Se sua rotina de trabalho envolve listas intermináveis de pendências, se durante o seu dia você pula de galho em galho tentando fazer um pouco de cada coisa para atender a todas as suas demandas, se você tem a sensação de que tudo que é importante era pra ontem, então talvez seja hora de parar para avaliar como você está trabalhando.
A tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo (“multitasking” no termo em inglês, que não tem versão assim no gerúndio em português) é muito sedutora. A noção de que conseguiremos fazer mais durante o dia é extremamente sedutora, e faremos qualquer coisa que nos faça crer que ganharemos um pouquinho mais dessa commodity tão escassa. Porém, hoje sabe-se que a idéia de que se consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito.
O doutor em psicologia Jim Taylor (doutor mesmo, aqueles com PhD na assinatura) descreve no seu blog alguns conceitos interessantes sobre o mito do multitasking. Segundo ele, na verdade só conseguimos atingir “multitasking” de verdade em algumas condições muito específicas. Por exemplo, quando uma das duas tarefas é tão rotineira que consegue ser automatizada, como dirigir. Outra alternativa é quando as atividades usam áreas completamente diferentes do cérebro, como ler e ouvir música. Como essas condições em geral não são satisfeitas nas nossas atividades de trabalho, a conclusão é que na verdade não somos capazes de ser “multi-tarefas” no nosso trabalho. O que fazemos é alternar entre várias tarefas em intervalos muito curtos de tempo.
O doutor cita uma grande quantidade de estudos que comprovam a ineficácia do “multitasking”, chegando a uma perda de 40% em produtividade segundo alguns estudos, com a perda aumentando conforme aumenta a complexidade do trabalho sendo executado.
O problema é que nosso cérebro precisa de um tempo para se “acostumar” com cada atividade, e só depois desse tempo é que atingimos nosso ponto de maior produtividade em uma dada atividade. Se gastamos um tempo um pouco maior em cada atividade, o impacto desse período ao longo do dia é menor. Entretanto, se trocamos muito rapidamente de uma tarefa para outra, acabamos nos encontrando uma boa parte do tempo nesse momento de baixa produtividade.
Uma vez determinado que o que fazemos no trabalho na verdade não é “multitasking” e sim “serial tasking”, isto é, alternar rapidamente entre atividades, a solução parece ser óbvia: faça uma coisa de cada vez, até terminar. É fácil identificar alguns benefícios:
- Single-tasking nos força a manter o foco e ajuda a refletir sobre problemas complexos;
- Melhora a capacidade de administrar o tempo, ao facilitar a identifcação de quais tarefas nos fazem perder tempo;
- Produzimos mais, uma vez que reduzimos o custo associado a trocas constantes de tarefa;
- Diminui o stress, pois agora estamos lidando com um problema de cada vez.
E como transformar nosso método de trabalho? Veja algumas dicas:
- Mantenha uma lista completa com as suas pendências, mas durante o dia use uma lista curtinha, só com o que você pretende fazer naquele dia. Se você usa o Artia, use as suas áreas de trabalho, pastas e projetos para a lista completa, e use o “Meu Dia” para manter a sua lista curta. Mantenha a lista do dia organizada e atualizada, e depois esqueça da lista completa.
- Use uma técnica para lhe ajudar a manter o foco. Recomendo fortemente a Pomodoro Technique, mas qualquer técnica que auxilie na sua concentração serve.
- Acabe com as distrações. Email não precisa ser respondido imediatamente, então feche seu cliente de email. Fones de ouvido (mesmo sem música tocando) costumam ser ótimos para evitar que o colega ao lado puxe uma conversa.
- Ataque sua lista até acabar com ela.
- Faça menos. Isso não significa produzir menos. Significa dar 100% de foco e atenção ao que você faz, e concluir as atividades que você inicia.
Com o conceito de single-tasking, conseguimos extrair um pouco mais de produtividade do nosso dia. Já que não conseguimos adicionar horas ao dia, toda tentativa de extrair mais do tempo que temos é válida. Evidentemente, o conceito de “single-tasking” envolve um conjunto de alterações na nossa rotina de trabalho, e isso envolve disciplina e capacidade de observação e reflexão sobre o nosso próprio trabalho. Não é tão simples quanto parece, mas certamente vale a pena!
Obrigado pelo artigo. Também acho que a multitarefa não é algo que eu possa seguir. Prefiro concentrar-me numa só tarefa, mas o meu chefe no trabalho quer que sejamos realmente multitarefas… é por isso que estou a pensar em utilizar ferramentas de produtividade como o kanbantool.com/pt – parece-me bastante bom, devo dizer