Single-tasking e o mito da produtividade multitarefa

Se sua rotina de trabalho envolve listas intermináveis de pendências, se durante o seu dia você pula de galho em galho tentando fazer um pouco de cada coisa para atender a todas as suas demandas, se você tem a sensação de que tudo que é importante era pra ontem, então talvez seja hora de parar para avaliar como você está trabalhando.

A tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo (“multitasking” no termo em inglês, que não tem versão assim no gerúndio em português) é muito sedutora. A noção de que conseguiremos fazer mais durante o dia é extremamente sedutora, e faremos qualquer coisa que nos faça crer que ganharemos um pouquinho mais dessa commodity tão escassa. Porém, hoje sabe-se que a idéia de que se consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito.

O doutor em psicologia Jim Taylor (doutor mesmo, aqueles com PhD na assinatura) descreve no seu blog alguns conceitos interessantes sobre o mito do multitasking. Segundo ele, na verdade só conseguimos atingir “multitasking” de verdade em algumas condições muito específicas. Por exemplo, quando uma das duas tarefas é tão rotineira que consegue ser automatizada, como dirigir. Outra alternativa é quando as atividades usam áreas completamente diferentes do cérebro, como ler e ouvir música. Como essas condições em geral não são satisfeitas nas nossas atividades de trabalho, a conclusão é que na verdade não somos capazes de ser “multi-tarefas” no nosso trabalho. O que fazemos é alternar entre várias tarefas em intervalos muito curtos de tempo.

O doutor cita uma grande quantidade de estudos que comprovam a ineficácia do “multitasking”, chegando a uma perda de 40% em produtividade segundo alguns estudos, com a perda aumentando conforme aumenta a complexidade do trabalho sendo executado.

O problema é que nosso cérebro precisa de um tempo para se “acostumar” com cada atividade, e só depois desse tempo é que atingimos nosso ponto de maior produtividade em uma dada atividade. Se gastamos um tempo um pouco maior em cada atividade, o impacto desse período ao longo do dia é menor. Entretanto, se trocamos muito rapidamente de uma tarefa para outra, acabamos nos encontrando uma boa parte do tempo nesse momento de baixa produtividade.

Uma vez determinado que o que fazemos no trabalho na verdade não é “multitasking” e sim “serial tasking”, isto é, alternar rapidamente entre atividades, a solução parece ser óbvia: faça uma coisa de cada vez, até terminar. É fácil identificar alguns benefícios:

  • Single-tasking nos força a manter o foco e ajuda a refletir sobre problemas complexos;
  • Melhora a capacidade de administrar o tempo, ao facilitar a identifcação de quais tarefas nos fazem perder tempo;
  • Produzimos mais, uma vez que reduzimos o custo associado a trocas constantes de tarefa;
  • Diminui o stress, pois agora estamos lidando com um problema de cada vez.

E como transformar nosso método de trabalho? Veja algumas dicas:

  • Mantenha uma lista completa com as suas pendências, mas durante o dia use uma lista curtinha, só com o que você pretende fazer naquele dia. Se você usa o Artia, use as suas áreas de trabalho, pastas e projetos para a lista completa, e use o “Meu Dia” para manter a sua lista curta. Mantenha a lista do dia organizada e atualizada, e depois esqueça da lista completa.
  • Use uma técnica para lhe ajudar a manter o foco. Recomendo fortemente a Pomodoro Technique, mas qualquer técnica que auxilie na sua concentração serve.
  • Acabe com as distrações. Email não precisa ser respondido imediatamente, então feche seu cliente de email. Fones de ouvido (mesmo sem música tocando) costumam ser ótimos para evitar que o colega ao lado puxe uma conversa.
  • Ataque sua lista até acabar com ela.
  • Faça menos. Isso não significa produzir menos. Significa dar 100% de foco e atenção ao que você faz, e concluir as atividades que você inicia.

Com o conceito de single-tasking, conseguimos extrair um pouco mais de produtividade do nosso dia. Já que não conseguimos adicionar horas ao dia, toda tentativa de extrair mais do tempo que temos é válida. Evidentemente, o conceito de “single-tasking” envolve um conjunto de alterações na nossa rotina de trabalho, e isso envolve disciplina e capacidade de observação e reflexão sobre o nosso próprio trabalho. Não é tão simples quanto parece, mas certamente vale a pena!

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