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Plano de comunicação do projeto: 7 passos para ter mais alinhamento nos projetos
Projetos

Plano de comunicação do projeto: 7 passos para ter mais alinhamento nos projetos

Escrito por Roberto Gil Espinha

03 jul 2024

9 min de leitura

O plano de comunicação é uma ferramenta essencial para garantir que todas as partes interessadas fiquem informadas, estejam alinhadas e sejam envolvidas no projeto. É através dele que a comunicação será gerenciada, definindo quem será responsável, quais canais serão utilizados e como as informações serão abordadas.  

Se você quer saber mais sobre o plano de comunicação, neste texto você verá:  

O que você vai aprender:

  • O que é e qual o papel do plano de comunicação do projeto?  
  • Elementos de um plano de comunicação do projeto 
    • 7 passos para montar um plano de comunicação do projeto eficaz  
      • Comece já! Template gratuito de plano de comunicação do projeto
      • Dúvidas frequentes

        O que é e qual o papel do plano de comunicação do projeto?  

        Um projeto envolve a participação de diversos stakeholders e, para que todos trabalhem em conjunto em prol dos objetivos, a comunicação é essencial. Nesse contexto, o plano de comunicação do projeto é a ferramenta que transforma essa comunicação em algo claro, eficiente e estratégico.  

        Com ele, você garante: 

        • Clareza: todos sabem o que esperar, quando esperar e como se comunicar. 
        • Alinhamento: equipe e stakeholders estão alinhados com os objetivos e engajados na execução. 
        • Redução de riscos: problemas são identificados, comunicados e resolvidos antes que gerem grandes prejuízos. 
        • Decisões inteligentes: ações são tomadas com base informações precisas e atualizadas. 
        • Documentação e referência: fornece um registro formal das comunicações do projeto, que pode ser usado para referência futura e auditorias. 
        • Sucesso: as partes interessadas trabalham com mais confiança e colaboração, aumentando as chances de alcançar os objetivos do projeto. 

        Além de evitar mal-entendidos e alinhar as expectativas entre as partes interessadas, o plano de comunicação também auxilia a relacionar corretamente as informações das outras áreas de gestão. Por isso, ele é indispensável para uma gestão de projetos completa e eficaz.

        | Aprofunde seu conhecimento: [E-BOOK] Guia completo da Gestão de Projetos 

        Elementos de um plano de comunicação do projeto 

        Um plano de comunicação do projeto bem estruturado é fundamental para garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página e, para isso, ele deve conter:  

        Objetivos de comunicação 

        Definir qual o propósito do plano de comunicação, como manter os stakeholders informados, garantir a transparência ou promover a colaboração. 

        Mensagem 

        Estabelecer o que será dito sobre o projeto aos stakeholders, como comunicação dos objetivos do projeto, progresso, mudanças e riscos identificados. 

        Frequência de comunicação 

        Definir a frequência (diária, semanal, mensal) com que as informações serão comunicadas. 

        Método de entrega

        Definir como a informação será entregue e como cada stakeholder receberá, como reuniões, e-mails, boletins informativos, relatórios ou outros meios digitais. 

        Canal

        Especificar por qual ferramenta a informação será compartilhada. Aqui, dependerá das ferramentas que sua empresa usa.

        Stakeholders 

        Identificar quais as partes interessadas envolvidas no projeto e analisar as necessidades de comunicação de cada uma delas.

        26. Ebook - Gerenciamento de Stakeholders

        Responsabilidades 

        Designar responsáveis pela distribuição das mensagens e pela manutenção dos canais de comunicação.

        7 passos para montar um plano de comunicação do projeto eficaz  

        1. Defina os objetivos de comunicação 

        O primeiro passo para criar um plano de comunicação do projeto eficaz é entender o papel dele no projeto. 

        • Entenda o contexto do projeto: verifique quais os dados mais relevantes e quais os pontos de atenção do projeto.  
        • Determine o que deseja alcançar com a comunicação: o plano de comunicação pode ter diferentes objetivos, como informar, engajar ou motivar os stakeholders, por exemplo.  
        • Seja específico: defina metas SMART – específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.  

        2. Identifique os stakeholders 

        Os stakeholders são todas as pessoas, grupos ou organizações que têm interesse ou podem ser afetados pelo projeto. Conhecer quem são eles e entender suas necessidades é fundamental para desenvolver um plano de comunicação assertivo. 

        • Crie uma lista de stakeholders: examine documentos relevantes do projeto, faça pesquisas de mercado e sessões de brainstorm a fim de mapear todos os stakeholders.  
        • Classifique as partes interessadas: categorize os stakeholders em grupos como internos, externos, primários, secundários, etc. 
        • Entenda as necessidades e expectativas: identifique o que cada parte interessada espera e qual seu nível de influência no projeto. 

        | Veja também: [WEBINAR] Quem são as partes interessadas do seu projeto? 

