Software de acompanhamento de projetos: como ser mais estratégico?

Hoje, são inúmeras as empresas que estão adotando softwares de acompanhamento de projetos para ganhar em dinamismo, competitividade e atender às demandas de seus clientes de maneira eficaz! No entanto, para que a gestão de projetos realmente atinja os seus objetivos e não comprometa os fluxos de trabalho, é necessário que haja estratégias bem estruturadas.

Ser estratégico é importante, pois a finalidade de uma gestão de projetos não é apenas a consumação de uma meta, mas, sim, alcançar os resultados previstos dentro do planejamento, ou seja, não basta terminar o projeto, ele deve atender ao propósito para o qual foi pensado!

Os resultados vão desde produtos com um preço mais acessível ao consumidor até o alcance de diferenciais competitivos ou a otimização da produção. Quer saber como ser mais estratégico com seu software de acompanhamento de projetos? Então continue lendo!

Como ser mais estratégico?

Não existe uma receita pronta: cada empresa e cada projeto tem a sua própria demanda e, para ser estratégico, a gestão precisar ter uma certa flexibilidade. Porém, existem certos procedimentos que são universais e que contribuem muito para uma gestão de projetos estratégica. Confira.

Estabeleça uma rotina

O primeiro passo para ser mais estratégico na gestão de projetos com um software de acompanhamento é elaborar um planejamento das rotinas e atividades que serão desenvolvidas!

É necessário definir todos os objetivos periódicos, os prazos, o cálculo do custo e os recursos que serão empregados. Após a organização desses dados, crie um checklist para todos os colaboradores que estão envolvidos e que tenham acesso ao software.

Isso permitirá um monitoramento preciso, facilitará a identificação de qualquer diferença que fuja do que foi previsto e garantirá que o projeto cumpra, na prática, o que foi prometido.

Com esse monitoramento periódico, a gestão de projetos ficará muito mais estratégica, o que facilitará a correção de falhas em estágio inicial antes quem elas se tornem grandes transtornos.

Diminua os riscos

Acima, falamos sobre o monitoramento, mas temos que ressaltar a redução dos riscos oferecida por ele.

Esse procedimento é essencial para a qualidade do projeto. Quando for identificado um problema recorrente, é necessário que se criem medidas preventivas para que ele não se torne um gargalo e atrase o andamento do projeto.

Essas medidas preventivas devem ser registradas no software de acompanhamento de projetos para que todos os envolvidos tenham acesso e possam aplicá-las de forma proativa.

Mantenha a equipe focada

O monitoramento e a criação de medidas preventivas contra as falhas não podem minar a concentração e o foco da equipe no objetivo principal: a execução das diretrizes do projeto.

Para tanto, é necessário que não se perca tempo com falhas antigas do processo, principalmente em um estágio avançado e próximo do prazo final. Se houve atraso no tempo de entrega de um resultado, faça as correções e entregue-o o quanto antes.

Comunique-se eficientemente

Para evitar os gargalos, é crucial que haja, além da integração das informações no software de acompanhamento, uma comunicação efetiva entre os membros da equipe. Cabe ao gestor de projetos promover essa integração e o fluxo de trabalho entre os colaboradores.

O gestor é o responsável por concentrar as informações das etapas do projeto e, ainda, pela comunicação com todas as partes envolvidas, até com os clientes. Quando um membro da equipe sabe a quem reportar em caso de falhas, o trabalho fica mais fluido e ocorrem menos deslizes.

Qual a importância do software de acompanhamento de projetos para uma estratégia eficiente?

Uma estratégia sempre funcionará melhor se for acompanhada de uma ferramenta adequada e, na gestão de projetos, esse instrumento é essencial.

Nos tópicos abaixo, explicaremos, de forma prática, qual a importância do software de acompanhamento de processos para uma boa estratégia. Acompanhe.

Integração de projetos

Sem dúvidas, essa é uma das principais vantagens de um software de acompanhamento de projetos, pois a ferramenta permite que diferentes projetos sejam administrados em uma única plataforma.

Isso garante a padronização de indicadores e facilita a consulta de dados, provendo mais agilidade aos procedimentos de gestão.

Atualização dos membros da equipe

O gestor dificilmente conseguirá manter a equipe motivada sem que os funcionários saibam no que estão colocando os seus esforços. É necessário, portanto, que eles consigam ver e perceber os progressos e se a meta está sendo alcançada.

Com o software de acompanhamento de projetos, os colaboradores terão a visualização em tempo real de todo o progresso e, também, dos feedbacks, podendo saber em que nível de produtividade estão trabalhando.

Trabalho colaborativo

O software de acompanhamento de projetos facilitará o trabalho colaborativo, que já sabemos que é uma das principais dicas para ser mais estratégico.

Todos os membros da equipe poderão consultar simultaneamente o andamento do projeto pela interface e terão acesso aos procedimentos, de acordo com a sua função, compreendendo as interações do início ao fim.

Facilitação da comunicação da equipe

O software contribuirá para tornar mais fluida a comunicação entre as equipes envolvidas no projeto.

Essa facilidade garantirá uma maior segurança das informações do projeto, além de evitar extravios por transporte de dados de forma física e promover maior integração e visualização de oportunidades.

Agilidade nos procedimentos

O software de acompanhamento de projetos será a ferramenta que possibilitará que você e sua equipe obtenham mais velocidade e consistência nos projetos.

Esse ganho de tempo e eficiência promoverá uma maior disponibilidade para que os gestores empreguem tempo produtivo na execução de outras tarefas, contribuindo para as demais atividades de gestão.

Esse quesito é um dos que mais justificam o investimento a ser realizado em um software, pois garante à empresa um aumento de produtividade, além de baixos índices de inconsistências, retrabalhos e atrasos. Vocês farão mais sem precisar aumentar a equipe ou investir em equipamentos extras.

Neste texto, você conferiu as melhores dicas para ser mais estratégico e entendeu a relevância de um software de acompanhamento de projetos para atingir esse objetivo.

E aí, gostou do post? Quer saber de uma vez por todas como ser mais estratégico na sua gestão de projetos? Então entre em contato conosco, estamos à disposição!

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