Gestão de contratos de projetos de serviços: o que é e como fazer em 9 etapas 

A gestão de contratos garante que um projeto seja cumprido de acordo com o escopo, prazo e orçamento. 

Se a sua empresa gerencia projetos de serviços ou consultoria, já deve ter enfrentado situações em que o contrato não reflete a realidade durante a prestação do serviço, seja por escopo mal definido, dificuldade para controlar as horas ou custos excedentes. 

Uma gestão de contratos inteligente evita prejuízos, protege seu relacionamento com o cliente e assegura que o projeto aconteça dentro do escopo definido. Neste artigo, você vai aprender como aplicar boas práticas de gestão de contratos para garantir entregas previsíveis, seguras e lucrativas. 

O que é gestão de contratos? 

A gestão de contratos inclui processos e práticas que visam elaborar, monitorar e assegurar o sucesso dos contratos de serviços ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até o encerramento. 

Entre as principais finalidades da gestão de contratos está garantir o cumprimento das obrigações acordadas entre duas ou mais partes e atingir os resultados esperados pela prestação do serviço. 

A gestão de contratos de projetos de serviços também visa controlar as horas de trabalho e custos, garantindo qualidade nas entregas e lucratividade. 

Benefícios da gestão de contratos em projetos de serviços 

A gestão de contratos em projetos de serviços é importante pois melhora a previsibilidade das entregas, controla as horas de trabalho dos recursos e preserva a lucratividade dos contratos. 

Quando executada de forma eficiente, a gestão de contratos também: 

• Melhora o controle financeiro: reduz custos com processos burocráticos, facilita o processo de negociação de valores e elimina gastos desnecessários com horas não prevstas; 
• Redução de riscos jurídicos: o estabelecimento de cláusulas, acordos claros e obrigações assegura ambas as partes de sofrerem penalidades e litígios; 
• Otimização de recursos: muitos contratos preveem acordos de nível de serviço (SLAs), que ajudam no planejamento do volume, especificidade e qualidade das entregas, o que direciona com maior eficiência os esforços da equipe; 
• Aumento da eficiência operacional: padroniza e automatiza as atividades de gerenciamento, acelera o acesso a informações, facilita o acompanhamento dos contatos e melhora a comunicação e colaboração das partes interessadas; 
• Melhora a tomada de decisão: fornece dados e indicadores de desempenho sobre as estimativas e realidades da prestação, de serviços, o que colabora para identificar ineficiências e falhas que prejudicam negociações ou cumprimento de condições contratuais; 
• Fortalecimento do relacionamento: as expectativas e responsabilidades de cada parte são claramente definidas e organizadas, reduzindo conflitos e aumentando a confiança; 
• Diminuição de erros: maior segurança e precisão em dados e informações na elaboração e processamento de contratos, principalmente quando são feitos por softwares especializados; 
• Otimização do tempo: profissionais de serviço conseguem definir e ajustar seus cronogramas com mais precisão a partir das condições do contrato. 

De acordo com o porte e complexidade de uma organização, a gestão de contratos pode ser realizada por um membro em cada departamento, uma equipe direcionada ou um profissional especializado, o gestor de contratos. 

Como gerenciar contratos de projetos de serviços 

Profissionais de gestão de serviços e de consultoria empresarial enfrentam dificuldades para cumprir suas entregas respeitando as condições previstas nos contratos. 

Um software de gestão de projetos de serviços ajuda a garantir o controle e cumprir as regras estabelecidas na negociação com o cliente. 

Escolha um software de gestão de projetos 

Um software de gestão de projetos não apenas ajuda a gerenciar contratos, mas permite fazer a gestão de todos os projetos/serviços através de cronogramas, listas de atividades, apontamento de horas, controle financeiro etc. 

De modo geral, a tecnologia ajuda a: 

• Organizar e gerenciar múltiplos contratos; 
• Extrair indicadores facilmente; 
• Agilizar atividades de gestão de contratos; 
• Vincular contratos a projetos; 
• Receber notificações relacionadas ao contrato; 
• Controlar projetos em clientes; 

Registre os contratos no software 

O segundo passo é registrar os contratos no software, com todas as regras do documento. As regras nada mais são do que os termos acordados. 

