Quais os passos fundamentais para implantação de gestão por processos nas organizações

Diante de uma série de novos desafios apresentados pelo mercado, como o aumento da concorrência e o surgimento de clientes ainda mais exigentes, muitas empresas precisaram apostar na inovação para manter a competitividade. Além de integrarem a tecnologia à rotina operacional, algumas dessas organizações perceberam que, na verdade, a grande mudança deveria partir da própria gestão, já que a flexibilidade tem se tornado um aspecto diferencial para qualquer negócio. É dentro desse contexto que a gestão por processos foi criada.

Basicamente, a gestão por processos busca a interação entre as diversas atividades realizadas pela empresa, substituindo o velho foco departamental. A grande vantagem desse modelo é que, com a descentralização de poder e maior dinamismo e flexibilidade, a organização pode facilmente se adaptar à qualquer oportunidade ou ameaça que sejam apresentadas externamente, permitindo, ainda, o aumento da eficiência dos processos.

É claro que assim como qualquer mudança a gestão por processos precisa ser implementada de forma gradual. Por isso, resolvemos apresentar um guia com 5 passos para que você implemente esse tipo de modelo da maneira mais natural na sua empresa. Confira!


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1º Passo: mapas e detalhamentos

Para gerir, é preciso conhecer, certo? Por isso, dizemos que a elaboração do Mapa Geral de Processos é uma das primeiras etapas para estabelecer uma gestão por processos eficiente e eficaz. Esse mapeamento permite a definição de padrões, fazendo com que seja observado com clareza todo o potencial de integração e de automação. Assim, o empreendedor saberá exatamente quais são os atributos dos processos da empresa, definindo custos de atividades que compõe o processo ou dimensionando o tamanho da equipe para cada um deles.

2º Passo: indicadores de desempenho

Claro, não poderíamos nos esquecer de que uma das principais funções do administrador é controlar. Por isso, a definição e utilização dos indicadores de desempenho também é um papel muito importante durante a implementação de uma gestão por processos. Não podemos nos esquecer de que o objetivo de utilizar esse tipo de modelo de gestão é a melhoria e a otimização da empresa e isso não será possível sem um monitoramento contínuo através desses indicadores.

3º Passo: as quatro oportunidades de melhoria

Um dos principais objetivos da gestão por processos é o fato de que a eficiência da empresa será garantida. O retrabalho, os desperdícios e os riscos são fatores que são reduzidos. Para que isso aconteça, no entanto, é preciso identificar as quatro oportunidades de melhoria, que podem aparecer durante a fase de mapeamento ou através de análises posteriores por meio de indicadores. São quatro alternativas básicas: incrementar, automatizar, simplificar e eliminar. Sendo que, nos dois primeiros casos procuramos ganhos em escala e nos dois últimos a simplificação da atividade ou, até mesmo, sua total exclusão dos processos.

4º Passo: treinamento e cuidados

É importante deixar claro que a gestão por processos requer que a empresa adote uma nova postura, principalmente cultural. Por isso, não basta que existam equipes internas de controle para revisar as práticas, mas, sim, é preciso conscientizar todos os colaboradores acerca da importância do fluxo de atividades que foi definido. É fundamental, portanto, que a gestão por processos seja realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo.

Você já adota uma gestão por processos na sua empresa? Quais foram os resultados? Deixe o seu comentário!

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