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A gestão de projetos, por si só, já é uma disciplina complexa o suficiente para exigir habilidades, conhecimento e experiência dos profissionais que a exercem. Assim como em qualquer ofício, não se pode fazer um bom trabalho sem as ferramentas adequadas. Ainda que algumas pessoas resistam quanto ao uso de um software de gerenciamento de projetos, o fato é que eles trazem imensas vantagens para as organizações que os adotam, o que é indiscutível.

Isso é ainda mais verdadeiro quando se opta por uma ferramenta totalmente hospedada na web, evitando a necessidade de instalar programas e licenças nos computadores da empresa. Descubra agora os principais motivos para adotar um software como esses em seu negócio!

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Mantendo o foco no que importa

Projetos são feitos de uma série de tarefas inter-relacionadas para concluir as entregas, cada qual com suas particularidades. Imagine, por exemplo, um projeto com 10 pessoas envolvidas e mais de 300 tarefas, como então promover um planejamento organizado e eficaz dessas atividades?

O uso de um software de gerenciamento de projetos é a resposta, pois ajuda os gestores a analisar as interações existentes entre essas tarefas e planejá-las de forma eficiente, identificando caminhos mais vantajosos a serem seguidos pela equipe durante a execução.

Inclusive, para uma abordagem mais abrangente do assunto, elaboramos um post especialmente dedicado à questão tríplice da gestão de atividades e equipes: delegação, priorização e controle.

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Comunicação otimizada

Um dos pontos cruciais da gestão de projetos é o controle de informações. Segundo o PMI (Project Management Institute), a maior entidade para profissionais de gerenciamento de projetos, que: “90% do tempo do gerente de projetos é dedicado à comunicação”.

Um software de gerenciamento de projetos auxilia de modo decisivo na comunicação entre todos os departamentos da empresa, não importando se as unidades operacionais, filiais ou projetos estão geograficamente distantes.

Dessa forma, a distribuição de demandas entre a equipe pode ser feita com muito mais facilidade. E, tendo em vista que o software monitora e compartilha as informações, todos os envolvidos têm acesso aos prazos, recursos, processos, status, custos e prioridades de um projeto em andamento.

Essa visão holística do empreendimento e dos objetivos incentiva o engajamento e a união da equipe, impulsionando os indivíduos a atuarem de modo coletivo e responsável. Isso sem falar que os dados relativos ao andamento dos projetos, demandas encerradas e a alocação da equipe se tornam totalmente disponíveis, de fácil acesso ao gestor.

Com todas as informações sobre o andamento do projeto arquivadas e disponibilizadas no sistema, os grupos de trabalho podem ter acesso, a qualquer momento, seja para obter uma visão geral ou para extrair uma informação objetiva de um determinado processo. Isso é possível, porque, no software de gerenciamento de projetos, cada ação é registrada de maneira clara e transparente.

Em síntese, uma solução de gestão é uma ferramenta essencial, pois serve como facilitadora dos trabalhos de gestão, já que a alimentação dos dados é colaborativa e, com acesso web, não existem barreiras para exercer o monitoramento e controle das pendências.

Ou seja, as informações essenciais ao projeto permanecerão sempre disponíveis para acesso e consulta por todo pessoal pertinente, impedindo que muitas delas não sejam finalizadas por falta de comunicação.



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Neste nosso webinar, vamos explorar a importância de organizar seus projetos para que você atinja melhores resultados.

Centralização dos processos

É até comum encontrar gerentes de projeto mais conservadores que, mesmo usando ferramentas distintas de controle, como planilhas, pastas compartilhadas, documentos impressos, entre outros, sejam capazes de atingir o sucesso de um projeto.

Todavia, a questão é que falta eficiência nessa dinâmica de trabalho, afinal, para um resultado favorável, de modo que o gestor deverá empregar muito mais esforço do que o que, de fato, precisaria com um software de gerenciamento de projetos.

A adoção de uma única ferramenta reduz o trabalho necessário para promover a gestão, mesmo em ambientes distintos. Ou seja, o gestor pode permanecer em apenas um local para conhecer o status de todas as atividades chave do projeto, se beneficiando de uma maior praticidade e uma visão geral dos avanços e pendências.

Utilizar um software de gerenciamento de projetos elimina o problema de segregação das informações, pois centraliza os dados e assegura fácil acesso de toda a equipe ao que é, de fato, relevante. Assim, todos os profissionais passam a ter mais propriedade e segurança para executar suas tarefas corretamente.

Acesso compartilhado

Conforme explicado acima, implementar um software para gerenciar projetos numa plataforma web amplia os ganhos, pois o gestor e sua equipe têm a possibilidade de acessar o sistema de qualquer parte.

Dado esse recurso, colaboradores de diferentes unidades, cidades ou até mesmo países podem atuar de maneira conjunta, seja de um mesmo escritório ou usando dispositivos móveis para isso.

Essa possibilidade eleva o nível de colaboração do projeto a uma nova escala, pois, com um simples login no sistema, os profissionais podem ver o status de suas tarefas, assim como inserir atualizações sobre seu desempenho sem a necessidade de presença física, telefone ou e-mail.

Ganho em eficiência

Nos dias de hoje, não é difícil encontrar gestores respondendo por mais de um projeto, inclusive, por dezenas deles simultaneamente. É indiscutível que, para esses profissionais, a utilização de um software de gerenciamento de projetos aumentará sua capacidade de monitorar e gerenciar todos os empreendimentos ao mesmo tempo.

