Como delegar tarefas: um guia para os gestores de projetos

Imagine que você está assistindo a uma partida de futebol e um dos jogadores não passa a bola para o restante do time. Esse jogador, o famoso “fominha”, acaba levando o time a derrota por não trabalhar em equipe. Consegue imaginar?

Assim como no exemplo do futebol, a centralização de tarefas é um grande problema enfrentado pelos gestores. A insegurança em delegar tarefas a equipe pode prejudicar o projeto e trazer um resultado diferente do esperado.

Para fugir desse cenário e descobrir como se tornar um mestre na difícil arte de delegar tarefas, siga com a leitura até o final!

O que é delegar tarefas?

Delegar tarefas é permitir que o colaborador resolva uma demanda da melhor forma possível, dando a ele a oportunidade de decisão, desenvolvimento e crescimento no ambiente empresarial.

Ao atribuir atividades a equipe, o gestor precisa incentivar o desenvolvimento da autonomia e maturidade no trabalho.

Assim, é possível alcançar um cenário onde os colaboradores estarão motivados e qualificados para realizarem o trabalho sem a presença do líder, reportando-se a ele em eventuais problemas.

Como delegar tarefas: 7 dicas para não errar

1. Entenda o nível de qualificação de cada membro do time

Conhecer sua equipe significa entender o quão qualificado o time está para desenvolver aquela tarefa. É reconhecer quais pessoas tem mais expertise naquele assunto e qual decisão irá garantir que o resultado do projeto será próximo do esperado.

Isso não significa que as atividades devem estar centralizadas em poucos colaboradores, mas sim distribuídas conforme a capacidade de entrega.

2. Dê suporte e capacitação

O gestor deve remover os obstáculos que impedem os colaboradores de desempenharem um bom trabalho. É preciso entender quais são as principais dificuldades da equipe e reduzi-las ao menor possível.

Também é importante capacitar os colaboradores para que sejam capazes de realizar as tarefas delegadas. Para isso, aposte em repasses, feedbacks frequentes, etapas de revisão e checklists.

Ter uma universidade corporativa virtual, com aulas que explicam o passo a passo para a realização das tarefas, também pode ser muito útil. Essa universidade pode ser criada até mesmo com gravação de repasses e palestras, por exemplo.

3. Preze pela objetividade na definição de prazos e delegação de tarefas

Uma comunicação objetiva é muito importante no momento de delegar tarefas. É preciso deixar claro a equipe qual é o resultado esperado daquele trabalho, quais são os meios e recursos disponíveis para atingir o resultado e qual o prazo de entrega.

Isso não significa que você precisa assumir a postura de um líder autoritário e inibir iniciativas, mas sim alinhar as expectativas do projeto para evitar atrasos e retrabalhos. Assim, você terá mais segurança sobre o resultado do trabalho.

4. Faça cerimônias de delegação de tarefas

Se você tiver que parar o que está fazendo o tempo todo para delegar novas tarefas para o time, você vai desperdiçar muito tempo e dificilmente vai conseguir focar na conclusão das suas atividades.

Para otimizar o processo de delegação, estabeleça cerimônias (semanais, quinzenais ou mensais) de delegação de tarefas. Assim, todos terão o que fazer pelas próximas semanas e o gestor não precisa parar o tempo todo para atribuir novas atividades.

No Scrum, por exemplo, existe a cerimônia Sprint Planning, na qual é planejado todo o ciclo de trabalho da próxima quinzena ou mês. Assim, a equipe sempre tem os próximos passos definidos.

5. Utilize um Kanban

O Kanban é uma ferramenta visual que ajuda a controlar o fluxo de trabalho. Trata-se de um quadro dividido em colunas que indicam o status da atividade, como “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”. Assim:

As etapas podem variar conforme a necessidade do projeto, mas a ideia do Kanban é trazer visibilidade sobre todo o trabalho que está sendo realizado.

Você pode criar um Kanban com post-its e uma lousa ou em uma plataforma online de Kanban (o mais recomendado).

Assim, você consegue ver rapidamente os responsáveis por cada tarefa, sua etapa de execução, gargalos, avanços etc.

6. Estime o esforço em horas

Além de estimar prazos, é importante estimar o esforço em horas que pode ser gasto em cada tarefa. Assim, você pode controlar o custo de alocação de recursos humanos em cada tarefa do projeto, evitando estouro no orçamento e garantindo melhor controle de prazo.

No tópico a seguir, explicamos melhor como a tecnologia pode ajudar nesse ponto.

7. Utilize um software de gestão de projetos

A melhor forma de botar em prática todas as dicas anteriores sem erros é com a ajuda da tecnologia. Utilizar um software de gestão de projetos vai te ajudar a:

• Atribuir responsáveis para cada atividade;
• Atribuir e controlar prazos e esforço estimado;
• Administrar apontamentos de horas;
• Gerar cronogramas, relatórios financeiros e indicadores de performance;
• Controlar o fluxo de trabalho com um Kanban online
• Entre outras funcionalidades.

Assim, você evita se perder em meio aos prazos, entregas e demandas.

7. Dica Bônus: use o Gráfico de Burndown e Burnup

Burndown e Burnup são gráficos que ajudam a administrar a performance da equipe do projeto, considerando prazo, esforço tempo. Essa ferramenta geralmente é utilizada no Scrum, e permite identificar de forma visual quando aconteceram atrasos e as implicações que eles tiveram no cronograma do projeto.

Como essa é uma ferramenta mais completa, temos um webinar especialmente sobre esse assunto. Nele, ensinamos como gerenciar equipes de projetos utilizando o Burndown Chart. Assista e descubra como o Burndown pode ajudar a melhorar a performance do seu time!

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