Saiba como manter um projeto dentro do prazo

Não há como fugir: saber como manter um projeto dentro do prazo faz toda a diferença para o sucesso do empreendimento. Ao ser concluído sem atrasos, a empresa consegue manter o controle do orçamento e garantir o retorno do investimento, sem surpresas desagradáveis no final do projeto.

Zelar pelo cumprimentos dos marcos e atender as datas de entrega são compromissos que devem ser assumidos seriamente por todos os gerentes de projetos. Afinal, comprometer esses deadlines — por procrastinação, falta de mecanismos de controle ou falta de foco nas prioridades, por exemplo — prejudica drasticamente a credibilidade do gestor  e a sua interação com a alta administração, equipes e clientes.

Portanto, é preciso saber como manter um projeto dentro do prazo, dominando habilidades essenciais e estabelecendo um cronograma, a fim de otimizar processos, priorizar demandas e manter o foco em uma tarefa por vez.

Convém destacar que o gerenciamento de projetos consiste num aprendizado diário. E, para se antecipar ao erro, evitando atrasos, adotar algumas atitudes fará com que você seja capaz de manter um projeto dentro do prazo sem grandes dificuldades. Acompanhe os tópicos seguintes e saiba mais!

1. Compreenda as dores do cliente

Antes de desperdiçar energia em demandas pouco relevantes, o ideal é, primeiramente, conversar com o cliente, entender quais são as suas expectativas referentes às entregas que o projeto irá viabilizar e conhecer os prazos inadiáveis.

Durante esse diálogo, é possível descobrir se existe alguma tarefa prioritária, se existem facilitadores ou ofensores a monitorar, bem como se preparar para as etapas mais difíceis ou delicadas do projeto.

Ou seja: é sobretudo nessa ocasião que o gestor deve se sentir à vontade para expor e dirimir todas as suas dúvidas. Uma conversa clara e honesta evita ruídos na comunicação e, é claro, no gerenciamento de projetos.

Utilizando um software de gerenciamento de projetos, essa formalização se torna muito mais simples, já que tudo pode ser registrado e compartilhado com os envolvidos.

2. Assuma compromissos factíveis

Assumir compromissos factíveis significa não se render a pressões externas (cliente) ou internas (direção da empresa ou equipe). Isto é, o gestor precisa ter a consciência e o bom senso de assumir somente tarefas que é capaz de cumprir.

Por isso, desde o princípio, é preciso desenvolver uma relação de confiança mútua, sendo sincero e entendendo, de fato, o que precisa e pode ser feito.

Afinal, antes de assumir a demanda, é preciso ter certeza se o deadline é passível de cumprimento, levando em consideração as restrições de tempo, o conhecimento técnico e os recursos disponíveis, por exemplo.

Convém dizer que, na medida em que uma solução de gestão é empregada, os recursos podem ser mais bem dimensionados, viabilizando a simulação de cenários e a melhor tomada de decisão.

3. Organize e compartilhe informações

Não se pode ser o único a saber o quê, como e quando deve ser feito. Ou seja, o gestor deve mover esforços na organização do planejamento, desenvolvendo um cronograma e compartilhando as informações com a equipe, fazendo com que todos conheçam seus papéis e responsabilidades.

É preciso estipular datas de entrega, priorizar tarefas e deixar tudo isso muito claro, não só junto ao cliente, mas também com a equipe do projeto, evitando conflitos e desentendimentos futuros.

Afinal, quando se definem datas exatas, monitorar os avanços se torna muito mais simples, otimizando intervenções, quando necessário. Dessa forma, o gestor pode controlar o progresso das entregas e identificar atrasos.

Como não poderia deixar de ser, uma ferramenta gerencial cumpre perfeitamente o papel de dar publicidade ao planejamento, já que centraliza as informações de forma clara e sistemática.

4. Monitore as ações

Nenhum gestor pode se dar ao luxo de escolher quais demandas quer atacar primeiro, daí a importância do cronograma e de suas respectivas tarefas, das mais simples às mais complexas e prioritárias.

Então, é preciso ponderar sobre as atividades, avaliando quais devem começar primeiro, quais são as mais urgentes e quais os vínculos existentes entre as entregas.

O gestor deve levar em consideração as diferentes variáveis que envolvem os pacotes de trabalho, organizando as demandas por prazo, complexidade, necessidade de recursos e relações de dependência. E, é claro, tudo isso se torna mais simples com um software de gerenciamento de projetos.

5. Tome notas de marcos e compromissos

Ao anotar os principais compromissos que são assumidos, bem como quando se destacam os marcos mais importantes, o gerente de projetos é capaz de exercer melhor controle das pendências, bem como manter um projeto dentro do prazo.

Uma das iniciativas mais eficientes para evitar atrasos e surpresas desagradáveis é criar lembretes regulares que alertem sobre possíveis restrições que devem ser observadas em determinado trabalho ou destacar entregas que carecem de finalização eminente.

Para tanto, podem ser usados desde post-its, anotações em agenda ou mesmo sinalização em calendários, mas nada substitui um bom software de gerenciamento de projetos, já que a ferramenta, em geral, exibe os pontos críticos e as demandas em atraso.

6. Desenvolva materiais de apoio

Se for o caso de o projeto demandar estudos de viabilidade, pesquisas de mercado ou outros, é essencial manter esses documentos devidamente organizados e de fácil acesso, evitando comprometer um tempo valioso na sua procura.

Nesse sentido, deve-se usar plataformas de armazenamento e compartilhamento em nuvem (Google Drive e Dropbox, por exemplo), sobretudo quando se tem essa possibilidade em um sistema de gestão, porque o acesso à documentação se torna ainda mais rápido e fácil.

7. Forme um bom time

Em linhas gerais, o ideal é que a equipe envolvida no projeto seja heterogênea, composta por pessoas com diferentes habilidades e até mesmo provenientes de mercados diversos. Assim, é possível fomentar a inovação dos processos, por exemplo.

É claro, é essencial contar com especialistas, com profissionais com larga experiência no tipo de projeto em si, mas não se deve subestimar a importância de ter uma equipe de talentos diversificados.

É importante dizer que as constantes variações de escopos, metas e objetivos, em conjunto com as peculiaridades de cada projeto, concedem aos empreendimentos identidade única, tornando o atendimento ao cronograma um desafio constante.

Por isso, é preciso compreender, de fato, o real panorama em termos de perspectivas, as razões de existir do projeto, os principais recursos com os quais se pode contar, bem como os seus obstáculos.

Somente assim, quando se associam conhecimentos e habilidades, e sobretudo um software de gerenciamento de projetos, se é capaz de superar as adversidades inerentes à sua gestão.

Percebe como manter um projeto dentro do prazo não precisa ser tão difícil assim? Se ficou com alguma dúvida, basta deixar um comentário!