6 práticas inteligentes para uma implantação de software sem erros

A implantação de software é muito mais do que simplesmente instalar uma nova ferramenta. É um processo complexo que requer uma cuidadosa consideração de diversos fatores.

Por isso, nesse artigo, traremos um guia com tudo o que você precisa saber ao implantar um software. Pegue seu bloco de anotações e venha conferir!

A implantação de software vai além da contratação do software!  

Muitos gestores acreditam que implantar um software seja apenas contratar a plataforma certa e começar a utilizá-la. Mas, para que uma implantação de software seja bem-sucedida ela precisa:

• Que as pessoas saibam utilizar todos os recursos e entendam o software; 
• Que os processos sejam adaptados à nova ferramenta;  
• Que a organização esteja aberta a novas tecnologias.    

Assim, consideramos que para implantar um software haja três pilares essenciais: pessoas, processos e tecnologia. Veja como lidar com cada um deles!  

3 pilares da implantação de software

Pessoas

O software só trará benefícios para os projetos se ele for utilizado da forma certa. Isso significa que é fundamental garantir que todos da equipe compreendam os benefícios do novo software, estejam dispostos a aprender a usá-lo e se sintam apoiados durante todo o processo.

Como fortalecer esse pilar?

• Comunicação transparente: mantenha os usuários informados sobre o processo de implantação, seus objetivos e cronograma.  
• Gestão de mudanças: reconheça que a implantação de um novo software pode gerar resistência e incertezas, então, aborde essas questões de forma proativa e crie um ambiente propício à mudança.
• Treinamento e capacitação: utilize métodos de ensino variados, como tutoriais online, materiais de apoio e discussão, para garantir que todos aprendam a usar o novo software de forma eficaz.

Processos

Os processos organizacionais determinam como a nova solução será integrada às operações existentes. Por isso, antes de iniciar a implementação, é essencial revisar os processos para garantir que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e que possam ser otimizados pela nova tecnologia escolhida.

Como fortalecer esse pilar?

• Mapeamento de processos: avalie os fluxos de trabalho e defina como o software será integrado às operações da empresa. 
• Redesenho de processos: elimine etapas duplicadas, automatize tarefas manuais e simplifique atividades. 
• Documentação e comunicação: informe os novos processos à equipe de forma clara, criando manuais, guias de referência e instruções para a forma como a execução será feita.

Tecnologia

A escolha da solução de software também precisa atender às necessidades específicas da organização, ser escalável, segura e compatível com os sistemas existentes. Então, avaliar o contexto tecnológico, tanto a infraestrutura da organização quanto os requisitos do novo sistema, é um dos pilares essenciais para o sucesso.

• Seleção: considere fatores como funcionalidades, custos, escalabilidade e integração com sistemas existentes antes de escolher a nova tecnologia. 
• Validação: realize testes anteriores à implantação para garantir que o software funcione corretamente e atenda às expectativas.  
• Suporte acessível: garanta que os usuários tenham acesso a um suporte técnico de qualidade durante e após todo o processo de implantação.  

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Agora que você aprendeu quais os três elementos mais importantes da implantação de software, vamos conferir quais são os erros mais comuns para você passar longe?  

Principais erros que você deve evitar na implantação de software

A implantação de software é um processo complexo e, sem a devida atenção, alguns erros são praticamente uma certeza. Mas, se você já souber quais são eles, você tomará cuidado para evitá-los, né? Veja quais são os 7 principais:  

1. Não tratar a implantação como um projeto

Muitas vezes, as organizações encaram a implantação de software como uma simples tarefa técnica, negligenciando a necessidade de planejamento estratégico, alocação adequada de recursos e monitoramento contínuo. 

Um novo recurso tecnológico impacta toda a atuação da empresa, por isso, a implantação deve ser pensada de forma global, considerando todos os ajustes, treinamentos e enfoques necessários.

2. Não alinhar as expectativas com o fornecedor

A maioria das implantações de software são personalizadas de acordo com a organização contratante. Ao não definir claramente os objetivos da empresa, as responsabilidades de cada parte e os prazos esperados, gera-se mal-entendidos e conflitos ao longo do processo de implantação.

3. Não envolver as pessoas

O fluxo de trabalho de uma organização envolve diversas equipes e pessoas, que serão impactadas pela adesão de novos softwares. Quando estas pessoas não são devidamente comunicadas, há resistência à mudança, falta de adesão ao novo sistema e, consequentemente, o fracasso da implantação.

4. Não planejar a migração do software 

Quando se trata de substituir sistemas existentes, a migração é um ponto delicado. A desativação dos sistemas antigos e a integração com outras ferramentas devem ser cuidadosamente planejadas e executadas para garantir uma transição suave e sem interrupções. 

5. Não considerar requisitos de segurança 

A segurança da informação é uma preocupação cada vez mais importante na implantação de software. Ignorar os requisitos de segurança, como proteção de dados, integrações seguras e infraestrutura adequada, pode expor a organização a riscos significativos, como violações de dados e perda de confiança dos clientes.  

