Pauta de reunião: faça reuniões com foco e alcance resultados concretos + modelo para download

Pauta de reunião: faça reuniões com foco e alcance resultados concretos + modelo para download

Escrito por Roberto Gil Espinha

20 maio 2024

11 min de leitura

Reuniões são essenciais no ambiente corporativo. Mas, sem uma direção clara, elas podem facilmente acabar em intermináveis discussões sem resultados.  

É aí que entra a importância da pauta de reunião! Este documento serve como guia para os assuntos abordados, garantindo que o tempo gasto nas reuniões seja produtivo e que os objetivos sejam alcançados de forma real. 

O que é uma pauta de reunião?

A pauta de reunião é o documento que lista os itens a serem discutidos durante uma reunião. Assim, ela define: 

  • O objetivo da reunião; 
  • Os tópicos a serem discutidos; 
  • O tempo de discussão de cada item; 
  • Os responsáveis por cada tópico; 
  • Os resultados esperados. 

Ao trazer esses elementos, a pauta de reunião garante que todos os pontos importantes sejam abordados e traz mais objetividade para os encontros.

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Por que a pauta de reunião é importante? 

71% dos profissionais consideram que tem reuniões improdutivas e ineficientes, enquanto 65% dizem que as reuniões atrapalham o trabalho 

Harvard Business Review 

A pauta de reunião ajuda a manter a eficiência das reuniões, tornando–as mais assertivas e diretas ao ponto. Uma pauta bem elaborada pode: 

  • Manter o foco nos objetivos estabelecidos; 
  • Permitir uma melhor preparação dos participantes; 
  • Garantir que nenhum tema importante seja esquecido; 
  • Priorizar as informações a serem discutidas; 
  • Facilitar a gestão do tempo, garantindo que cada item seja discutido dentro dos limites de tempo estabelecidos; 
  • Promover a participação de todos os membros da equipe;  
  • Aumentar a colaboração na tomada de decisões. 

Atenção! A pauta de reunião apresenta os elementos principais a serem discutidos em uma reunião, mas isso não é a mesma coisa que a ata de reunião. Veja as diferenças: 

Pauta de reunião X Ata de reunião 

Pauta de reunião e ata são muito confundidas porque ambas são documentos com o objetivo de garantir que as reuniões sejam mais produtivas e que as informações sejam registradas adequadamente. Porém, a pauta é uma preparação para a reunião, enquanto a ata é uma documentação do que ocorre durante a reunião.  

Dessa forma, ambas registram os dados e apresentam uma linha cronológica da reunião, mas em formatos e momentos diferentes.  

Agora que você já sabe a diferença entre pauta de reunião e ata, confira quais são os elementos fundamentais para construir uma pauta de reunião eficaz:  

6 Elementos essenciais para criar uma pauta de reunião 

1. Dados gerais da reunião 

Informe qual a data, hora, local (se presencial), plataforma (se online) e participantes da reunião. 

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2. Objetivo da reunião  

Descreva a motivação para o encontro, estabelecendo um propósito claro para a reunião e direcionando qual será o tema abordado.  

3. Tópicos da agenda 

Liste os principais assuntos a serem abordados durante a reunião de forma clara e concisa. Além disso, determine quanto tempo será dedicado a cada tópico da pauta para garantir que haja tempo suficiente para todos os assuntos.  

4. Responsáveis 

Indique quem será responsável por apresentar ou liderar a discussão de cada tópico. 

5. Materiais de apoio 

Se houver documentos, relatórios ou outros materiais relevantes para os tópicos da reunião, disponibilize-os como anexos na pauta. 

6. Resultados esperados 

Descreva o que se espera alcançar com a reunião, por exemplo tomar uma decisão, desenvolver um projeto, ter ideias de melhorias para um produto etc. 

