Quais os passos fundamentais para implantação de gestão por processos nas organizações?

Quais os passos fundamentais para implantação de gestão por processos nas organizações

Diante de uma série de novos desafios apresentados pelo mercado, como o aumento da concorrência e o surgimento de clientes ainda mais exigentes, muitas empresas precisaram apostar na inovação para manter a competitividade. Além de integrarem a tecnologia à rotina operacional, algumas dessas organizações perceberam que, na verdade, a grande mudança deveria partir da própria gestão, já que a flexibilidade tem se tornado um aspecto diferencial para qualquer negócio. É dentro desse contexto que a gestão por processos foi criada.

Basicamente, a gestão por processos busca a interação entre as diversas atividades realizadas pela empresa, substituindo o velho foco departamental. A grande vantagem desse modelo é que, com a descentralização de poder e maior dinamismo e flexibilidade, a organização pode facilmente se adaptar à qualquer oportunidade ou ameaça que sejam apresentadas externamente, permitindo, ainda, o aumento da eficiência dos processos.

É claro que assim como qualquer mudança a gestão por processos precisa ser implementada de forma gradual. Por isso, resolvemos apresentar um guia com 5 passos para que você implemente esse tipo de modelo da maneira mais natural na sua empresa. Confira!

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Passos para implantação de gestão por processos

  • 1º Passo: mapas e detalhamentos
  • 2º Passo: indicadores de desempenho
  • 3º Passo: as quatro oportunidades de melhoria
  • 4º Passo: treinamento e cuidados

1º Passo: mapas e detalhamentos

Para gerir, é preciso conhecer, certo? Por isso, dizemos que a elaboração do Mapa Geral de Processos é uma das primeiras etapas para estabelecer uma gestão por processos eficiente e eficaz. Esse mapeamento permite a definição de padrões, fazendo com que seja observado com clareza todo o potencial de integração e de automação. Assim, o empreendedor saberá exatamente quais são os atributos dos processos da empresa, definindo custos de atividades que compõe o processo ou dimensionando o tamanho da equipe para cada um deles.

2º Passo: indicadores de desempenho

Claro, não poderíamos nos esquecer de que uma das principais funções do administrador é controlar. Por isso, a definição e utilização dos indicadores de desempenho também é um papel muito importante durante a implementação de uma gestão por processos. Não podemos nos esquecer de que o objetivo de utilizar esse tipo de modelo de gestão é a melhoria e a otimização da empresa e isso não será possível sem um monitoramento contínuo através desses indicadores.

3º Passo: as quatro oportunidades de melhoria

Um dos principais objetivos da gestão por processos é o fato de que a eficiência da empresa será garantida. O retrabalho, os desperdícios e os riscos são fatores que são reduzidos. Para que isso aconteça, no entanto, é preciso identificar as quatro oportunidades de melhoria, que podem aparecer durante a fase de mapeamento ou através de análises posteriores por meio de indicadores. São quatro alternativas básicas: incrementar, automatizar, simplificar e eliminar. Sendo que, nos dois primeiros casos procuramos ganhos em escala e nos dois últimos a simplificação da atividade ou, até mesmo, sua total exclusão dos processos.

4º Passo: treinamento e cuidados

É importante deixar claro que a gestão por processos requer que a empresa adote uma nova postura, principalmente cultural. Por isso, não basta que existam equipes internas de controle para revisar as práticas, mas, sim, é preciso conscientizar todos os colaboradores acerca da importância do fluxo de atividades que foi definido. É fundamental, portanto, que a gestão por processos seja realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo.

Você já adota uma gestão por processos na sua empresa? Quais foram os resultados? Deixe o seu comentário!

 

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