Você tenta controlar os dados da sua empresa, mas sempre acaba se perdendo com tantas informações e ferramentas paralelas?
Então você precisa conhecer o ERP para projetos! Os ERPs são sistemas que centralizam a gestão de todas as áreas de uma organização, trazendo muitas vantagens para o monitoramento dos projetos.
Quer saber mais e aprender como estes sistemas funcionam na prática? Siga a leitura para descobrir!
O que é um ERP?
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema utilizado para gerenciar todas as informações de uma organização. Isso significa que ele coleta e relaciona, de forma prática, os dados de diversos setores para facilitar a análise e a tomada de decisões dos gestores.
Assim, um ERP tem como objetivo:
- Integrar os departamentos da empresa;
- Padronizar os processos aplicados pelas equipes;
- Facilitar o fluxo e a troca de informações;
- Fornecer uma base de dados mais completa para a gestão.
À primeira vista, estes sistemas não são muito relacionados à gestão de projetos, porque eles geralmente são utilizados para controlar recursos humanos, contabilidade, estoque, vendas etc.
Mas essas duas coisas têm tudo a ver! Entenda por quê:
ERP e gestão de projetos: qual a relação?
O ERP é como a placa mãe da gestão de uma empresa. Ele armazena uma grande quantidade de informações e as organiza para que tudo funcione de forma integrada.
Uma empresa geralmente possui vários projetos, os quais envolvem a participação de diversas áreas. Assim, ao alinhar um ERP à gestão de projetos, é possível ter um controle mais completo e assertivo, uma vez que todas as áreas sigam um mesmo padrão e estejam alinhadas.
| Leia também: gestão integrada em projetos – tenha os dados do projeto na palma da mão!
Veja um exemplo:
Digamos que você precisa adquirir novos recursos para o seu projeto. Você analisa qual é a demanda e contata o setor financeiro da empresa para que o processo de compra seja iniciado.
Nessa situação, o gerente do projeto tem pouco conhecimento sobre o andamento da aquisição e o setor financeiro tem pouco conhecimento sobre a real necessidade dos recursos, o que torna os processos mais difíceis e pode gerar alguns desalinhamentos internos.
Com um ERP, a aquisição seria bem mais simples, porque tanto o gerente do projeto quanto o financeiro teriam acesso a todas as informações que precisam ao longo do processo.
Por isso, o ERP é uma peça-chave para otimizar o trabalho dos gerentes e potencializar os resultados do negócio.
Ficou interessado? Então, confira mais algumas vantagens que essa dupla traz para os projetos:
Vantagens de implantar um ERP para projetos
Muitas vezes, saber apenas os dados do projeto limita a visão do gerente, que toma decisões sem compreender o real impacto delas para a organização. Dessa forma, apesar do ERP não ter como foco a gestão de projetos, ele é um grande aliado dela, porque permite visualizar melhor as informações e traz mais subsídio para a tomada de decisão.
Além disso, os projetos são reflexo das atitudes da alta gestão. Então, ao ter um software de gestão integrada, que une o que é importante e mantem o fluxo produtivo, é possível desenvolver projetos com:
- Processos padronizados e mais estruturados;
- Maior agilidade e conhecimento da equipe;
- Objetivos alinhados à visão estratégica da empresa;
- Dados mais seguros e completos;
- Decisões mais assertivas.
Agora que você já sabe como um ERP pode te ajudar a ter uma gestão de projeto ainda melhor, vamos descobrir qual o passo a passo para implantar um ERP com sucesso?
6 etapas para implantar um ERP
1. Diagnóstico e avaliação do ERP
O primeiro passo para implantar um ERP é entender quais são as necessidades da empresa, para que você saiba quais funcionalidades ele precisa trazer.
Para isso, é importante fazer um mapeamento funcional da organização, identificando oportunidades de melhoria nos processos e os gaps existentes. Após identificar os requisitos funcionais que o ERP deve atender, é importante também pesquisar os softwares disponíveis no mercado e avaliar o custo-benefício de cada um.
2. Planejamento
A implantação de um ERP afeta praticamente todos da empresa. Por isso, antes de colocá-lo em prática, é preciso planejar como será realizada esta nova forma de gestão.
Geralmente é feita uma reunião de Kick off para definir as estratégias da implantação e garantir que o sistema seja bem recebido, estabelecendo: datas de implantação, se ela ocorrerá em partes ou de uma única vez, quem será o responsável etc.
3. Análise
A etapa de análise detalha como os processos do negócio serão relacionados ao ERP. Então, aqui, se discute o modo como as funcionalidades serão utilizadas no dia a dia para que elas possam solucionar os gaps da gestão e trazer resultados.
4. Realização
A quarta etapa é o momento de realmente realizar a implantação do ERP.
Mas, atenção!
Apesar de estar implantado, nesta etapa o sistema ainda não começou a ser utilizado pelas áreas da empresa, porque, antes disso, é necessário configurar o ERP e realizar testes que assegurem o correto funcionamento do sistema.
5. Preparação
Com todo o sistema funcionando da forma que deveria, o ERP está pronto para ser utilizado. Mas, antes que os processos comecem a ser gerenciados por ele, é preciso que os times entendam como ele funciona e como será o fluxo de trabalho com o software.
Por isso, a quinta etapa é referente ao treinamento e capacitação das equipes ao sistema. Quanto mais o seu time souber utilizar as funcionalidades, mais você aproveitará os benefícios que o software oferece.
| Leia também: melhores plataformas EAD para capacitar equipes dos projetos
6. Go-Live
Sistema e time prontos, é o momento de eliminar os controles paralelos e realizar a gestão integrada! Esta é a última etapa da implantação do ERP, que é quando o sistema começa a ser utilizado de fato, sendo alimentado por dados e gerenciando os processos da empresa.
| Leia também: aprenda a controlar projetos como ninguém!
Seguindo esse passo a passo, você estará no caminho certo para uma gestão centralizada e com um fácil controle de dados. Agora, se quiser potencializar ainda mais sua gestão de projetos, confira a dica que trouxemos para você a seguir:
DICA! Combine o ERP a um software de gestão de projetos
Que o ERP é um ótimo centralizador de dados é indiscutível. Mas, ele é um software focado mais na gestão empresarial do que na gestão de projetos.
Por isso, para ter resultados ainda melhores, o ideal é que você utilize um sistema próprio de gestão de projetos, que centralize informações mais específicas e que complementem os dados do ERP.
E é aí que entram os softwares de gestão de projetos! Essas plataformas são uma opção supercompleta para este gerenciamento, porque reúnem toda informação útil para acompanhar os projetos e fornecem controles visuais que facilitam muito a rotina da gestão.
Assim, ao integrar estes dois sistemas, é possível relacionar uma série de informações de modo automático e ter uma visão global da organização, que beneficia tanto as estratégias de negócio quanto o desenvolvimento dos projetos.
Quer saber mais sobre os softwares de gestão de projetos? Então, confira todas as vantagens que só um gerenciador de projetos pode trazer para a sua empresa!