O software vai te ajudar a monitorar esses termos através de notificações, dados estruturados etc. Exemplos de regras que podem ser cadastradas na plataforma: 

• Início e término do contrato; 
• Horas estimadas (projeto/serviço); 
• Horas reais gastas; 
• Projetos vinculados; 
• Cláusulas; 
• Dados financeiros; 

Vincule o contrato a um projeto 

Depois de criar o contrato, basta vinculá-lo a um projeto no software. A partir disso, você pode monitorar se o projeto está indo de acordo com o contrato em termos de: 

• Apontamentos de horas; 
• Cronograma; 
• Porcentagem de esforço atingida; 
• Atividades executadas; 
• Aquisições; 
• Gestão financeira; 

Monitore o cumprimento do contrato

Por fim, extraia relatórios e gere painéis de indicadores sobre os projetos. Lembre-se de utilizar KPIs para acompanhar o andamento das atividades e configurar notificações para não perder nada. 

Confira abaixo uma demonstração das funcionalidades do Artia para gestão de contratos de projetos de serviços: 

Qual é o papel do gestor de contratos?

Em organizações em geral, o gestor de contratos é o profissional responsável pela elaboração, negociação, acompanhamento e armazenamento de contratos com parceiros, fornecedores e clientes de uma organização. 

As principais funções do gestor de contratos são: 

• Elaborar documentação de contratos; 
• Armazenar e arquivar documentos corretamente; 
• Identificar falhas e riscos em contratos; 
• Garantir boas práticas de negociação de contratos; 
• Assegurar a conformidade dos termos com a legislação e políticas internas; 
• Assegurar o cumprimento das cláusulas dos contratos; 
• Anexar novas regras aos contratos conforme alterações na legislação; 
• Controlar prazos; 
• Gerenciar o ciclo de vida do contrato, desde a criação até o encerramento; 
• Solucionar problemas que podem ocorrer durante a vigência de um contrato; 

O gestor de contratos também é responsável por avaliar, selecionar, implementar e monitorar o desempenho de sistemas de gestão de contratos, garantindo que seu uso esteja contribuindo para seus objetivos.  

 Etapas da criação do contrato de prestação de serviços 

O ciclo de vida da gestão de contratos inclui algumas etapas que visam garantir a definição e cumprimento dos acordos entre as partes e detalhes sobre a prestação do serviço. Entenda quais são as principais etapas: 

1. Planejamento do contrato

A etapa de planejamento requer cuidado e atenção pois, se mal-feita, pode comprometer todo o projeto e gerar problemas às partes. Nesse momento são definidas as características do projeto de serviço, cláusulas contratuais, os objetivos, riscos, papéis e responsabilidades, prazos, volume e qualidade das entregas, restrições e premissas. 

É muito importante que as partes do contrato tenham clareza sobre seus objetivos reais e o que precisam para cumprir suas obrigações. 

2. Criação da primeira versão

A primeira versão do contrato é redigida, considerando todas as cláusulas acordadas, métodos e padrões de documentação de cada organização. Essa elaboração deve ser feita com muito cuidado, evitando cláusulas ambíguas que possam gerar dupla interpretação, o que poderá causar conflitos no futuro. 

No contrato é preciso deixar claro: 

• O volume de horas contratadas 
• O valor/hora 
• Quais serão os recursos utilizados 

Se sua organização não possui um setor jurídico, é muito importante contar com um prestador de serviços advocatícios que assegure sua empresa de riscos contratuais. 

3. Negociação

Todos os detalhes do contrato são revisados pelas partes para identificação de erros ou melhoria na redação de cláusulas, a fim de garantir segurança e mitigar conflitos durante o projeto. Esse é o momento de negociar preços, condições e cronograma do projeto. 

É muito importante estabelecer um prazo e cerimônias para essa etapa, pois se não controlada pode causar atrasos e prejudicar o projeto. 

4. Aprovação

Essa etapa envolve a aceitação final sobre as condições do contrato por ambas as partes, que entram em um acordo e sinalizam que o contrato está apropriado para ser executado. Com isso, é enviado para assinatura.  

5. Assinatura do contrato

Nessa etapa todos os envolvidos fazem a assinatura do contrato, que pode ser feita via assinatura eletrônica. Diversos sistemas facilitam esse processo, acelerando a entrega dos contratos e cópias autenticadas. 

