilha do cronograma tranquilo.

Solicite ajuda

Uma dificuldade muito comum nas equipes de projetos é a de pedir ajuda. Mas essa prática pode – e deve – ser exercitada sempre que necessário.

Afinal, adiar a finalização de uma prioridade que poderia ser facilmente concluída com o apoio de outra pessoa significa comprometer a produtividade do projeto.

Existem também situações em que o profissional desconhece o que deve ser feito primeiro, resolvendo então começar por aquelas atividades que parecem ser as mais fáceis.

Esse é um outro erro que poderia ser tranquilamente resolvido, pedindo ajuda a alguém mais experiente.

Faça uma avaliação geral

A gestão de projetos de TI envolve todo um conjunto de atividades e, diante de um emaranhado de demandas, muitas vezes, se torna complexo hierarquizar prioridades.

Por essa razão, mover esforços no intuito de se alcançar uma visão do todo é tão importante.

O cronograma não deve ser encarado como uma simples lista de tarefas, mas como uma ferramenta que possibilita a visualização do todo e que viabiliza a aplicação de técnicas de gerenciamento/priorização.

Existem diferentes técnicas que podem ser aplicadas para melhor lidar com esse desafio de uma visão melhor das pendências, e o uso de um quadro com post-its coloridos é uma delas.

Com isso, uma rápida olhada torna possível descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais carecem de atenção extra.

Conheça bem o ambiente interno

Para que as prioridades sejam estabelecidas da melhor forma possível, é necessário ter clareza sobre os objetivos da empresa.

Especialmente em ambientes mais dinâmicos, como acontece na gestão de projetos de TI, novas demandas surgem a cada dia, e o profissional deve estar sempre atento à estratégia da organização.

Por essa razão, saber o que a empresa necessita em cada momento é fator chave para que as atenções e esforços sejam direcionados para aquilo que, de fato, importa.

E uma das maneiras de se manter no compasso desses objetivos estratégicos é questionar o chefe. O superior é a pessoa que melhor pode confirmar se os trabalhos estão alinhados à visão estratégica da organização.

Aprenda a dizer não

Não é porque a demanda é oriunda de um cliente que deve ser executada sem uma análise cuidadosa. E o mesmo vale para uma solicitação advinda de um gestor.

Quando o desejo de satisfazer clientes, chefes ou colegas fala mais alto do que a preocupação com o projeto em si, o resultado será a realização de tarefas em excesso, fontes de atraso para o projeto.

Quer dizer, antes de acatar uma nova tarefa, analise o cronograma e todos os aspectos inerentes à atividade.

Se considerar que o pedido irá comprometer o projeto sem proporcionar um resultado compensatório, a melhor solução é negociar um prazo diferente ou, em último caso, justificar todos os impactos e recusar a missão.

A priorização na gestão de projetos de TI

É essencial que o gestor desenvolva uma boa comunicação com todas as partes interessadas, não importa se patrocinadores, clientes, fornecedores ou a equipe.

E todos precisam compreender que as prioridades não são imutáveis, ou seja, podem ter seu grau de importância acrescida ou diminuída ao longo do tempo por diferentes influências.

Seja como for, os esforços de priorização durante o planejamento poupam, e muito, os esforços de gestão na fase de execução.

Conceba, por exemplo, um cenário em que os colaboradores estejam em constante discussão com o gerente de projetos sobre as prioridades, ou mesmo que ignorem a necessidade de orientação e priorizem eles mesmos, por conta própria. Isso seria desastroso.

Além de ensejar o fracasso do projeto, essa falta de definição de prioridades contribuí para o estresse e para a improdutividade.

Em suma, a definição de prioridades mobiliza e direciona corretamente as ações de toda a equipe para que, juntos, todos cumpram os objetivos do projeto.

Ainda sobre priorização na gestão de projetos em TI, saiba como utilizar o caminho crítico! Essa é uma técnica fundamental para a otimização do prazo em seus projetos!