Desenvolver e finalizar projetos demanda tempo e recursos, porém, esses dois itens são limitados em qualquer ambiente empresarial, logo, é preciso usar as ferramentas adequadas para analisar as iniciativas apresentadas e selecionar as mais prósperas para a organização. Nesse cenário, contar com uma boa gestão de portfólio de projetos é essencial para otimizar os processos internos da empresa.

gerenciamento de portfólios de projetos não significa apenas a execução simultânea de diversos projetos. Trata-se da associação de estratégias, técnicas de gestão e conhecimentos de uma pluralidade de ideias que formam um portfólio. Esse conceito consiste em analisar e aperfeiçoar o retorno sobre o investimento (ROI) aplicado durante a execução dos projetos e em total consonância com as metas e articulações estratégicas traçadas pela companhia.

A partir da gestão do portfólio de projetos, as organizações e os gerentes podem ver o panorama de cada ideia. Esse processo é de suma importância para que o empreendimento não sucumba ao montante de projetos que lhes são apresentados e tenha capacidade para escolher e colocar em andamento aqueles que trarão os melhores retornos.

Além disso, esse gerenciamento traz uma série de vantagens para cada profissional da empresa, tais como:

  • os executivos sabem com exatidão o que os gerentes de projetos precisam alcançar;
  • os gerentes de projetos têm acesso facilitado aos membros da sua equipe;
  • os membros da equipe passam a se comunicar melhor entre eles e com os seus líderes;
  • os stakeholders (todos os interessados no projeto) são informados continuamente por meio de feedbacks consistentes e confiáveis.

Quer aumentar a eficiência da gestão de portfólio de projetos? Confira abaixo algumas das melhores dicas para atingir esse resultado!

1. Gerencie os riscos complexos

A gestão de portfólio está diretamente relacionada ao risco. Assim, o mesmo conceito de portfólio como um conjunto de unidades distintas, abrangendo tanto inversões quanto projetos, com resultados e lucratividade reunidas e independentes nas mãos de um mesmo proprietário, é mérito da teoria financeira.

No setor das carteiras de inversões, ou seja, aquisições para a realização do trabalho, o principal objetivo é diversificar a exposição ao risco, de modo que, caso ocorram perdas, os benefícios oriundos de outras fontes sejam capazes de compensar o resultado global.

Os riscos de um projeto são: de alcance, tecnológicos e a indisponibilidade de recursos para colocá-lo em prática. Gerenciar os riscos complexos por meio da diversificação é o melhor caminho para não impactar a empresa negativamente diante de um desempenho desfavorável. O ideal é montar um portfólio equilibrado com projetos de alto risco e iniciativas seguras.

Geralmente, os projetos considerados inovadores têm os seus próprios riscos financeiros, que relacionam-se com a viabilidade financeira para executá-los e a probabilidade de sucesso no mercado de um produto que ainda não foi apresentado para o público-alvo.

2. Avalie propostas de projetos

A entrega das propostas de projetos está entre os momentos mais difíceis da administração do portfólio, visto que o gestor terá que selecionar uns e descartar outros. O que define a provação ou a reprovação de uma iniciativa é a análise de aspectos críticos a serem considerados.

Os principais fatores a serem avaliados em uma proposta são:

  • a conformidade com a organização;
  • a contribuição para o atingimento das metas e objetivos;
  • a observância dos parâmetros do que é tido como um projeto sensato.

Em se tratando dos projetos inovadores, é imprescindível verificar se eles têm um apelo comercial forte e capaz e torná-los bem-sucedidos no mercado.

Também pode-se determinar um número limite de projetos ativos simultaneamente, o que deixa a empresa na obrigação de aprovar os mais essenciais para os seus processos. Após o cumprimento ou não de uma proposta, é possível optar entre aqueles que apresentam uma entrega e um retorno mais rápido.

Ao aprovar um projeto, o gerente e os seus líderes devem escolher os responsáveis pela execução das suas tarefas, sendo recomendado montar uma equipe com membros capacitados para cada atividade e que representem baixo risco para as suas respectivas finalizações.

3. Utilize um software gerenciador

Aplicar o gerenciamento de portfólio corretamente exige tempo e conhecimento por parte do gestor de projetos. Para que esse procedimento seja realizado com praticidade e eficiência, você pode utilizar um software gerenciador, que torna as tarefas mais rápidas e intuitivas.

Há ferramentas que são úteis para gerenciar várias atividades, enquanto que outros recursos são mais específicos, mas todos auxiliam no controle da sua carteira de projetos e contribuem para poupar o seu tempo.

Entre as opções encontradas no mercado, você tem o Dropbox, que é um serviço disponibilizado na nuvem para compartilhar e armazenar arquivos. A partir dessa ferramenta, o gerente de projetos pode criar uma pasta em seu computador e deixá-la acessível para os membros da sua equipe por meio de dispositivos conectados à Internet, o que simplifica o processo de tomada de decisão durante as análises das propostas.

Outra alternativa é o PM Canvas, que permite a elaboração do plano de projeto e o compartilhamento com os usuários autorizados, possibilitando que os demais envolvidos na provação de uma iniciativa possam estudá-la em qualquer dispositivo móvel.

4. Integre os objetivos estratégicos

A integração entre os objetivos estratégicos é a chave para implantar uma gestão de portfólio de projetos eficiente. Concentre-se, em especial, na alta direção e nas diversas demandas de projetos e programas em andamento, evitando que haja desalinhamento entre as suas metas.

A ocorrência de hiatos entre esses dois níveis — estratégico e tático/operacional — pode fazer com que o empreendimento execute esforços desnecessários, desperdiçando tempo e recursos financeiros. Sendo assim, dê preferência para a realização de propostas que estão em sintonia com o que a empresa precisa e deseja alcançar por meio dos seus serviços.

5. Mantenha boa comunicação entre os envolvidos

Para que a integração citada anteriormente seja viável, levando em consideração as diferenças entre as pessoas responsáveis, é crucial o estabelecimento de boa comunicação desde entre os profissionais designados para criar, revisar e manter a atualização dos objetivos estratégicos até os gerentes de projetos e os seus colaboradores.

Diante disso, é indispensável a elaboração de um plano de comunicação que englobe todas as partes interessadas. Com isso, há a diminuição de ruídos, ou seja, de erros na transmissão das informações.

Os resultados de uma gestão de portfólio de projetos adequada incluem um ambiente mais bem administrado e controlado e a unidade de negócios — fatores indissociáveis para que a empresa construa estratégias e desempenhos mais fortes.

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