6. Efetivação do contrato

Essa etapa marca o início da execução do contrato, onde as partes se reúnem e discutem os próximos passos, disponibilizando todos os recursos, acessos e serviços necessários para a prestação de serviços, de acordo com as condições previstas no contrato. 

O acompanhamento mútuo dessa execução é o que garantirá o cumprimento dos objetivos do contrato, identificação de falhas e oportunidades de melhorias. 

Também é muito importante controlar as horas e custos do trabalho, sempre com o objetivo de preservar a lucratividade do projeto. 

7. Revisões e aditivos

É muito comum que contratos necessitem de revisões para adequar a parceria à demandas e problemas não mapeados, o que pode exigir flexibilidade de prazo, objetivos do projeto e até orçamento. 

Nesse caso, as partes se procuram para discutir aditivos contratuais, que estabelecerão novas condições que respeitem as necessidades do contratado e da contratante. 

8. Armazenamento

Ao longo da efetivação do contrato diversos documentos complementares, negociações, entregas e registros podem ser preservados de forma segura por ambas as partes, contribuindo para sua segurança no projeto. 

9. Encerramento do contrato

A última etapa da prevê a revisão final das condições e cláusulas definidas para garantir que o contrato foi cumprido integralmente. Algumas cerimônias podem ser incluídas nessa etapa, como trocas de feedback e construção de cases de sucesso, se for de interesse das partes. 

O importante é que não exista nenhuma pendência e o que encerramento seja consensual. 

Dicas: como fazer uma gestão de contratos eficiente?  

Para a empresa prestadora do projeto de serviço, a gestão de contratos promove segurança para controlar horas e custos. Para o cliente, promove segurança de que seus objetivos serão atingidos. Em ambos os casos, para ser considerada eficiente, precisa estar adequada à algumas boas práticas: 

• Conheça o ciclo de vida contratual: envolve todas as etapas necessárias para gerenciar contratos, do início ao fim. Cada etapa inclui atividades específicas que devem ser compreendidas e seguidas com excelência para cumprir as funções da gestão de contratos. 
• Esteja atento à redação do contrato: certifique-se de que todas as condições do serviço sejam claras e explícitas, evitando subjetividade de interpretações errôneas. Envolva profissionais jurídicos e de direito para maximizar segurança e mitigar riscos. 
• Revise constantemente os termos do contrato: acompanhe mudanças e falhas que podem prejudicar o cumprimento dos objetivos do projeto para avaliar e propor alterações contratuais que flexibilizem os acordos e beneficiem as partes. 
• Tenha canais fixos de comunicação: padronize ferramentas e plataformas para registrar interações entre as partes. Isso também é uma forma de garantir segurança para a empresa. 
• Defina prazos e procedimentos: contratos possuem diferentes períodos de execução, mas é importante que processos internos tenham um prazo estabelecido para que não prejudique o andamento do ciclo de vida. 
• Defina responsáveis por cada demanda: se existem duas ou mais pessoas envolvidas na gestão de contratos, é muito importante que conheçam suas atribuições. O contrato deve ser transparente também sobre as responsabilidades das outras partes e como isso pode impactar suas entregas. 
• Escolha um software de gestão de contratos: diversos softwares automatizam atividades ao longo de todo o ciclo de vida e tornam processos menos burocráticos e mais eficientes. Contar com um software adequado contribuiu para a segurança e eliminação de erros.   

A gestão de projetos é uma área beneficiada com as práticas de gestão de contratos, uma vez que assegura as obrigações das partes para cumprir com o escopo, prazo e orçamento de iniciativas empresariais. 

Boas práticas para melhorar sua prestação de serviços 

Esse artigo trouxe uma visão geral sobre como gerenciar contratos de clientes e dicas para controlar contratos de projetos de serviços. Se você quer melhorar sua prestação de serviços especializados, conheça o Guia Definitivo da Gestão de Serviços, com insights práticos para melhorar os resultados do seu trabalho (e encantar seus clientes). Baixe agora! 

Resumo: gestão de contratos 

Confira abaixo um resumo sobre o que é e como melhorar a gestão de contratos: