Software de gestão de projetos: descubra quais os 7 melhores e como escolher

Atualizado em 14/06/2024

Você acompanha o andamento do seu projeto, monitora os dados, mas na hora de gerenciar todas as informações, fica perdido em meio a tantas planilhas, ferramentas e tabelas?

Esse é um problema bastante comum nas organizações e que pode ser solucionado com um único elemento: o software de gestão de projetos!

Nesse post você vai aprender tudo sobre este sistema. Veja o que vem por aí:

O que é um software de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos é um sistema que organiza e integra todos os dados do gerenciamento de projetos. Assim, sua principal função é facilitar o dia a dia dos gestores, automatizando tarefas e melhorando o fluxo de trabalho.

Ok, mas e aí? Por que devemos utilizá-lo?

Concorda que, se você precisa cortar a grama da sua casa, é muito mais fácil utilizar um cortador de grama do que a tesoura, apesar de ambos permitirem chegar no mesmo resultado?

Na gestão de projetos o mesmo acontece. Sem recursos que facilitem o trabalho, muito tempo é empreendido para pouco resultado. Por isso, os softwares de gerenciamento de projetos são um dos melhores investimentos que uma empresa pode fazer para otimizar a gestão.

Quais os benefícios do software de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos automatizam e integram praticamente todas as atividades e melhoram toda a rotina do gestor. Assim, eles são muito úteis, porque:

Facilitam o entendimento dos processos

Um software de gerenciamento permite que os diferentes projetos da empresa sejam administrados na mesma plataforma, o que garante uma padronização de dados e modelos de análise. Dessa forma, independente de quem for o gerente do projeto e quais as áreas envolvidas, a estrutura da gestão será a mesma.

Otimizam o trabalho e a comunicação da equipe

Ao ter todas as informações do projeto em um único lugar, o time passa a compreender melhor os objetivos e propósitos de cada ação. Assim, o trabalho colaborativo é favorecido, pois a equipe pode observar o painel macro do projeto e entender seu papel individual dentro do todo.

Além disso, por toda a transmissão de informação ser registrada, a comunicação do time fica mais fluída, o que evita desvios e permite explorar as oportunidades com maior eficiência.

Fornecem maior precisão no acompanhamento de resultados

A tecnologia contribui muito para ter resultados mais precisos e completos, porque, uma vez criada uma base de dados, a atualização é bastante simples e os mecanismos de acompanhamento são automáticos. Então, prazos, métricas e o próprio progresso podem ser acompanhados por meio de relatórios e gráficos bastante detalhados.

Quais funcionalidades são essenciais em um software de gestão de projetos?

A ideia dos softwares de gerenciamento de projetos é integrar informações e facilitar o dia a dia dos gestores. Porém, cada empresa funciona de um jeito e a gestão necessitará de elementos específicos.

Por isso, estes sistemas costumam trazer uma grande variedade de funcionalidades, sendo as mais utilizadas:

Kanban

O Kanban é um quadro visual que organiza o fluxo de trabalho através de colunas e cartões. Nele, os cartões representam as atividades do projeto e as colunas o status da atividade, o que possibilita ao time identificar as demandas mais facilmente e entender melhor os processos.

Apontamento de horas

Como o próprio nome indica, o apontamento de horas é o tempo exato gasto em cada atividade. Esta funcionalidade é muito interessante, pois permite que o gestor saiba quanto tempo cada afazer demanda em média, podendo gerenciar melhor os prazos estimados e encontrar gargalos.

Relatórios de situação

A maioria dos softwares de gestão de projetos permite acompanhar o progresso das ações. Porém, em projetos mais longos, acompanhar atividade por atividade pode dificultar a gestão do todo, porque dificulta relacionar os objetivos com os resultados.

Por isso, priorizar softwares que tenham relatórios de situação é muito importante, porque eles permitem criar relatórios e gráficos personalizados, com informações e indicadores importantes para cada propósito de análise.

Cronograma

O cronograma permite controlar as etapas e prazos, o que evita atrasos e desvios nas entregas. Na maioria das vezes, esta funcionalidade é retratada pelo Gráfico de Gantt, que unifica todos os prazos e atividade do projeto de modo visual.

7 melhores softwares para gerenciar projetos

Todos os softwares desta lista possuem testagem gratuita e funcionam com a contratação de planos. Assim, o preço varia conforme o número de usuários e funcionalidades escolhidas.

Veja as principais características de cada um deles:

1. Artia

O Artia é uma ferramenta de gestão de projetos referência no mercado. Com uma interface intuitiva, prática e personalizável, o grande diferencial deste software é a técnica Pomodoro.

Esta técnica italiana incentiva a produtividade por meio da divisão do tempo de trabalho, que é realizado em ciclos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos, proporcionando maior rendimento às equipes.

Principais funcionalidades:

• Controle financeiro;
• Sistema de apontamento de horas;
• Relatórios de situação;
• Kanban;
• Técnica Pomodoro;
• Gráfico de Gantt;
• Checklists;
• Rankings.

Preço por usuário:

• R$45,00, R$75,00 e R$90,00

2. Asana

O Asana é um software que se propõe a entregar o gerenciamento de tarefas com boa visualização, relatórios e integrações. Então, além de trazer diversas funcionalidades para gerenciar os projetos, o destaque da plataforma é a grande capacidade de integrações, que permite conectar o software a diversos aplicativos externos.

