No decorrer da execução de um projeto, é comum ocorrerem atrasos na entrega de tarefas. Contudo, é muito importante que o gestor e os colaboradores possuam controle do tempo gasto em cada etapa, a fim de que isso não ocorra frequentemente.
Para isso, existem duas ferramentas que, quando utilizadas em conjunto, auxiliam na gestão do tempo durante a execução de um projeto, aumentando a eficácia e a organização. Essas ferramentas são: EAP e cronograma de projetos.
Neste post você vai entender a diferença dessas ferramentas e como utilizá-las em conjunto. Mas, antes disso, vamos entender o que é cada uma dessas ferramentas, começando pelo conceito de EAP:
Qual o conceito de EAP?
A EAP (estrutura analítica do projeto) é um diagrama com classes hierárquicas, formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Ou seja: EAP é um diagrama que divide um projeto em partes menores para ficar mais fácil de gerenciar. Veja um modelo de EAP:
Modelo de EAP
Os ciclos de trabalho na EAP costumam ser colocados sequencialmente, mas isso não é obrigatório. Ela é organizada para que o segundo nível acompanhe o ciclo de vida do projeto, e cada subnível vá detalhando o projeto. Adicionar muitos subníveis dificulta o gerenciamento, portanto a regra é não passar de cinco, mas o número de subdivisões de cada ramo varia.
Cada EAP é específica para o projeto, mas é possível montar uma com base nas EAPs de projetos anteriores. Quando se usa a EAP, vários benefícios podem ser extraídos, como:
- Otimização do tempo;
- Economia de recursos;
- Diminui ruídos de comunicação entre equipes;
- Ajuda identificar possível problemas no projeto.
- Melhora a organização e o entendimento do projeto;
- Auxilia na identificação de possíveis riscos em um plano.
Para desfrutar desses benefícios, a EAP precisa possuir as seguintes características:
Características de uma EAP
Gerenciável
A divisão do projeto em partes pequenas, torna mais simples o tratamento e o gerenciamento, diminuindo os riscos e os prováveis impactos. Além disso, controla a sua autoridade e a responsabilidade específica. Assim, quanto maior o número de partes, maior será o controle das entregas do projeto.
Independente
Permite que cada componente dentro da EAP possa ser observado e analisado de modo independente, porém, como um agrupamento de conexões e dependências lógicas de elementos voltados para entregas.
Integrável
Possibilita que todos os elementos possam ser vistos e integrados em uma visão total a qualquer hora, já que possuem conexões e dependências lógicas de partes orientadas para entregas
Mensurável
O aperfeiçoamento de cada parte e, no geral, na EAP, pode ser medido por partes. Isso ajuda a monitorar a performance de execução de cada etapa e identificar problemas.
Se você quer se aprofundar no assunto, leia nosso texto completo sobre Estrutura Analítica de Projetos e como montar uma!
Agora que você já está bem familiarizado coma a EAP, vamos ver o que é cronograma de projetos:
O que é cronograma de projetos?
O cronograma de projetos é a documentação das tarefas que precisam ser executadas, suas respectivas datas de início e de término, além de recursos utilizados e das restrições do cronograma. Ele é elaborado para ter a percepção visual de todas as etapas de um projeto, isso permite:
- Antecipar possíveis divergências que possam ocorrer, facilitando a tomada de decisão;
- Melhorar atividades para que os prazos estabelecidos sejam alcançados;
- Medir o desempenho das equipes envolvidas no projeto;
- Desenvolver meios eficazes para melhorar a evolução do projeto.
Principais características do cronograma de projetos
As principais características de um cronograma de projetos são:
- Auxiliar no controle para que o planejamento seja executado;
- Evidenciar atrasos ou adiamentos de tarefas;
- Estabelecer um transcurso de prazo a fim de concluir as tarefas;
- Auxiliar no estabelecimento de metas e objetivos;
- Facilitar a verificação de prazo para o fim do projeto.
Dessa forma, o cronograma é um instrumento que objetiva auxiliar o gerenciamento e o controle de projetos, para que ele seja seguido corretamente.
A partir dessa ferramenta, são estabelecidas metas de atividades para as pessoas e equipes ligadas ao projeto. De modo prático, ele se torna uma lista de objetivos a serem alcançados nos prazos estabelecidos.
Como montar um cronograma de projetos em 5 passos
Nós já temos um texto em que explicamos em detalhes de como montar um cronograma em 5 passos, vale a pena a leitura! Caso você use o Artia para elaborar o cronograma, também temos um vídeo bem completo para você conferir:
Diferenças entre EAP e cronograma de projeto
A EAP é uma ferramenta de consulta e não muda com frequência, sua separação é feita por pacotes de trabalho e acima de tudo, a EAP mostra COMO FAZER. Já o cronograma de projeto é uma ferramenta de execução mais suscetível a alterações. Ele é separado por atividades e mostra O QUE FAZER.
Agora que você já conhece bem as duas ferramentas, o que elas beneficiam e quais as diferenças entre elas, vamos ver como integrar a EAP e o cronograma de projetos:
Como integrar a EAP e o cronograma de projetos?
Uma estrutura analítica de projetos é um importante mecanismo que converte um projeto em pequenas tarefas facilmente gerenciáveis. Ela simplifica a compreensão das demandas pelos colaboradores e facilita o acompanhamento das tarefas pelo gestor.
O mais adequado é começar a desenvolver o seu projeto a partir da criação da estrutura analítica e depois estabelecer o cronograma. Seguindo essa ordem, será muito mais fácil organizar e lançar os dados de forma ordenada no cronograma do projeto.
Desse modo, os dois métodos são bem diferentes, mas complementares. Quando bem integrados, auxiliam para uma melhor organização do projeto e na identificação de potenciais riscos que possam vir a ocorrer durante a execução.
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Minha cabeça bloqueia quando penso em fazer um projeto , qual a dica para quebrar este bloqueio ?
Olá, Eremar. Tudo bem?
A própria EAP é uma ferramenta para você vencer este bloqueio, decompondo o seu projeto em várias entregas. Sabemos que tratar do conteúdo em um post do blog um tanto complicado, por isso fizemos um webinar para tratar melhor do assunto que você pode acessar neste link.
Caso ainda tenha alguma dúvida, pode nos perguntar aqui ou nos outros canais.
Abraços.
Aprendido