Como gerenciar um projeto de implantação de software: 7 etapas, técnicas e modelo gratuito

Um projeto de implantação de software deve considerar diversos elementos do cliente para garantir sucesso. 

A implantação de software representa um processo complexo que envolve recursos financeiros, equipe e de tempo em um projeto de transformação digital para melhorar eficiência operacional e produtividade nas empresas. 

Um projeto de implantação de software mal gerenciado pode causar prejuízos e insatisfação do cliente. Segundo o Panorama Gestão de Projetos Brasil 2025, apenas 36,89% dos projetos de TI são entregues “na maioria das vezes” dentro do prazo. 

Por isso, nesse artigo, traremos um guia com tudo o que você precisa saber para gerenciar um projeto de implantação de software. 

O que é implantação de software?

Implantação de software é o processo de introduzir um sistema novo ou sua atualização em uma empresa ou departamento, a fim de resolver um problema dos usuários. 

Um projeto de implantação de software envolve etapas de planejamento, execução e controle para garantir que o sistema resolva os problemas definidos previamente, dentro do orçamento e cronograma planejado. 

3 pilares da implantação de software

Para que a implantação de um software seja bem-sucedida, é preciso: 

• Que as pessoas saibam utilizar todos os recursos e entendam o software;  
• Que os processos sejam adaptados à nova ferramenta;   
• Que a organização esteja aberta a novas tecnologias.     

Assim, três grandes fatores devem ser avaliados no projeto: pessoas, processos e tecnologia. 

Pessoas

O software só trará benefícios para os projetos se ele for utilizado da forma certa. Isso significa que é fundamental garantir que todos da equipe compreendam os benefícios do novo software, estejam dispostos a aprender a usá-lo e se sintam apoiados durante todo o processo.

Como fortalecer esse pilar?

• Comunicação transparente: mantenha os usuários informados sobre o processo de implantação, seus objetivos e cronograma.  
• Gestão de mudanças: reconheça que a implantação de um novo software pode gerar resistência e incertezas, então, aborde essas questões de forma proativa e crie um ambiente propício à mudança.
• Treinamento e capacitação: utilize métodos de ensino variados, como tutoriais online, materiais de apoio e discussão, para garantir que todos aprendam a usar o novo software de forma eficaz.

Processos

Os processos organizacionais determinam como a nova solução será integrada às operações existentes. 

Antes de iniciar a implementação, revise os processos para garantir que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e que possam ser otimizados pela nova tecnologia escolhida. 

Como fortalecer esse pilar?

• Mapeamento de processos: avalie os fluxos de trabalho e defina como o software será integrado às operações da empresa. 
• Redesenho de processos: elimine etapas duplicadas, automatize tarefas manuais e simplifique atividades. 
• Documentação e comunicação: informe os novos processos à equipe de forma clara, criando manuais, guias de referência e instruções para a forma como a execução será feita.

Tecnologia

A escolha da solução de software também precisa atender às necessidades específicas da organização, ser escalável, segura e compatível com os sistemas existentes.

Avalie o contexto tecnológico, tanto a infraestrutura da organização quanto os requisitos do novo sistema. 

Como fortalecer esse pilar? 

• Seleção: considere fatores como funcionalidades, custos, escalabilidade e integração com sistemas existentes antes de escolher a nova tecnologia. 
• Validação: realize testes anteriores à implantação para garantir que o software funcione corretamente e atenda às expectativas.  
• Suporte acessível: garanta que os usuários tenham acesso a um suporte técnico de qualidade durante e após todo o processo de implantação.  

| Leia também: 7 passos para a gestão de projetos de TI 

Agora que você aprendeu quais os três elementos mais importantes da implantação de software, vamos conferir quais são os erros mais comuns para você passar longe?  

Principais erros que você deve evitar na implantação de software

Confira os principais erros em uma implantação de software que causam falhas no projeto. 

1. Não tratar a implantação como um projeto

Muitas vezes, as organizações encaram a implantação de software como uma simples tarefa técnica, negligenciando a necessidade do planejamento, alocação adequada de recursos e monitoramento contínuo.  

Um novo recurso tecnológico impacta toda a atuação da empresa, por isso, a implantação deve ser pensada de forma global, considerando todos os ajustes, treinamentos e enfoques necessários. 

