O trabalho a distância está cada vez mais presente nas empresas. Há funcionários que atuam em home office, como freelancers ou consultores, e também aqueles que têm a opção de trabalhar em casa esporadicamente.
Esse cenário indica que saber fazer a gestão de equipes remotas é uma habilidade muito importante a ser desenvolvida por líderes e gestores. Apesar de apresentar diversas vantagens, tanto para as companhias como para os funcionários, o gerenciamento do trabalho a distância é um grande desafio.
Neste post, separamos 6 dicas para que você possa fazer o gerenciamento de seus colaboradores de forma bem-sucedida. Confira!
1. Crie um plano de trabalho
O plano de trabalho pode ser considerado um conjunto de ações que serão realizadas em um projeto para alcançar determinados objetivos e metas. Portanto, é muito importante criar um para a sua equipe. Esse planejamento deve responder claramente às seguintes questões: o que se deve fazer, quem vai fazer, de que maneira e quando fazer.
Sempre que possível, é interessante quebrar tarefas maiores em partes menores, para que seja mais fácil para os colaboradores executarem as atividades. Para o gestor, também é mais fácil gerenciar atividades menores, pois é possível acompanhar o andamento das ações com mais clareza.
2. Esclareça tarefas e processos
Realize o planejamento de tarefas e processos levando em consideração as competências de cada colaborador e, também, as demandas do cliente. Saber qual é o profissional certo para atender a cada demanda é essencial para ter um bom relacionamento com a equipe, além de garantir que o trabalho seja realizado da melhor forma.
Para delegar tarefas de forma produtiva, é preciso ter uma boa comunicação e fazer o acompanhamento contínuo da execução dos trabalhos. Assim, deve-se ter certeza de que todos compreenderam, com clareza, o que precisa ser realizado.
É muito válido, também, pensar em pontos de monitoramento, para que a equipe possa elucidar dúvidas e solucionar as dificuldades ao longo do processo. Sempre dar feedbacks sobre as tarefas realizadas é uma ótima forma de orientar o rumo indicado para cada uma e valorizar o profissional responsável.
3. Estimule os questionamentos
Com uma equipe remota, ser muito sucinto e direto na troca de mensagens pode ser um problema. Fazer descrições completas das tarefas e estimular o levantamento de dúvidas e questionamentos dos colaboradores de maneira contínua minimiza a ocorrência de imprevistos e desentendimentos.
Portanto, para que as atividades sejam realizadas dentro da proposta almejada, é necessário incentivar uma boa comunicação entre o time. Dê liberdade para que todos possam se sentir à vontade ao perguntar o que quiserem sobre as tarefas a serem executadas.
4. Evite a assimetria de informação
Um dos principais desafios na gestão de equipes remotas é a defasagem na comunicação de decisões tomadas em outras reuniões e situações do dia a dia. E isso pode levar a uma assimetria de informação entre os colaboradores.
Devido a isso, é necessário que você mantenha uma comunicação fluida e transparente com todos os funcionários. Disponibilize, de maneira contínua, informações sobre o que está acontecendo com cada membro do time, com a equipe de forma geral e, também, com a empresa.
5. Tenha atenção com prazos e horários
A questão dos fusos horários pode ser complexa para a gestão de equipes remotas. Se você tem colaboradores trabalhando em outros países, saber manejar horários é fundamental.
Nesse tipo de situação, é preciso ter inteligência emocional e gentileza para definir prazos de atividades e, também, para marcar reuniões e videoconferências. Respeitar os horários e as pausas de descanso dos membros da sua equipe é muito importante.
Outro aspecto que deve ser considerado é que a definição de prazos precisa ser compatível com a complexidade do projeto. No entanto, como garantir que os prazos sejam cumpridos corretamente?
Uma ferramenta de gestão indispensável para evitar atrasos nas entregas das atividades é o cronograma de projetos. A utilização desse tipo de recurso é muito útil para acompanhar e administrar melhor o tempo gasto coma a execução de capa etapa do projeto.
Recomenda-se que o cronograma seja seguido conforme o planejado, mas adotar uma postura autoritária e inflexível com os colaboradores não é desejável. Nesse sentido, a abordagem mais apropriada e sensata é saber quanto tempo o time acredita ser necessário para finalizar as atividades traçadas e garantir um consenso em relação à definição das datas.
6. Utilize softwares para a gestão de equipes remotas
A tecnologia é uma forte aliada para o gerenciamento de projetos e equipes. Ela pode ajudar a simplificar e a otimizar vários processos de gestão.
Utilizando os recursos tecnológicos apropriados, fica muito mais fácil, por exemplo, realizar ações como delegar tarefas, acompanhar a execução de atividades, centralizar a comunicação, dar feedbacks, compartilhar e visualizar documentos e informações, entre outras atividades de gestão.
A utilização de softwares, portanto, pode ser uma alternativa para realizar o gerenciamento do time de colaboradores de maneira mais eficiente. Dessa forma, para melhorar a gestão de equipes remotas, primeiramente é preciso montar um plano de trabalho.
Em seguida, faça o esclarecimento de todos os processos e tarefas e que estão envolvidos na realização do projeto, sempre estimulando questionamentos por parte dos colaboradores, a fim de evitar a assimetria de informações.
Para garantir que as atividades sejam finalizadas dentro do prazo, é fundamental ter um cronograma para o projeto. Além disso, respeitar o fuso horário em que o colaborador se encontra é muito importante para que as tarefas sejam entregues em tempo hábil e com a qualidade desejada.
Por fim, é preciso ficar atento aos indicadores de performance de cada funcionário. A tecnologia pode ser uma forte aliada como suporte para manter o público interno engajado com o que foi planejado.
O uso de softwares para a gestão do time possibilita saber o desempenho de cada membro em tempo real. A utilização dessa ferramenta permite, ainda, a implementação de estratégias para manter a motivação e a produtividade sempre altas.
Agora que você já sabe como melhorar a gestão de equipes remotas, que tal fazer um teste gratuito do nosso software? Até a próxima!
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