Ao contar com uma solução tecnológica, muito do tempo que antes era comprometido, acaba sobrando para a dedicação a outras prioridades, facilitando os trabalhos de gestão. Por exemplo, otimizando a atribuição e a priorização de recursos para demandas mais urgentes.

Os softwares de gestão de projetos, sobretudo aqueles de plataforma web, vêm auxiliando as empresas a se tornarem mais eficazes em suas tarefas, auxiliando também na redução dos custos, ou seja, possibilitam que se faça mais com menos.

Inclusive, muitas empresas sofrem com processos longos e ineficientes sem saber qual ação tomar para resolver o problema. Sendo que, para reverter a situação, basta investir em uma ferramenta de gestão, visando a reduzir o número de passos em um processo.

Com o apoio de uma ferramenta, é possível agilizar as interações entre projetos e seus respectivos setores. Normalmente, quanto maior é a organização e sua projeção de crescimento, mais atenção deve dar à perda de eficiência e à busca de soluções que ajudem a minimizar isso. Dito isso, é extremamente difícil encontrar alguma razão que justifique uma organização, em pleno século XXI, não adotar um software de gerenciamento de projetos.

Rastreamento de informações

Quando muitos indivíduos estão envolvidos em um projeto, o que costuma acontecer, o gerenciamento tende se tornar bem mais complexo, tendo em vista as variáveis e suas relações.Nesse aspecto, o software de gestão permite que se possa conhecer quais pessoas estão realizando determinadas tarefas em determinados momentos, otimizando as atribuições e análises.

Assim, é possível levantar, por exemplo, se determinado grupo está com prazos comprometidos, além de identificar, em contrapartida, as equipes de melhor desempenho.

Viabilizando uma compreensão global de todas as demandas do projeto, em tempo real, o software permite que os gestores tenham uma visão abrangente das atividades. Com isso, chegar aos pontos fortes e fracos e elaborar estratégias se torna um processo gerencial muito mais simples.

Análises Avançadas

Um bom software de gestão dispõe de uma área de relatórios que facilita a compilação e extração de informações. Ou seja, um dashboard que apresenta, de forma simples e resumida, as principais variáveis dos projetos.

Quando informação de qualidade se une a uma gestão eficiente, muitos dos esforços gerenciais se transformam em ações simples, na forma de decisões assertivas subsidiadas de análises avançadas.

Melhor gestão de investimentos

Tendo em vista que o software monitora a utilização de recursos, desde humanos até máquinas e equipamentos, isso torna os membros da equipe mais responsáveis e engajados na minimização dos gastos.

A ferramenta de monitoramento, intrínseca aos softwares de gerenciamento de projetos, viabiliza que todos os envolvidos rastreiem o progresso, as metas, os prazos e custos. Só que mais do que um simples acompanhamento, isso é importante para ensejar ajustes no projeto, quando necessário.

Ainda no que tange o assunto investimento, uma boa solução ajuda a reduzir as horas de trabalho. Afinal, é natural que muitas tarefas manuais sejam substituídas facilmente, proporcionando mais tempo livre para alocação dos recursos em outras áreas mais urgentes.

É interessante que o proprietário do negócio, ou mesmo o gestor, tenha consciência de que a empresa vai crescer, afinal, ninguém começa um empreendimento acreditando em seu fracasso.

Com base nessa premissa, a implementação cedo do software faz que o desenvolvimento da empresa se consolide de forma mais organizada. Quando se tem uma rotina operacional e metodologia estruturada via sistema, se torna muito mais simples expandir, incluir membros a equipe e realizar transições de acordo com as movimentações do mercado.

O que muitos empresários, erroneamente, consideram como um gasto, na verdade, é um investimento. Afinal, o custo e tempo de treinamento e implementação do software acabam sendo diluídos pelos anos de uso e totalmente recompensados pelos benefícios conquistados.

Melhores Estimativas

Contar com um software de gerenciamento de projetos também faz que os cálculos sejam significativamente otimizados, com isso, o processo de estimar o tempo e os recursos necessários para um projeto se tornam muito mais precisos.

Essa precisão é de extrema importância no gerenciamento de projeto, pois a ferramenta deverá acompanhar o gestor ao longo de todo o projeto, fornecendo subsídios para cada uma de suas decisões.

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Maior Controle

Manter todos os documentos em um banco de dados oferece mais acessibilidade e controle sobre as informações relacionadas ao projeto. Isso significa que há não só um melhor compartilhamento, mas também uma maior segurança das informações que estão sendo acessadas do escritório, de casa ou de qualquer outro lugar.

Quer dizer, atuar em um empreendimento que conta com um software de gerenciamento de projetos significa descobrir quem está envolvido, o que estão fazendo e conhecer os status das demandas. O melhor de tudo é viabilizar a intervenção do gestor a poucos cliques de distância.

Quer dizer, o gerente de projetos tem a possibilidade de gerenciar de perto os seus recursos e exercer a tomada de decisão com uma velocidade muito maior do que se utilizasse recursos manuais.

Mais do que conhecer quais as partes do escopo estão concluídas, um relatório de tudo aquilo que não foi obtido pode ser facilmente gerado, informação valiosa para melhor direcionar os esforços seguintes.

Isso não é tudo, se o gestor desejar identificar qual dos projetos foi o melhor, basta comparar as informações armazenadas no sistema, diferentemente do faria sem uma solução tecnológica: folhear pilhas e pilhas de arquivos até encontrar as informações de desempenho que busca. Isso se for capaz de encontrar tais registros.

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