Gerenciar um projeto não é uma tarefa fácil, afinal, há diversos recursos que precisam ser conduzidos dentro do prazo e do orçamento definidos. Por isso, é comum ouvir falar sobre o fracasso de um projeto, alguns que nem mesmo chegaram a sair do papel.
Segundo pesquisa, em 2015, apenas 29% dos projetos foram bem-sucedidos. Todos os outros, representados por 71%, não atingiram os objetivos inicialmente definidos — custo, prazo, qualidade etc. — ou foram definitivamente cancelados.
Todavia, como lidar com o fracasso de um projeto? Quais lições podem e devem ser extraídas dessa experiência? Quais melhorias devem ser implementadas no futuro? Pensando em tudo isso, criamos um guia para você. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
Identifique a causa-raiz do problema
Nem sempre é óbvio o motivo pelo qual um projeto falha. A verdade é que existem razões aparentes, mas ao pesquisar mais a fundo é possível identificar a causa-raiz.
Imagine que os recursos financeiros acabam durante o desenvolvimento de um software, e o projeto precisa ser cancelado. O problema foi a falta de dinheiro? Ou será que foi o uso inadequado do recurso financeiro? Ou, ainda, a falta de uma mentalidade elástica da equipe?
Para auxiliar nesse questionamento é importante conhecer uma ferramenta chamada de Diagrama de Ishikawa, também conhecida como “espinha de peixe”. Ela ajuda a identificar as principais causas para um efeito, como o cancelamento de um projeto.
A ferramenta se baseia em 6 principais causas ou 6Ms:
- método: falta de processos eficazes;
- matéria-prima: falta de insumos adequados;
- mão de obra: colaboradores desqualificados ou desmotivados;
- máquinas: sistemas obsoletos;
- medição: falta de acompanhamento;
- meio ambiente: excesso de conflitos, condições climáticas etc.
O objetivo é se aprofundar em cada uma dessas causas, identificando subcausas que culminaram na ineficácia do projeto. Assim, é possível ter uma visão sistêmica, entendendo o que realmente deu errado e agir de forma assertiva no futuro.
Reúna e ouça a equipe de colaboradores
A equipe de trabalho possui um papel crucial no projeto, por isso deve-se escolhê-la com atenção. Segundo Bruce Tuckman, criador do modelo Tuckman, o ciclo de vida de uma equipe possui diferentes etapas, que vão da sua formação à dissolução ao final do projeto.
Por essa razão, é preciso ouvir a equipe e entender o que os profissionais consideram que deu errado ao decorrer da operação. Se possível, envolva-os na elaboração do Diagrama de Ishikawa; afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma.
Infelizmente muitos gestores não possuem interesse no assunto e preferem deixar seus subordinados em segundo plano. Por consequência, deixam de aprender e de melhorar no futuro.
Aproveite a reunião para gerar feedbacks construtivos aos liderados, indicando os pontos fracos que precisam ser neutralizados ou eliminados. Fale também dos pontos fortes, características que devem ser mantidas ou otimizadas no futuro.
Assuma a responsabilidade e comprometa-se com a melhoria
Após um fracasso, há líderes que terceirizam a culpa para seus liderados, líderes ou até mesmo amigos e familiares. Apesar de ser algo quase comum, não é uma postura indicada ou adequada à personalidade de um gestor de projeto.
A verdade é que líderes foram feitos para resolver problemas, especialmente quando causados por seus subordinados. Caso seja impossível resolvê-los, é importante chamar a responsabilidade para si e comprometer-se com a melhoria no futuro.
Isso demanda uma forte Inteligência Emocional, aspecto presente nos executivos mais bem-sucedidos da história. Também chamada de Quociente Emocional (QE), ela refere-se à capacidade de se manter estratégico e coeso em meio aos problemas que existem.
Contudo, isso não significa que a equipe ou os funcionários que tiveram um desempenho abaixo do esperado não devam ser corrigidos. Eles precisam ser reciclados, redirecionados ou mesmo desligados da empresa. Porém, no fim, a responsabilidade ainda é do líder.
Pule do erro para outro projeto rapidamente
Como já observado, o erro faz parte da grande maioria dos projetos, por essa razão muitos nem chegam a ser finalizados. O problema é quando o gestor se mantém no erro, insistindo em executar algo que já está fadado ao fracasso.
Nesse sentido, é interessante incorporar o modelo cultural existente em muitas startups conhecido como fail fast (falhe rápido, em português). Esse modelo diz que falhar faz parte do processo de crescimento e inovação, e que até é preciso falhar. O problema é insistir no erro ou ainda passar por ele sem tirar aprendizados significativos.
Então é importante identificar os principais problemas que culminaram no fracasso — usando o Diagrama de Ishikawa e marcando reunião com a equipe — e em seguida partir para um novo projeto, agora com mais conhecimento e habilidade. Isto é, não adianta ficar se lamentando.
Essa postura de resiliência é uma qualidade indispensável em um gerente de projetos, que lida com perdas e dificuldades constantemente. Também é preciso disseminar esse mesmo espírito na equipe, motivando-a a buscar por resultados cada vez maiores, apesar das adversidades.
Nunca se considere fracassado por falhar
Há uma grande quantidade de profissionais que erram todos os dias, nas grandes e pequenas corporações. O erro nem sempre tem a ver com a ineficácia na gestão dos recursos, e algumas vezes está ligado a aspectos externos e incontroláveis por parte do gerente.
O mais importante é não confundir o fato de ter fracassado com o de ser um fracassado, pois há enorme diferença. Alguns dos maiores executivos falharam e, a partir dos seus erros, construíram projetos significantes. Errar não é o problema, o problema é não aprender com o erro.
Dessa maneira, recomenda-se que o profissional mantenha sua autoestima, evitando que o fracasso nas tarefas prejudique suas ações no trabalho ou no ambiente familiar.
Veja, agora você está por dentro do assunto! Lidar com o fracasso de um projeto não é uma tarefa fácil, mas é importante. Há muitas informações para digerir e muito aprendizado para absorver. A forma como um gestor lida com o insucesso influencia significativamente o resultado de seus trabalhos futuros — se serão ou não bem-sucedidos.
Gostou do conteúdo? Aproveite para continuar aprendendo. Leia nosso artigo: gestão de projetos em tarefas: o que fazer para não se atrapalhar. Vamos lá?
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