software de gestãoUm software de gestão é uma solução tecnológica que integra todos os processos e atividades de uma empresa. Com ele, é possível fazer com que todos os departamentos e equipes atuem de forma sistematizada, interligada.

Cada vez mais, empresas de todos os portes e que atuam em todos os segmentos estão implementando este tipo de solução. Elas estão de olho nos benefícios que podem ser obtidos em curto, médio e longo prazos: redução de custos, mais colaboração, capacidade analítica entre outros. Afinal, a competitividade dos negócios, hoje, se dá não apenas na qualidade dos serviços e produtos, mas também pela forma com que os negócios são administrados.

No entanto, o processo de implementação de um software de gestão empresarial requer uma mudança de paradigma, além de ajustes em todos os processos. E isso, muitas vezes, pode assustar tanto os gestores quanto suas equipes.

Pensando nisso, resolvemos listar 5 dicas para te auxiliar no processo de implementação de um software de gestão na sua empresa. Acompanhe!

1. Conheça os pontos fortes e fracos do seu negócio

Para levantar todos os requisitos que o sistema deve atender, é preciso fazer um mergulho na realidade da empresa. Ou seja, é necessário visualizar quais são os pontos fortes do negócio, quais processos estão funcionando, como está organizado o dia a dia da operação; mas também o que precisa ser ajustado, quais são os pontos precisam ser melhorados para que a empresa trabalhe de forma mais eficiente.

2. Verifique a maturidade da equipe para uma solução de gestão

Outro ponto importante de se verificar é o quanto a equipe está preparada para ter um sistema que abranja todos os aspectos da operação. Ao implementar um software de gestão, acontecerá dentro da empresa uma mudança significativa na forma como as atividades serão feitas.

Por isso, é preciso fazer um trabalho de preparação das pessoas e, durante e depois de implementar o sistema, realizar também um trabalho de gestão da mudança. Trabalhar a implementação gradativa e com a participação dos usuários é sempre uma boa escolha, pois isso diminui as resistências, atenua dificuldades e evita erros e retrabalhos.

3. Capriche no treinamento da equipe

É importante, também, tomar cuidado com o período de treinamento da equipe. Um novo software requer adaptações que podem assustar as pessoas, especialmente se elas têm que se acostumar com um novo sistema e são, ao mesmo tempo, cobradas por produtividade e qualidade.

O treinamento deve ser pensado para que as pessoas entendam e também se envolvam com a solução. Por isso, é importante traduzir ao máximo os termos técnicos, trabalhar os benefícios e, principalmente, permitir que os usuários façam perguntas, exponham suas dúvidas e ensaios em relação ao software.

4. Envolva o time e desenvolva instrutores internos

Como dissemos, o período de adaptação das pessoas com o novo sistema requer cuidados. Uma boa dica para gerar engajamento e facilitar a adesão ao software de gestão é desenvolver instrutores e facilitadores internos.

Envolver algumas pessoas-chave no processo de implementação será muito útil na hora de treinar os colaboradores para utilizar o novo sistema. Estas pessoas são chamadas tecnicamente de key users, usuários-chave. Eles devem ser treinados para transmitir aos demais, além das informações sobre a utilização da solução, a confiança que gere adesão e diminua as resistências.

5. Conte com um bom suporte

Por fim, é importante lembrar que, mesmo que o sistema esteja funcionando a pleno vapor, os primeiros meses são delicados. É por isso que contar com um bom suporte fará toda a diferença.

O fornecedor do software de gestão deve estar sempre pronto para sanar as dúvidas, demonstrar o que precisa ser feito, corrigir erros de utilização. Esta segurança é fundamental para que os usuários não só se sintam confiantes, mas também utilizem o sistema de forma correta, evitando vícios e baixa exploração das funcionalidades da solução.

Verifique a maturidade da equipe para uma solução de gestão

Outro ponto importante de se verificar é o quanto a equipe está preparada para ter um sistema que abranja todos os aspectos da operação. Ao implementar um software de gestão, tanto de projetos quanto empresarial, acontecerá dentro da empresa uma mudança significativa na forma como as atividades serão feitas.

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