6. Subestimar a necessidade de testes de qualidade 

Antes de implantar a nova solução em toda a empresa ou departamento, é essencial realizar testes para identificar e corrigir falhas no sistema. Ignorar esse passo pode resultar em experiências insatisfatórias, funcionamento inadequado do software e até perda de produtividade e receita para a organização. 

7. Finalizar a implantação na entrega do software 

A implantação de software é um processo contínuo que exige planejamento, comunicação, gerenciamento de mudanças e acompanhamento constante. Então, o último erro comum é considerar que a implantação do software está concluída assim que o software é entregue ao setor para a utilização, porque muitas falhas e dificuldades podem surgir após esse período.  

Falamos dos erros que você deve evitar, mas, como fazer isso? Descubra a seguir quais são as boas práticas que vão te permitir passar longe deles de fato!

Boas práticas para uma implantação de software de sucesso 

1. Compreenda o contexto da organização  

Antes de iniciar um projeto de implantação de software, é crucial compreender quais as principais dificuldades e oportunidades da empresa para entender os requisitos que o software deve trazer.  

Aqui, é interessante realizar um diagnóstico aprofundado do departamento, incluindo os objetivos específicos que o software visa melhorar, os processos que serão otimizados e os benefícios esperados para a empresa.  

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2. Avalie o suporte do fornecedor 

O suporte também é um ponto delicado para a eficácia da implantação do software. Se o sistema contratado for difícil de utilizar no dia a dia e a equipe não tiver ajuda quando precisar, provavelmente, poucas melhorias serão obtidas.  

Então, explore ao máximo os recursos de suporte disponíveis, como documentação, tutoriais, fóruns online e contato direto com especialistas do fornecedor. Além disso, avalie também questões como disponibilidade de suporte técnico, recursos de integração e atualizações futuras.  

3. Crie um plano de implementação  

Sem planejamento os erros se tornam muito mais suscetíveis. Então, planeje de antemão:

• Como o software será implantado;  
• Quais são as etapas a serem seguidas, tanto antes, durante e após a implantação; 
• Quem serão as pessoas afetadas;  
• Quem serão os responsáveis pela implantação do software;  
• Como o novo software será comunicado e integrado ao processo do time.  

DICA! Construa uma EAP 

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que organizar as atividades do projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis. Assim, você consegue identificar todas as tarefas necessárias para a implantação, incluindo seus marcos, responsáveis e prazos de forma clara.

4. Crie um cronograma detalhado  

Saber “como” o software será implantado é um passo fundamental, mas é preciso saber o “quando” também. Então, crie um cronograma preciso que defina as etapas da implantação, seus prazos e interdependências com base em datas específicas. 

DICA! Utilize o gráfico de Gantt 

O gráfico de Gantt é a melhor ferramenta para acompanhar prazos dentro dos projetos. Ele apresenta as informações do cronograma de forma mais visual, ajudando a compreender o que precisa ser feito primeiro e quais atividades dependem de outras.

| EAP + Cronograma Gantt: some forças na gestão de projetos!

5. Planeje a capacitação da equipe 

O software só será implantado com sucesso se as pessoas souberem usar! Por isso, crie uma agenda de treinamentos, com materiais de apoio, tutoriais e guias para auxiliar os usuários no uso da nova ferramenta.  

Aqui, é importante considerar as diferentes necessidades e níveis de habilidade dos usuários. Algumas pessoas podem precisar de treinamento mais intensivo, enquanto outras podem preferir aprender de forma autodidata. Oferecer opções de treinamento flexíveis e personalizadas ajuda a garantir que todos se sintam confortáveis e competentes no uso do novo software. 

6. Monitore o uso  

A implantação de software não acaba após a entrega, é preciso acompanhar a adesão da ferramenta nos processos e no dia a dia da equipe. Então, colete dados sobre frequência de login, funcionalidades utilizadas e tempo de uso.  

Além disso, peça feedbacks frequentes para a equipe, pois essas informações ajudam a identificar áreas de melhoria no uso do software, facilitando o ajuste das estratégias. 

BÔNUS: Implante um software de gestão de projetos 

A tecnologia avança muito rapidamente e, com frequência, você terá que repensar os sistemas que você utiliza. Então, que tal implementar um software que vai te ajudar na implementação e gestão de todos os outros? Esse é o software de gestão de projetos!  

Ao contar com um desses, não só a sua implementação de softwares será mais fácil, como todos os outros projetos da sua organização. Essas ferramentas oferecem uma série de benefícios que podem auxiliar em todas as boas práticas mencionadas anteriormente:

• Gestão centralizada: centralize todas as informações relacionadas à implantação de software, incluindo cronogramas, documentos, tarefas e comunicações.  
• Controle os custos e recursos: monitore o orçamento do projeto e aloque recursos de forma eficiente.  
• Planejamento visual: visualize as dependências entre as tarefas e os prazos de entrega.  
• Colaboração e comunicação: deixe todos na mesma página, compartilhe documentos, discuta ideias e atualize o status das tarefas. 
• Monitore e tenha acesso a dados: gere relatórios detalhados sobre o progresso do projeto e o desempenho da equipe.  

| Leia também: 7 melhores ferramentas de gerenciamento de projetos

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Dúvidas frequentes sobre implatanção de software