        3. Analise as necessidades de comunicação 

        Após identificar os stakeholders, é essencial entender que tipo de informações eles precisam, a frequência e o melhor meio para comunicá-las. Para isso, segmente a comunicação de acordo com:  

        • Tipo de informação: status do projeto, potenciais riscos, problemas emergentes, alterações no escopo, metas alcançadas etc. 
        • Frequência de comunicação: determine a regularidade com que diferentes stakeholders receberão cada tipo de comunicação, como report diário para a equipe do projeto e atualizações mensais para os patrocinadores, por exemplo. 
        • Meio de comunicação: determine o canal pelo qual os stakeholders receberão cada tipo de comunicação.  
        • Nível de detalhe: estabeleça o detalhamento necessário para cada tipo de informação e stakeholder. 

        DICA!  

        Utilize o mapa de stakeholders para agilizar essa análise e construir uma estratégia de comunicação mais clara.  

        mapa-de-stakeholders

        4. Crie um cronograma de comunicação  

        A comunicação vai muito além de simplesmente replicar mensagens, ela envolve a coleta de dados, preparo das informações e retorno dos stakeholders. Por isso, é importante criar um cronograma de como os processos serão aplicados na prática.  

        • Liste as atividades: identifique todas as atividades de comunicação necessárias para o projeto, como reuniões, relatórios, e-mails, workshops etc. 
        • Estabeleça uma sequência lógica: análise qual a relação entre as atividades e dependências entre os tipos de comunicação. Por exemplo, para fazer uma reunião mensal pode ser preciso antes enviar e reunir todos os relatórios do período.   
        • Atribua responsabilidades: defina quem será responsável por comunicar e gerenciar cada atividade de comunicação. 
        • Crie um calendário detalhado: organize todas essas informações em um calendário estruturado, que inclua todas as atividades de comunicação, suas datas e responsáveis. 
        modelo-plano-de-comunicacao-do-projeto
        Modelo de Plano de Comunicação do Projeto

        5. Capacite a equipe 

        O quinto passo do plano de comunicação é garantir que a comunicação seja eficiente, a partir de treinamentos para desenvolver boas práticas de comunicação. Aqui, existem dois elementos principais: a comunicação assertiva e segurança da informação. 

        Para alcançar uma equipe capacitada, considere:  

        • Fazer sessões de treinamento focados em técnicas de comunicação eficaz. 
        • Montar workshops para treinar os membros da equipe a expressar suas ideias de maneira clara, concisa e respeitosa. 
        • Incentivar a escuta ativa e a compreensão das necessidades dos outros. 
        • Educar a equipe sobre práticas de segurança da informação, incluindo proteção de dados pessoais e corporativos. 
        • Explicar os riscos associados ao vazamento de informações e a importância de manter a confidencialidade. 

        6. Colete feedbacks 

        A comunicação só será eficiente se as partes interessadas compreenderem as mensagens. Por isso, implemente métodos para coletar feedback sobre as comunicações e entender se elas de fato estão funcionando. Isso pode ser feito através de:  

        1. Reuniões de feedback 
        1. Formulários online 
        1. Entrevistas individuais 
        1. Caixa de sugestões 

        7. Monitore e ajuste o plano de comunicação do projeto

        A comunicação não é um evento único, mas um processo contínuo que deve ser adaptado às necessidades do projeto e do ambiente. Por isso, o último e não menos importante passo é monitorar e ajustar o plano de comunicação periodicamente. 

        | Acompanhe os avanços do projeto com o status report:  

        Agora que você já sabe como montar um plano de comunicação, que tal começar o seu e ter projetos mais alinhados? Baixe o modelo gratuito que preparamos para você! 

        Comece já! Template gratuito de plano de comunicação do projeto

        Um plano de comunicação bem elaborado é uma ferramenta poderosa para garantir que os projetos sejam conduzidos da maneira certa, promovendo um ambiente colaborativo e transparente. 

        Pronto para alcançar isso nos seus projetos? Baixe o template de plano de comunicação do Artia e dê o próximo passo rumo a mais resultados.

        Dúvidas frequentes

        Como se faz um plano de comunicação do projeto? 

        modelo-plano-de-comunicacao-do-projeto

        Um plano de comunicação pode ser feito em 7 passos:  
        1. Defina os objetivos de comunicação 
        2. Identifique os stakeholders 
        3. Analise as necessidades de comunicação 
        4. Crie um cronograma de comunicação  
        5. Capacite a equipe 
        6. Colete feedbacks 
        7. Monitore e ajuste o plano de comunicação 

        O que tem no plano de comunicação do projeto? 

        modelo-plano-de-comunicacao-do-projeto

        Um plano de comunicação deve conter:  
        – Objetivos de comunicação 
        – Stakeholders (público-alvo) 
        – Mensagem 
        – Canais de comunicação 
        – Frequência de comunicação 
        – Responsabilidades 

        Roberto Gil Espinha
        Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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