O responsável pela implantação do software deve dominar técnicas de gestão de projetos, o que aumentará as chances de sucesso. Em resumo, essa iniciativa deve ter: 

• Escopo claro com requisitos bem definidos; 
• Cronograma com etapas e atividades executáveis; 
• Metodologia e boas práticas de trabalho; 
• Custos e recursos mapeados desde o início; 
• Plano de comunicação entre as partes interessadas; 
• Rotinas, métodos e tecnologias de acompanhamento. 

2. Não alinhar as expectativas com cliente e com o fornecedor

Um projeto de implantação deve ser personalizado de acordo com os objetivos e necessidades do cliente, mas com atenção às restrições do fornecedor do software. 

A pessoa que atua com esse tipo de projeto age como uma ponte entre o cliente e fornecedor, e precisa definir claramente as responsabilidades de cada parte para evitar conflitos que prejudicam a entrega no prazo e satisfação do cliente.

3. Não envolver as pessoas

O fluxo de trabalho de uma organização envolve diversas equipes e pessoas, que serão impactadas diretamente ou indiretamente pela adesão de novos softwares. 

A falta de envolvimento de todas as pessoas interessadas prejudica a coleta de informações relevantes sobre o funcionamento dos processos e necessidades específicas de cada usuário ou time. 

Assim, requisitos importantes do software ou do projeto são ignorados, reduz a adesão ao novo sistema e consequentemente, a implantação falha. 

4. Não planejar a migração do software 

Quando se trata de substituir sistemas existentes, a etapa de migração requer atenção especial. Imagine que sua empresa está implantando um software que cumpre todos os requisitos do projeto, mas ao migrar, dados críticos do cliente foram perdidos. 

Isso causa uma satisfação ruim do cliente, prejudica sua imagem profissional ou da sua consultoria de implantação, e ainda traz riscos de judicialização. 

A desativação dos sistemas antigos e a integração com outras ferramentas devem ser cuidadosamente planejadas e executadas para garantir uma transição suave e sem interrupções. 

5. Não considerar requisitos de segurança 

A segurança da informação é uma preocupação cada vez mais importante na implantação de software. 

Ignorar os requisitos de segurança, como proteção de dados, integrações seguras e infraestrutura adequada, pode expor a organização a riscos significativos, como violações de dados e perda de confiança dos clientes. 

6. Subestimar a necessidade de testes de qualidade 

Antes de implantar a nova solução em toda a empresa ou departamento, é essencial realizar testes para identificar e corrigir falhas no sistema. 

Ignorar esse passo pode resultar em experiências insatisfatórias, funcionamento inadequado do software e até perda de produtividade e receita para a organização. 

Algumas consultorias possuem um time dedicado para testes e análise de qualidade, mas envolver os usuários finais é essencial, pois podem identificar problemas que poderiam ser considerados pequenos, mas que prejudicarão toda a rotina de trabalho. 

7. Finalizar a implantação na entrega do software 

A implantação de software é um processo contínuo que exige planejamento, comunicação, gerenciamento de mudanças e acompanhamento constante. 

Então, o outro erro comum é considerar que a implantação do software está concluída assim que o software é entregue ao setor para a utilização, porque muitas falhas e dificuldades podem surgir após a implantação. 

Considere no projeto de implantação do software uma etapa de monitoramento pós-entrega, com suporte integral e dedicado ao cliente para resolver qualquer falha. Isso fará total diferença em suas métricas de satisfação. 

Falamos dos erros que você deve evitar, mas, como fazer isso? Descubra a seguir quais são as boas práticas que vão te permitir passar longe deles de fato! 

Boas práticas para uma implantação de software de sucesso 

1. Compreenda o contexto da organização  

Antes de iniciar um projeto de implantação de software, é crucial compreender quais são as principais dificuldades e oportunidades da empresa para entender os requisitos que o software deve trazer.  

Aqui, é interessante realizar um diagnóstico aprofundado do cliente, incluindo os objetivos específicos que o software visa melhorar, os processos que serão otimizados e os benefícios esperados para a empresa. 

2. Avalie o suporte do fornecedor 

O suporte também é um ponto delicado para a eficácia da implantação do software. Se o sistema contratado for difícil de utilizar no dia a dia e a equipe não tiver ajuda quando precisar, provavelmente, poucas melhorias serão obtidas.  

Então, explore ao máximo os recursos de suporte disponíveis, como documentação, tutoriais, fóruns online e contato direto com especialistas do fornecedor. Além disso, avalie também questões como disponibilidade de suporte técnico, recursos de integração e atualizações futuras.   