Pensar nesses 6 elementos garantirá uma pauta de reunião bastante completa. Porém, ao elaborá-la, é importante também considerar o tipo de reunião, pois isso afetará a delimitação desses elementos. Então, veja alguns exemplos de reuniões comuns aos projetos e como a pauta de reunião pode ser elaborada para cada uma delas:  

Exemplos de pautas de reunião  

Reunião de planejamento 

  • Data: 12/06 
  • Hora: 14:00 
  • Local: Sala de reuniões 04 (2º Andar)  

Objetivo da reunião:  

Definir os objetivos, escopo, recursos, cronograma e estratégias para o projeto X. 

Agenda: 

1. (10 minutos) Apresentação do contexto do projeto, incluindo: motivação e necessidades do projeto, alinhamento com os objetivos estratégicos da organização, público-alvo e principais beneficiários. [gerente de projetos] 

2. (20 minutos) Definição dos objetivos do projeto: discussão aberta para definir os objetivos SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporizáveis) do projeto. [todos os membros da equipe] 

3. (20 minutos) Definição do escopo e dos requisitos: discussão aberta para definir principais funcionalidades e características do produto/serviço a ser desenvolvido, limitações do projeto, viabilidade e recursos disponíveis. [todos os membros da equipe] 

4. (30 minutos) Montagem da Estrutura Analítica do Projeto (EAP): discussão aberta para definir as atividades necessárias do projeto e os prazos iniciais da execução. [todos os membros da equipe] 

6. (15 minutos) Atribuição de recursos e responsabilidades: atribuição de qual membro do time será responsável por cada tarefa da EAP. [gerente de projetos] 

| Leia também: como fazer EAP na gestão de projetos 

Reunião de Status do Projeto 

  • Data: 12/06 
  • Hora: 10:00 
  • Plataforma: Zoom 

Objetivo da Reunião: 

Atualizar a equipe sobre o status do projeto X, identificar problemas e desafios, discutir planos de ação e comunicar os próximos passos. 

Agenda: 

1. (20 minutos) Revisão do progresso em relação ao plano: apresentar o progresso geral do projeto, incluindo: o avanço das tarefas na EAP, o cumprimento dos prazos definidos e indicadores de desempenho do projeto (KPIs). [gerente de projetos] 

2. (20 minutos) Identificação de problemas e desafios: analisar impedimentos que afetaram o andamento do projeto, riscos potenciais e dificuldades na colaboração entre as equipes. [cada membro da equipe apresenta os problemas ou desafios que encontrou em sua área de responsabilidade] 

3. (30 minutos) Busca por soluções e desenvolvimento de planos de ação: discussão de medidas a serem tomadas, recursos necessários e prazos para implementação das soluções. [discussão aberta + definição do gerente de projetos]

4. (15 minutos) Atualização do cronograma e dos marcos: ajustar o cronograma geral do projeto conforme os novos planos traçados. [gerente de projetos] 

5. (10 minutos) Delimitar os próximos passos: definir tarefas prioritárias, prazos e responsabilidades para cada tarefa, pontos de atenção e novas metas para os KPÌs. [gerente de projetos] 

Reunião de Brainstorming: 

  • Data: 12/06 
  • Hora: 16:00 
  • Local: Sala de reuniões 09 (3º Andar)  

Objetivo da Reunião: 

Gerar ideias criativas e soluções inovadoras para o projeto X através da chuva de ideias (brainstorm)

Agenda: 

1. (10 minutos) Apresentação do desafio: esclarecer qual o contexto do projeto e qual o problema para o qual devem ser geradas novas ideias. [gerente de projetos] 

2. (30 minutos) Geração de ideias: aplicar a técnica de brainstorming escolhida para a geração de ideias, estimular a participação de todos e buscar ideias diferentes. [todos os membros da equipe] 

3. (30 minutos) Discussão e seleção de ideias: análise das ideias geradas em grupo, com foco em avaliar se as ideias podem ser implementadas na prática, quais os impactos delas e quais as mais inovadoras. [gerente de projetos + discussão aberta] 

4. (15 minutos) Comunicação dos próximos passos: definir como as ideias serão desenvolvidas, estabelecendo prazos para reuniões de planejamento das ideias e comunicação do plano de ação. [gerente de projetos] 

Reunião de Sprint Retrospective: 

  • Data: 12/06 
  • Hora: 08:00 
  • Plataforma: Google Meet 

Objetivo da Reunião: 

Facilitar a reflexão da equipe sobre o desempenho durante a Sprint, identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria para as próximas Sprints. 

