Kanban software: o que considerar na hora de escolher o seu

Para te ajudar a escolher o kanban software que melhor se encaixa as necessidades da sua empresa, detalhamos o que deve ser levado em consideração na hora de avaliar as opções de mercado.

O quadro kanban é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais utilizadas atualmente. Ele é baseado nos princípios da gestão ágil e da gestão visual, duas metodologias que auxiliam na gestão das tarefas de equipes que possuem um volume de trabalho muito intenso.

Dada a sua importância, hoje em dia há um vasto mercado de softwares de kanban para escolher e começar a fazer esse gerenciamento com o auxílio da tecnologia.

Antes de qualquer coisa é muito importante que você conheça o conceito de kanban. Por isso, se você ainda tem alguma dúvida sobre o tema, recomendamos que você leia nosso post Ferramentas de gestão de projetos: use a metodologia Kanban antes de prosseguir.

Mas se você já conhece e só quer saber o que considerar para escolher o melhor software de kanban, siga a leitura!

O que é um kanban software?

O kanban software é a versão digital e integrada da ferramenta kanban, usada para gestão de atividades e fluxos. Com isso é possível controlar em tempo real e de qualquer lugar o trabalho a ser executado em todas as etapas do projeto.

Vantagens de usar um kanban software

O sistema kanban nasceu na metade do século XX para atender desafios críticos da produção da Toyota. Para conhecer mais sobre essa história, clique aqui. Sua digitalização se tornou possível com o desenvolvimento de softwares especializados, apoiando o gerenciamento de muitas áreas da indústria, assim como na gestão de projetos.

Seu uso em software trouxe diversos benefícios para o gerenciamento. Confira alguns:

Centralização da informação

Toda e qualquer informação ou dado pode ser centralizado em um único fluxo de trabalho, facilitando a consulta do gestor ou outros membros da equipe, como prazos para conclusão de atividade, quais itens do backlog estão sendo priorizados, quem são os responsáveis de cada atividade, etc.

Acesso em tempo real e colaboração remota

Principalmente útil para grandes equipes e times que trabalham em modelos de trabalho remotos e híbridos, o kanban software permite que todos os membros consigam acessar os quadros de qualquer lugar, a qualquer momento.

Integrações com outras ferramentas

Muitos softwares de kanban permitem a integração com outros recursos úteis para a gestão do trabalho, como o apontamento de horas de trabalho. Isso facilita a ter um trabalho centralizado em uma única plataforma e garantir uma análise assertiva da produtividade da equipe.

Relatórios e análises

Os dados gerados pelo uso do software kanban são insumos para os relatórios e dashboards de análise, que apoiam na obtenção de insights sobre a produtividade da equipe, progresso do projeto e uso dos recursos.

Flexibilidade e adaptabilidade

Softwares de kanban são facilmente adaptáveis de acordo com as especificidades dos processos, fluxos de trabalho e metodologias utilizadas pelo time, além de mudanças que podem acontecer, como tamanho da equipe e escopo do projeto. Vamos falar sobre essas possibilidades de customização mais abaixo.

Agora que você já sabe quais são as vantagens do uso de um kanban software, veja abaixo como escolher a melhor opção para seu time:

O que levar em conta na hora de escolher o melhor software de kanban?

Existem 6 coisas que você pode considerar para escolher o sistema kanban ideal, mas antes de mesmo de entender quais são elas, é sempre bom fazer uma análise do seu time.

Um kanban é excelente para ter mais organização e visão do que está sendo feito. Mas, antes mesmo de contratar uma ferramenta, procure entender se é um método que o time está precisando ou de um gerenciamento de equipe mais alinhado.

Agora que você já conferiu essa dica, vamos a parte que interessa. Confira abaixo o que levar em conta na hora de escolher o melhor software de kanban:

1. Quantidade de pessoas que vão utilizar o software kanban

Quando você pré-selecionar alguns softwares de kanban você poderá se deparar com os seguintes cenários:

• Produto que segmenta os planos de acordo com a quantidade de pessoas que utilizarão o software;
• Produto que simplesmente não comporta a utilização simultânea de um mesmo kanban por várias pessoas.

Por isso é muito importante você se fazer a seguinte pergunta: quantas pessoas utilizarão o kanban? Depois disso é preciso ter esse número em mente para contratar a ferramenta ideal para a sua equipe.

2. Quantidade de projetos simultâneos que serão gerenciados no software kanban

Outro cenário muito comum: equipes que fazem o gerenciamento de mais um projeto ao mesmo tempo e que, para isso, utilizam um kanban diferente para cada projeto.

Por isso é importante verificar se o software de kanban que você escolher está de acordo com as necessidades da equipe.

Algo que pode ajudar você nisso, é nosso material gratuito de Gestão à vista com Kanban Online. Clique no botão para abaixar e tenha certeza de que é isso mesmo que o seu projeto ou negócio precisa.

3. Personalização das colunas

O kanban, na sua estrutura básica, possui três colunas: “fazer”, “fazendo” e “feito”. No entanto, algumas equipes têm a necessidade de adicionar outras colunas, dependendo da área de atuação, como: “aprovação” “Sprint” ou “pendente”.

Por isso, o software de kanban de sua escolha deve se adaptar a essa demanda e permitir a criação de colunas personalizadas.

4. Gestão da produtividade

O kanban também pode servir como um indicador de produtividade! Isso porque cada cartão deve estar vinculado a uma pessoa, assim é possível acompanhar as entregas em tempo real e ao final de um projeto é possível balancear qual membro da equipe teve o melhor desempenho relacionado à produtividade.

5. Atribuição de data de entrega para cada cartão

É muito importante que o seu software de kanban permita atribuir datas de entrega nos cartões, isso possibilita que os membros da equipe tenham um controle sobre os prazos de entrega e sejam avisados sobre atrasos e pendências.

6. SaaS ou On-Premises?

Prese o que é melhor para a sua empresa: um sistema SaaS (Software as a Service), ou um On-Premises (software como produto).

Em um SaaS a sua equipe poderá acessar todo o kanban pelo navegador, como se fosse um site comum, o que traz algumas vantagens: facilita o acesso remoto, não exige muito da máquina e mais flexibilidade para todos os envolvidos.

Já no software On-Premises a sua equipe terá que instalar o sistema no computador para poder acessá-lo, o que acaba exigindo muito da máquina e dificultando a participação simultânea.

Para saber mais leia o nosso texto sobre As vantagens do Gerenciamento de Projetos na Nuvem!

O Artia, nosso software de kanban SaaS, possui essas e muitas outras funcionalidades, além de ter uma interface simples e intuitiva para gerenciamento dos cartões e colunas, como podemos ver a seguir:

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Software de kanban: qual o melhor?

Agora que você já sabe tudo o que considerar para contratar um software de kanban, pode estar se perguntando qual o melhor sistema do mercado.

A verdade é que o produto ideal sempre será aquele que vai suprir a sua necessidade e se adaptar ao dia a dia. Com o Sistema Kanban do artia você tem essas duas coisas.

A ferramenta conta com relatórios de resultado, agenda e um visão clara de tudo o que acontece dentro do time, além de outras funções que vão ajuda nisso, como:

• Relatório de controle de horas em atividades;
• Função com checklist;
• Personalização da visão do quadro;
• Comunicação centralizada;
• Cronograma Gantt.

Além desses e outros benefícios, o suporte é gratuito e em português. Para saber mais sobre o Sistema Kanban do Artia, clique no botão abaixo e faça uma demonstração grátis.