kanban é uma técnica de gestão de fluxo de trabalho que tem como principal diferencial a visibilidade fácil e imediata de cada etapa de um projeto. Além de ser altamente visual, o método tem implementação simples, flexível e de baixo custo.

Ele funciona, originalmente, em um grande quadro que fica visível para toda a equipe envolvida e no qual são colocados cards ou post its coloridos para especificar cada tarefa a ser realizada. Porém, hoje já é possível utilizar o método por meio de plataformas online, o que dá a ele mais eficiência.

Por meio do Kanban é possível acompanhar o andamento do fluxo de trabalho, detectar gargalos e investigar suas causas. Isso gera mais fluidez aos projetos, principalmente quando o trabalho é online e fica acessível a toda a equipe.

Se você quer conhecer as vantagens que o kanban online oferece para a gestão de seus projetos, acabou de encontrar o post certo. Tenha uma ótima leitura!

A breve história do Kanban

Se está tentando entender as vantagens do kanban online, é sinal de que você já conhece a técnica. Ainda assim, é importante contextualizá-la na história para evidenciar as vantagens da ferramenta online sobre a física.

O sistema surgiu na década de 50, durante uma crise na Toyota que quase a levou à falência. Para se recuperar, a empresa buscou formas de otimizar a produção. Assim nasceram o kanban e o just in time (JIT), permitindo não só mais dinamismo na realização de tarefas, como também a aquisição de materiais somente quando eram realmente necessários.

Quando foi criada, a ferramenta nada tinha a ver com o kanban online: consistia em um enorme quadro onde era afixados cards coloridos para cada tarefa a ser realizada. Esses cards eram organizados em colunas que simbolizavam a etapa em que estavam as tarefas no fluxo de trabalho.

Desse modo, todos tinham acesso às informações básicas sobre o andamento da produção sem precisar decifrar uma série de planilhas e checklists. Embora a ferramenta tenha agilizado muito a produção na Toyota e em outras empresas que a adotaram, o seu formato físico original ainda apresentava desvantagens, como a “queda” de cards ou post its do painel.

Portanto, a versão do kanban online veio para solucionar esse e outros tantos problemas que só a tecnologia poderia resolver.

A importância do Kanban no planejamento e gestão de projetos

O kanban revoluciona a forma como os fluxos de trabalho são geridos, dando ao gestor e sua equipe mais flexibilidade e agilidade. Com o kanban é possível definir o fluxo de acordo com a necessidade de cada projeto e fazer adaptações.

O kanban é baseado em 4 princípios básicos que garantem a sua eficiência:

Visualização do trabalho

Tornar o fluxo de trabalho visível é o primeiro passo para a identificação de gargalos e bloqueios. Isso facilita a comunicação com a equipe, que passa a ter a informação disponível e ao alcance sempre que precisar.

Limite de trabalho

O kanban deve ter uma quantidade limitada de tarefas em andamento. Desse modo, garante que todas sejam realizadas de acordo com o planejado e evita que muitas permaneçam por muito tempo inacabadas.

Foco no fluxo de trabalho

O principal foco do kanban é levar as tarefas da primeira à última etapa no menor intervalo de tempo possível, agilizando o fluxo de trabalho. Por isso, permite analisar o andamento do projeto por meio de indicadores que se tornam visíveis com a utilização do método.

Melhoria contínua

Cada tarefa concluída traz seus erros e acertos, ou seja, lições aprendidas que podem ser aplicadas nos próximos ciclos de trabalho. Dessa forma, o kanban auxilia na otimização do fluxo de trabalho a cada nova etapa ou projeto.

As vantagens de usar o kanban online

1. Flexibilidade de planejamento

Imagine que durante o andamento de um projeto você e sua equipe detectem a necessidade da inclusão de mais uma etapa no fluxo. Utilizando o quadro físico, você teria que reorganizá-lo quase por completo para criar uma coluna e colocar a nova atividade.

Isso inclui a retirada de todos os cards das colunas a serem movidas e a sua recolocação, o que deixaria o fluxo sujeito a terríveis falhas. No kanban online é possível incluir colunas sem precisar “retirar” as tarefas. Pode-se apenas mover as tarefas necessárias para a nova etapa do fluxo.

2. Maior controle das tarefas

Como qualquer outro software, a movimentação das tarefas nas colunas cria um log onde é possível visualizar quando e por quem aquele card foi alterado.

Desse modo, ao contrário do kanban físico, no qual até um ventinho pode levar tarefas embora sem que ninguém perceba, no método online você tem absoluto controle de todas as atividades de um projeto, em suas respectivas etapas.

3. Mais agilidade

Imagine que a cada nova tarefa a ser inserida no painel do kanban você precise escrevê-la em um post it com uma letra inteligível. Às vezes, na correria do dia a dia, a letra não fica tão boa assim ou você erra o que escreveu. Nesses casos, é preciso apagar com uma borracha ou fazer um novo “palpelzinho”, o que toma tempo e desperdiça recursos.

O kanban online agiliza esse processo com ferramentas como copy/paste, desfazer, arrastar os cards de uma coluna para outra, entre outros recursos que só a tecnologia pode oferecer.

4. Menor risco de falha humana

Lembra da reorganização de colunas que exigiria a retirada e recolocação de todas as tarefas no quadro? Pois é, imagine quantas falhas poderiam acontecer nesse processo? Da perda de um post it até a sua colocação na coluna errada, a probabilidade de algo errado ocorrer no método físico é muito maior do que no ambiente online.

5. Mobilidade

Essa é uma das maiores vantagens do kanban online. Mesmo que sua equipe precise trabalhar em ambientes diferentes de onde o quadro físico está posicionado, continuará tendo acesso às informações se estiver utilizando uma plataforma digital.

6. Obtenção de gráficos e números

Imagine você contando os post its que estão na coluna de atividades concluídas, depois separando-os por cor para entender quais categorias de tarefas ou membros da equipe tiveram maior produtividade? Com o kanban online esses relatórios são gerados automaticamente e disponibilizados em gráficos para melhor visualização.

Como você pôde ver, a utilização do kanban online só traz benefícios para o fluxo de trabalho da sua equipe, além de maior controle e acessibilidade para seus membros e gestores. Então, o que você está esperando para aderir ao uso do método?

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