3. Crie um plano de implementação  

Sem planejamento os erros se tornam muito mais suscetíveis. Então, planeje: 

• Como o software será implantado;   
• Quais são as etapas a serem seguidas, tanto antes, durante e após a implantação;  
• Quem serão as pessoas afetadas;   
• Quem serão os responsáveis pela implantação do software;   
• Como o novo software será comunicado e integrado ao processo do time.   

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que organiza as atividades do projeto em pacotes de trabalho menores e mais gerenciáveis. Assim, você consegue identificar todas as tarefas necessárias para a implantação de forma mais clara. 

4. Crie um cronograma detalhado  

Um cronograma de projeto de implantação de software deve incluir todas etapas e atividades, seus prazos e interdependências com base em datas específicas.  

O gráfico de Gantt é a melhor ferramenta para acompanhar prazos dentro dos projetos. Ele apresenta as informações do cronograma de forma mais visual, ajudando a compreender o que precisa ser feito primeiro e quais atividades dependem de outras. 

Assista o vídeo abaixo e aprenda a planejar o cronograma de um projeto com as ferramentas de EAP e gráfico de Gantt do Artia: 

5. Planeje a capacitação da equipe 

O software só será implantado com sucesso se as pessoas souberem usar! Por isso, crie uma agenda de treinamentos, com materiais de apoio, tutoriais e guias para auxiliar os usuários no uso da nova ferramenta. 

Aqui, é importante considerar as diferentes necessidades e níveis de habilidade dos usuários. Algumas pessoas podem precisar de treinamento mais intensivo, enquanto outras podem preferir aprender de forma autodidata. 

Oferecer opções de treinamento flexíveis e personalizadas ajuda a garantir que todos se sintam confortáveis e competentes no uso do novo software.  

6. Monitore o uso  

A implantação de software não acaba após a entrega, é preciso acompanhar a adesão da ferramenta nos processos e no dia a dia da equipe. Então, colete dados sobre frequência de login, funcionalidades utilizadas e tempo de uso.   

Além disso, peça feedbacks frequentes para a equipe, pois essas informações ajudam a identificar áreas de melhoria no uso do software, facilitando o ajuste das estratégias. 

7. Implante um software de gestão de projetos

A tecnologia avança muito rapidamente e, com frequência, você terá que repensar os sistemas que você utiliza. Então, que tal implementar um software que vai te ajudar na implementação e gestão de todos os outros? Esse é o software de gestão de projetos!   

Ao contar com um desses, não só a sua implementação de softwares será mais fácil, como todos os outros projetos da sua organização. Essas ferramentas oferecem uma série de benefícios que podem auxiliar em todas as boas práticas mencionadas anteriormente: 

• Gestão centralizada: centralize todas as informações relacionadas à implantação de software, incluindo cronogramas, documentos, tarefas e comunicações.   
• Controle os custos e recursos: monitore o orçamento do projeto e aloque recursos de forma eficiente.   
• Planejamento visual: visualize as dependências entre as tarefas e os prazos de entrega.   
• Colaboração e comunicação: deixe todos na mesma página, compartilhe documentos, discuta ideias e atualize o status das tarefas.  
• Monitore e tenha acesso a dados: gere relatórios detalhados sobre o progresso do projeto e o desempenho da equipe.  

| Leia também: Como escolher o melhor software para consultorias?  

Baixe grátis um modelo de cronograma de projeto de implantação de software 

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Esse modelo já possui etapas e atividades pré-definidas, mas você pode adequá-lo conforme as necessidades do seu projeto!

Mas, se você quer dar um passo maior para aumentar o controle sobre seu próximo projeto, recomendamos conhecer o Artia. 

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Estrutura Analítica do Projeto (EAP) 

Inicie seu projeto quebrando as entregas em pacotes de trabalho menores para facilitar a compreensão do que precisa ser feito. 

Gráfico de Gantt

Planeje e acompanhe todos os projetos em linha do tempo, com controle de responsáveis, prazos, dependências, caminhos críticos etc. 

Alocação de Equipe

Verifique a relação entre capacidade e demanda dos profissionais disponíveis, considerando as suas competências e atividades previstas.

Portfólio de projetos

Visualize todos os projetos de serviços prestados em lista com indicadores para análise, como Desvio de Prazo, % Completo, Esforço Projetado, entre outros. 

Relatórios e status report 

Visualize um panorama claro do andamento de cada projeto, com gráficos de atividades pendentes, burndown, curva S, entre outros. 

E sabe o melhor? Tudo isso com um produto que é 100% nacional, ou seja, que te fornece suporte acessível em português e valores em reais!  

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Dúvidas frequentes sobre implatanção de software