Você sabe como está o andamento do seu projeto? Sabe como está o desempenho da equipe? E se o objetivo desejado será alcançado no prazo? Essas são dificuldades bastante comuns nas empresas, e o problema muitas vezes está no baixo controle sobre os projetos.
Por isso, se você quer saber como monitorar seus projetos de maneira mais eficiente e executar uma gestão de projetos que dê resultados, este texto definitivamente irá te ajudar. Venha conferir!
O que você vai aprender?
O que é o controle de projetos?
O controle de projetos é um conjunto de processos empreendidos para verificar se as ações do time estão ocorrendo de acordo com o que foi definido no planejamento.
Assim, ele envolve a coleta de dados, análise de informações e tomada de decisões para manter o projeto alinhado com o plano inicial ou adaptá-lo conforme o necessário.
Como funciona o controle de projetos?
Ter controle sobre um projeto é algo bastante subjetivo, que depende das especificidades da organização, perfil de gerenciamento e dados disponíveis. Mas, de forma geral, o controle de projetos funciona a partir de três ações:
Ajustes: implementação de mudanças necessárias para alinhar o projeto aos seus objetivos originais.
Monitoramento: acompanhamento constante do que está acontecendo no projeto, comparando o progresso real com o planejado.
Avaliação: análise das informações coletadas para identificar desvios, riscos ou oportunidades de melhoria.
IMPORTANTE!
Essas três ações devem estar em todas as áreas e processos do projeto, porque toda atividade tem algum impacto no alcance dos objetivos estratégicos e deve ser controlada.
Por isso, a seguir, explicaremos as principais aplicações do controle de projetos, confira!
7 aplicações do controle de projetos
1. Controle do progresso
O controle do progresso garante que o projeto ocorra no ritmo ideal. Ao acompanhar o andamento das tarefas, esse controle ajuda a identificar desvios antes que eles prejudiquem as entregas e facilita ações corretivas.
Para isso, acompanhe continuamente o andamento das tarefas, com ferramentas como dashboards, e análise indicadores como percentual de conclusão e SPI. Ao fazer isso, pense sempre em comparar o progresso real com o planejado, identificando causas de atrasos e priorizando ajustes com base no impacto.
2. Controle do cronograma
O controle do cronograma assegura que as atividades do projeto sejam concluídas dentro do prazo estipulado, reduzindo atrasos que possam impactar custos, qualidade ou a satisfação das partes interessadas.
Aqui, a ferramenta mais eficaz é o Gráfico de Gantt, que pode ser utilizado para comparar as datas reais com as previstas e considerar fatores como dependências entre atividades.
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3. Controle de custos
O controle de custos garante que o projeto seja executado dentro do orçamento planejado, evitando gastos excessivos que possam comprometer sua viabilidade financeira.
Para garantir um controle eficaz do orçamento e dos gastos, é importante acompanhar os custos como planilhas financeiras sempre atualizadas. O uso de softwares de gestão de custos ou relatórios automáticos também são ótimas opções para automatizar este controle.
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4. Controle de recursos
O controle de recursos é essencial para garantir o uso eficiente de materiais, equipes, equipamentos e outros insumos necessários ao projeto. Ele evita desperdícios, sobrecargas e gargalos que podem comprometer prazos, custos e a qualidade das entregas, além de assegurar a alocação adequada para atender às demandas do projeto.
Para este controle, o principal é acompanhar a alocação e o uso dos recursos em tempo real, compreendendo as demandas e capacidades da equipe.
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5. Controle de riscos
Riscos podem ser tanto ameaças que comprometem o planejamento do projeto quanto oportunidades que otimizam o alcance de resultados. Assim, o controle dos riscos é fundamental para antecipar problemas, reduzir incertezas e melhorar as entregas.
Por ser algo que muitas vezes é externo à organização, a identificação e controle dos riscos são feitos através de processos analíticos. Então, utilize ferramentas como matrizes de risco e sistemas de gestão para rastrear probabilidades e impactos em tempo real.
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6. Controle da qualidade
O controle da qualidade é essencial para garantir que as entregas do projeto atendam os critérios definidos e satisfaçam as expectativas dos stakeholders. Ele reduz retrabalhos, aumenta a eficiência e assegura que os resultados estejam alinhados ao escopo acordado, evitando impactos negativos no cronograma e nos custos.
A qualidade é um aspecto do projeto que envolve todos os processos e atividades, dessa forma, a melhor forma de controlá-la é através de auditorias e relatórios sobre o desempenho geral dos projetos.
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7. Controle de mudanças
O controle de mudanças é fundamental para gerenciar alterações no escopo, cronograma ou custo do projeto de forma estruturada, evitando impactos negativos. Ele assegura que todas as mudanças sejam avaliadas, aprovadas e comunicadas adequadamente, mantendo o alinhamento com os objetivos do projeto.
Para isso, registre todas as solicitações de mudança utilizando ferramentas como sistemas de gestão de mudanças ou planilhas centralizadas. Acompanhe o status de cada solicitação, desde a análise inicial até a implementação ou rejeição.
O controle de projetos envolve usar ferramentas e indicadores para acompanhar as diversas áreas. O PMBOK®, maior guia da gestão de projetos, apresenta 4 técnicas que seriam as mais importantes para isso. Veja a seguir!
4 Técnicas para realizar o controle do projeto
De acordo com o PMBOK®, o controle do projeto é realizado a partir de 4 técnicas e ferramentas. Confira cada uma delas a seguir:
1. Opinião especializada
A opinião especializada nada mais é que a análise das informações, documentos e planos por parte de um especialista.
O processo de controle de um projeto é um momento em que muitas decisões são tomadas. Então, validar as estratégias com quem entende do assunto antes de colocá-las em prática traz muito mais segurança e assertividade à execução.
2. Técnicas analíticas
Boa parte do controle de projeto consiste apenas em analisar o contexto para mapear riscos e oportunidades. As técnicas analíticas são imprescindíveis para isto, porque elas auxiliam a prever resultados e calcular benefícios que possíveis mudanças trariam.
Existem inúmeras técnicas, mas, as mais utilizadas são:
- Análise de tendências;
- Análise de reservas;
- Análise causal;
- Métodos de previsão (recursos históricos, criação de cenários, simulação).
3. Sistema de gerenciamento de projetos
Softwares de gestão de projetos, planilhas ou outro meio de gestão são uma das ferramentas mais importante para o controle do projeto, porque facilitam a coleta e análise de dados.
O objetivo, aqui, é monitorar custos, escopo, prazo, recursos, indicadores de desempenho, relatórios de progresso, atividades etc.
| Leia também: Como montar uma planilha para controle de horas trabalhadas
4. Reuniões
Um projeto pode impactar muita gente, por isso, fazer reuniões periódicas é importante para alinhar as expectativas de todas as partes interessadas. Assim, elas garantem que o rumo do projeto alcance os objetivos da maioria.
Além disso, as reuniões também contribuem para revisar as ações, o que permite identificar novos gargalos e incentiva o surgimento de insights.
Agora que você já sabe tudo sobre como melhorar o controle dos seus projetos, que tal ir para a prática?
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Agora, se você quer dar um passo a mais e ter um controle de projetos automatizado, conheça também as ferramentas de gestão de projetos!
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