Agenda: 

1. (10 minutos) Revisão da Sprint: breve revisão dos objetivos da Sprint e do que foi realizado. [gerente de projetos] 

2. (30 minutos) Identificação de desafios e oportunidades: esclarecer o que funcionou bem, o que a equipe se orgulha de ter realizado e o que não saiu da forma esperada. [cada membro da equipe apresenta suas dificuldades e acertos] 

3. (50 minutos) Oportunidades de melhoria: discussão em grupo para identificar oportunidades de melhoria para as próximas Sprints, focando em processos que podem ser otimizados, habilidades que podem ser desenvolvidas e alternativas aos desvios. [discussão aberta] 

4. (15 minutos) Sintetizar as lições aprendidas: pontuar os principais pontos trazidos na discussão e alinhas quais as mudanças acordadas para a próxima Sprint. [gerente de projetos] 

A pauta de reunião é uma excelente forma de otimizar as reuniões, mas existem mais algumas estratégias que podem otimizar o seu tempo e torná-las muito mais produtivas. Confira a seguir!  

BÔNUS: 5 estratégias para tornar as reuniões mais produtivas 

1. Tenha certeza de que a reunião é realmente necessária 

Antes de agendar uma reunião, faça uma análise crítica para determinar se ela é realmente necessária. Considere se outros métodos de comunicação, como e-mail ou chats online não poderiam resolver o objetivo proposto. 

2. Crie e compartilhe a pauta com antecedência 

Compartilhar a pauta com antecedência permite que a equipe se prepare e possa contribuir de maneira mais significativa durante a reunião. 

3. Elenque os assuntos de acordo com a prioridade 

A pauta de reunião é uma ótima guia para as reuniões. Porém, na prática, sabemos é difícil as coisas sempre saírem como o planejado. Então, organize os tópicos da pauta em uma ordem lógica e priorize aqueles que são mais importantes ou urgentes. Assim, caso a pauta não possa ser cumprida em sua totalidade, você garante que os assuntos essenciais tenham sido abordados.  

4. Saia da reunião com checklist de ações e responsáveis 

Ao final da reunião, crie um checklist de todas as ações e definições geradas, de forma que cada membro da equipe saiba como continuar seu trabalho após o término da reunião. 

5. Monte uma ata da reunião 

Documentar os principais pontos discutidos, decisões tomadas e ações acordadas em uma ata de reunião ajuda a elaborar os próximos passos. Isso também ajudará a construir pautas futuras mais alinhadas e completas. 

Agora que você já sabe tudo sobre a pauta de reunião e como utilizá-la de forma produtiva, é hora de pôr a mão na massa! Baixe o modelo gratuito de pauta de reunião e comece hoje a ter reuniões mais eficientes:  

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Dúvidas frequentes

O que é uma pauta de reunião? 

A pauta de reunião é o documento que lista os itens a serem discutidos durante uma reunião, como objetivos, tópicos e duração de cada assunto a ser abordado.  

Qual a diferença entre pauta e ata de reunião? 

Tanto a pauta de reunião quanto a ata são documentos com as principais informações de uma reunião. A principal diferença entre elas é o momento de criação, porque a pauta é realizada antes da reunião, enquanto a ata é produzida durante a reunião.

O que colocar na pauta de reunião?

A pauta de reunião deve conter 6 elementos: dados gerais; objetivos da reunião; agenda de tópicos a serem discutidos; responsáveis por cada tópico; materiais de apoio; e resultados esperados. 

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.