O plano de comunicação é uma ferramenta essencial para garantir que todas as partes interessadas fiquem informadas, estejam alinhadas e sejam envolvidas no projeto. É através dele que a comunicação será gerenciada, definindo quem será responsável, quais canais serão utilizados e como as informações serão abordadas.
Se você quer saber mais sobre o plano de comunicação, neste texto você verá:
O que você vai aprender:
O que é e qual o papel do plano de comunicação do projeto?
Um projeto envolve a participação de diversos stakeholders e, para que todos trabalhem em conjunto em prol dos objetivos, a comunicação é essencial. Nesse contexto, o plano de comunicação do projeto é a ferramenta que transforma essa comunicação em algo claro, eficiente e estratégico.
Com ele, você garante:
- Clareza: todos sabem o que esperar, quando esperar e como se comunicar.
- Alinhamento: equipe e stakeholders estão alinhados com os objetivos e engajados na execução.
- Redução de riscos: problemas são identificados, comunicados e resolvidos antes que gerem grandes prejuízos.
- Decisões inteligentes: ações são tomadas com base informações precisas e atualizadas.
- Documentação e referência: fornece um registro formal das comunicações do projeto, que pode ser usado para referência futura e auditorias.
- Sucesso: as partes interessadas trabalham com mais confiança e colaboração, aumentando as chances de alcançar os objetivos do projeto.
Além de evitar mal-entendidos e alinhar as expectativas entre as partes interessadas, o plano de comunicação também auxilia a relacionar corretamente as informações das outras áreas de gestão. Por isso, ele é indispensável para uma gestão de projetos completa e eficaz.
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Elementos de um plano de comunicação do projeto
Um plano de comunicação do projeto bem estruturado é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página e, para isso, ele deve conter:
Objetivos de comunicação
Definir qual o propósito do plano de comunicação, como manter os stakeholders informados, garantir a transparência ou promover a colaboração.
Mensagem
Estabelecer o que será dito sobre o projeto aos stakeholders, como comunicação dos objetivos do projeto, progresso, mudanças e riscos identificados.
Frequência de comunicação
Definir a frequência (diária, semanal, mensal) com que as informações serão comunicadas.
Método de entrega
Definir como a informação será entregue e como cada stakeholder receberá, como reuniões, e-mails, boletins informativos, relatórios ou outros meios digitais.
Canal
Especificar por qual ferramenta a informação será compartilhada. Aqui, dependerá das ferramentas que sua empresa usa.
Stakeholders
Identificar quais as partes interessadas envolvidas no projeto e analisar as necessidades de comunicação de cada uma delas.
Responsabilidades
Designar responsáveis pela distribuição das mensagens e pela manutenção dos canais de comunicação.
7 passos para montar um plano de comunicação do projeto eficaz
1. Defina os objetivos de comunicação
O primeiro passo para criar um plano de comunicação do projeto eficaz é entender o papel dele no projeto.
- Entenda o contexto do projeto: verifique quais os dados mais relevantes e quais os pontos de atenção do projeto.
- Determine o que deseja alcançar com a comunicação: o plano de comunicação pode ter diferentes objetivos, como informar, engajar ou motivar os stakeholders, por exemplo.
- Seja específico: defina metas SMART – específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.
2. Identifique os stakeholders
Os stakeholders são todas as pessoas, grupos ou organizações que têm interesse ou podem ser afetados pelo projeto. Conhecer quem são eles e entender suas necessidades é fundamental para desenvolver um plano de comunicação assertivo.
- Crie uma lista de stakeholders: examine documentos relevantes do projeto, faça pesquisas de mercado e sessões de brainstorm a fim de mapear todos os stakeholders.
- Classifique as partes interessadas: categorize os stakeholders em grupos como internos, externos, primários, secundários, etc.
- Entenda as necessidades e expectativas: identifique o que cada parte interessada espera e qual seu nível de influência no projeto.
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3. Analise as necessidades de comunicação
Após identificar os stakeholders, é essencial entender que tipo de informações eles precisam, a frequência e o melhor meio para comunicá-las. Para isso, segmente a comunicação de acordo com:
- Tipo de informação: status do projeto, potenciais riscos, problemas emergentes, alterações no escopo, metas alcançadas etc.
- Frequência de comunicação: determine a regularidade com que diferentes stakeholders receberão cada tipo de comunicação, como report diário para a equipe do projeto e atualizações mensais para os patrocinadores, por exemplo.
- Meio de comunicação: determine o canal pelo qual os stakeholders receberão cada tipo de comunicação.
- Nível de detalhe: estabeleça o detalhamento necessário para cada tipo de informação e stakeholder.
DICA!
Utilize o mapa de stakeholders para agilizar essa análise e construir uma estratégia de comunicação mais clara.
4. Crie um cronograma de comunicação
A comunicação vai muito além de simplesmente replicar mensagens, ela envolve a coleta de dados, preparo das informações e retorno dos stakeholders. Por isso, é importante criar um cronograma de como os processos serão aplicados na prática.
- Liste as atividades: identifique todas as atividades de comunicação necessárias para o projeto, como reuniões, relatórios, e-mails, workshops etc.
- Estabeleça uma sequência lógica: análise qual a relação entre as atividades e dependências entre os tipos de comunicação. Por exemplo, para fazer uma reunião mensal pode ser preciso antes enviar e reunir todos os relatórios do período.
- Atribua responsabilidades: defina quem será responsável por comunicar e gerenciar cada atividade de comunicação.
- Crie um calendário detalhado: organize todas essas informações em um calendário estruturado, que inclua todas as atividades de comunicação, suas datas e responsáveis.
5. Capacite a equipe
O quinto passo do plano de comunicação é garantir que a comunicação seja eficiente, a partir de treinamentos para desenvolver boas práticas de comunicação. Aqui, existem dois elementos principais: a comunicação assertiva e segurança da informação.
Para alcançar uma equipe capacitada, considere:
- Fazer sessões de treinamento focados em técnicas de comunicação eficaz.
- Montar workshops para treinar os membros da equipe a expressar suas ideias de maneira clara, concisa e respeitosa.
- Incentivar a escuta ativa e a compreensão das necessidades dos outros.
- Educar a equipe sobre práticas de segurança da informação, incluindo proteção de dados pessoais e corporativos.
- Explicar os riscos associados ao vazamento de informações e a importância de manter a confidencialidade.
6. Colete feedbacks
A comunicação só será eficiente se as partes interessadas compreenderem as mensagens. Por isso, implemente métodos para coletar feedback sobre as comunicações e entender se elas de fato estão funcionando. Isso pode ser feito através de:
- Reuniões de feedback
- Formulários online
- Entrevistas individuais
- Caixa de sugestões
7. Monitore e ajuste o plano de comunicação do projeto
A comunicação não é um evento único, mas um processo contínuo que deve ser adaptado às necessidades do projeto e do ambiente. Por isso, o último e não menos importante passo é monitorar e ajustar o plano de comunicação periodicamente.
| Acompanhe os avanços do projeto com o status report:
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Dúvidas frequentes
Como se faz um plano de comunicação do projeto?
Um plano de comunicação pode ser feito em 7 passos:
1. Defina os objetivos de comunicação
2. Identifique os stakeholders
3. Analise as necessidades de comunicação
4. Crie um cronograma de comunicação
5. Capacite a equipe
6. Colete feedbacks
7. Monitore e ajuste o plano de comunicação
O que tem no plano de comunicação do projeto?
Um plano de comunicação deve conter:
– Objetivos de comunicação
– Stakeholders (público-alvo)
– Mensagem
– Canais de comunicação
– Frequência de comunicação
– Responsabilidades