Principais funcionalidades:

• Responsáveis por tarefa;
• Datas de início e término;
• Visualização da linha do tempo;
• Anotações nas imagens;
• Painéis.

Preço por usuário:

• R$57,00 e R$125,00

3. Trello

O Trello opera em um sistema de listas e cartões de tarefas. Essas atividades podem ser movidas de uma lista para outra, conforme forem executadas e completadas, o que torna este software ideal para o acompanhamento do projeto.

Principais funcionalidades:

• Listas;
• Quadro de tarefas;
• Upload de arquivos multimídia;
• Etiquetas coloridas.

Preço por usuário:

• US$5,00, UD$10,00 e US$17,50

4. Microsoft Project

O software de gestão de projetos da Microsoft, Microsoft Project, é um dos mais antigos do mercado. A interface dessa plataforma se assemelha ao Excel, o que a torna um pouco menos intuitiva e personalizável frente aos demais concorrentes.

A base deste software é o gráfico de Gantt, que organiza o cronograma do projeto e permite atribuir atividades aos respectivos membros da equipe.

Principais funcionalidades:

• Gráfico Gantt;
• Agendamentos;
• Relatórios;
• Exibição de grade;
• Cronograma;
• Roteiros visuais.

Preço por usuário:

• R$64,00, R$192,00 e R$351,90

5. Jira

O Jira é um software de gestão de projetos direcionado à metodologia ágil, que segue um padrão semelhante ao Kanban para organizar os projetos. Assim, este sistema é bastante utilizado por empresas de desenvolvimento de softwares e organizações que aplicam o Scrum.

Principais funcionalidades:

• Planejador de sprints;
• Scrum boards;
• Backlogs;
• Retrospectivas.

Preço por usuário:

• US$7,50 e US$14,50

6. Podio

O Podio é uma ferramenta de gestão que foca bastante no controle da execução e progresso do projeto. Então, o principal objetivo da plataforma é centralizar as tarefas, pessoas, recursos e cronograma de modo fácil e visual.

Principais funcionalidades:

• Tabelas;
• Cartões dinâmicos;
• Aba de mensagens;
• Contatos;
• Espaço de trabalho.

Preço por usuário:

• $7,20, $11,20 e $19,20

7. HiBox

O HiBox é uma plataforma que prioriza a comunicação do time. Por isso, o destaque deste software é a possibilidade de criar chats rápidos, que facilitam a troca de informações e compartilhamento de documentos entre os participantes do projeto.

Principais funcionalidades:

• Lista de tarefas;
• Atribuição de responsáveis;
• Calendário do projeto;
• Compartilhamento de arquivos;
• Chats;
• Chamadas de vídeo.

Preço por usuário:

• $4,00 e $8,00

Dica! Como escolher o software de gerenciamento de projetos ideal?

Frente a tantas opções e funcionalidades similares, escolher um software para gerenciar os projetos não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, nós trouxemos alguns pontos de atenção que podem te orientar nessa escolha e garantir que o software contratado seja o mais ideal.

Usabilidade

Ao implementar um software de gerenciamento de projetos a expectativa é que a gestão seja facilitada. Mas, isso não vai acontecer se a usabilidade da plataforma for ruim, não é?

A facilidade de navegação e compreensão do sistema é um aspecto fundamental. Ao fazer as primeiras ações, é interessante observar como funcionam as interações, se as atividades podem ser assimiladas e se a interface é intuitiva.

Customizações e funcionalidades

Cada empresa possui particularidades de negócio que vão exigir ferramentas e estruturas diferentes. Por esse motivo, é essencial estar atento à flexibilidade oferecida pelo software, como os campos de customização, as personalizações de relatórios e funcionalidades, para que ele atenda de modo eficiente às necessidades da empresa.

Suporte

Mesmo as melhores soluções podem passar por problemas que precisarão de uma equipe de suporte. Sendo assim, vale verificar se a empresa disponibiliza claramente dados de suporte, números de telefone, e-mails e chat on-line.

Avaliações e feedbacks

A empresa que está vendendo o software sempre irá mostrar o lado positivo do produto, que, na prática, pode ser um pouco diferente. Então, sempre pesquise sobre o produto ofertado e verifique se os usuários estão satisfeitos com o serviço entregue.

Saber quais foram as experiências no processo de implementação, se as necessidades foram atendidas e quais foram as dificuldades de configuração, por exemplo, são informações extremamente relevantes na hora de escolher um bom software para gerenciar seus projetos.

Testagem gratuita

A contratação de um software exige investimento e adaptação ao novo sistema. Portanto, não importa quão boas sejam as avaliações da solução, a melhor forma de escolher uma plataforma é experimentá-la.

Então, não perca mais tempo e faça um teste grátis no Artia!

Este é um dos sistemas mais completos do mercado, assim, você poderá conferir na prática todos os benefícios que um software de gestão de projetos pode lhe oferecer.

Trazendo sua gestão para um sistema automatizado como este, com certeza, você verá o fluxo de trabalho dos projetos mais claramente e terá resultados muito mais precisos.

Dúvidas frequentes sobre software de gestão de projetos: