Qualidade em projetos: por que você deve se preocupar?

A razão de existência de qualquer empresa é o cliente, e, por isso, satisfazê-lo deve ser o principal objetivo da sua equipe. Para atingir esse resultado, é fundamental primar pela qualidade em projetos, que nada mais é do que o quanto a proposta é capaz de atender aos requisitos e satisfazer o usuário final do produto ou serviço.

Não é incomum o projeto estar em conformidade com as exigências levantadas, mas, no entanto, não suprir as necessidades do cliente. E quando o assunto é qualidade, devemos entender que é possível relacionar esse conceito dentro do gerenciamento de projetos de duas maneiras: associado à qualidade nos processos de gestão do projeto ou ao produto ou serviço que de fato será entregue.

Segundo o Guia PMBOK, a qualidade em projetos pode ser definida como o nível de satisfação que um conjunto de características inerentes pode alcançar. Portanto, um projeto considerado de qualidade é aquele desenvolvido de acordo com as especificações, os requisitos e a adequação ao uso.

Prezar pela boa qualidade em projetos é importante não só para satisfazer o seu público-alvo, mas também para melhorar o desenho e diminuir o índice de retrabalho, a fim de que o resultado seja coerente com as exigências solicitadas.

Quer aumentar a eficiência das propostas desenvolvidas pela sua equipe? Confira, abaixo, quais são os fatores necessários para definir um padrão de qualidade e de que maneira fazer essa gestão:

Como definir um padrão de qualidade para as entregas?

Para obter bons resultados em um projeto, é preciso estabelecer um padrão de qualidade para entregas, que consiste em um planejamento que use as métricas apropriadas para mensurar desde a organização até a eficiência de cada atividade executada, levando em consideração os critérios de aceitação e os responsáveis por essa demanda.

O ideal é relacionar os padrões de qualidade que a organização determina ou que a área do projeto exige. Em termos de aceitação dos subprodutos listados, é preciso associar os requisitos analisados para que estes sejam aceitos quando estiverem completos.

Primeiramente, estipule o valor esperado para cada um dos critérios de qualidade. Em seguida, designe pessoas que deverão garantir e controlar o desempenho das tarefas a serem realizadas.

Os passos para estabelecer o padrão de qualidade são:

• compreender o máximo possível sobre o que o cliente almeja como resultado. Afinal, a satisfação é um indicador preponderante do sucesso de um projeto;
• fornecer os recursos necessários para que a equipe tenha condições de executar as atividades tal como exigido pela alta gerência e, assim, possa colocar o padrão de qualidade em prática;
• realizar auditorias de qualidade independentes e periodicamente. Desse modo, pode-se saber que o projeto está sendo bem desenvolvido, conforme a perspectiva da empresa. As informações levantadas nesse processo servem para corrigir eventuais problemas antes da entrega final;
• deixar o documento do plano de qualidade disponível para que todos os membros da equipe possam acessá-lo quando necessário e consigam cumprir com os termos determinados.

Quais são os processos de gerência de qualidade?

Há diversas métricas para gerenciar a qualidade, e um dos exemplos mais conhecidos é o ISO. Porém, independentemente da métrica escolhida, é necessário que o gerente do projeto estimule e promova a conscientização dos seus colaboradores a respeito desse conhecimento imprescindível e incentive a busca contínua pela qualidade, além de propiciar as condições necessárias para que ela seja obtida.

Para fazer o acompanhamento de projetos, você deve realizar os seguintes processos:

1. Planejar a gestão da qualidade

Nesse primeiro momento, é feita a identificação de exigências e padrões de qualidade da proposta a ser desenvolvida. A partir disso, define-se como os requisitos serão atendidos. Aqui, você tem que descrever os critérios e, posteriormente, quando estes serão verificados durante a execução do projeto.

É de suma importância que todas as tarefas listadas estejam em plena harmonia com as políticas de qualidade da empresa, garantindo que não haja conflitos que interfiram negativamente nas etapas de execução da proposta.

2. Realizar a garantia da qualidade

O segundo processo de gerenciamento de qualidade se dá pelo acompanhamento de como as  métricas serão postas em prática. Assim sendo, é feita uma auditoria de exigências e resultados, a fim de mensurar o controle de qualidade, garantindo a certificação de que todas as fases do projeto serão cumpridas com o rigor dos padrões estabelecidos.

Se a auditoria indicar que os requisitos estão sendo obedecidos, o gerente pode autorizar o andamento do projeto. Esse procedimento é importante para que, se a análise for negativa, você possa rever o que está errado e trabalhar para reverter os problemas identificados, evitando que eles sejam percebidos apenas na entrega ao cliente — o que gera insatisfação e desqualifica a reputação do negócio.

3. Controle da qualidade

O último estágio é o de controle da qualidade, tendo como objetivo excluir as causas dos desempenhos considerados inadequados dentro do projeto. Tendo isso como base, deve-se fazer o monitoramento específico dos resultados da proposta para comprovar se estes estão em consonância com as expectativas do cliente, conforme a ordem abaixo:

• confirmar se os resultados conquistados estão de acordo com o esperado;
• informar a sua equipe sobre o desempenho gerado em cada atividade;
• corrigir aquilo que está errado e tomar medidas para que os mesmos problemas não voltem a acontecer;
• investir em recursos humanos, dispondo de uma equipe com membros designados para assegurar a qualidade do projeto, que deverá informar falhas encontradas na execução. Os profissionais serão responsáveis por averiguar os dados, reconhecer possíveis erros, melhorar as tarefas e renovar os planos de qualidade continuamente.

Por que é importante manter um padrão de qualidade em projetos?

A manutenção de um padrão de qualidade é importante para aumentar o nível de segurança de cada projeto conduzido pela sua equipe. Haja vista que, a partir do momento em que a empresa sabe com riqueza de detalhes de que o cliente precisa e de que modo isso deve ser feito, ela fica mais perto de garantir a satisfação do seu público-alvo.

Além disso, o padrão de qualidade também auxilia na organização e no desenrolar do trabalho, o que é essencial para manter um projeto dentro do prazo, otimizando o tempo gasto com os processos das tarefas e aumentando as chances de que um desempenho final positivo seja atingido.

A qualidade em projetos é um aspecto que deve ser acompanhado de perto pelos gestores da organização, pois o seu gerenciamento é indispensável para produzir propostas eficientes e capazes de satisfazer o cliente — fator-chave para o sucesso de qualquer negócio.

Quer melhorar os níveis de qualidade em seus projetos? Entre em contato com a Artia e descubra o que podemos fazer por você!