ERP para projetos: dados a favor da gestão

ERP para projetos: dados a favor da gestão

Escrito por Roberto Gil Espinha

24 Apr 2023

7 min de leitura

Você tenta controlar os dados da sua empresa, mas sempre acaba se perdendo com tantas informações e ferramentas paralelas?  

Então você precisa conhecer o ERP para projetos! Os ERPs são sistemas que centralizam a gestão de todas as áreas de uma organização, trazendo muitas vantagens para o monitoramento dos projetos. 

Quer saber mais e aprender como estes sistemas funcionam na prática? Siga a leitura para descobrir! 

O que é um ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema utilizado para gerenciar todas as informações de uma organização. Isso significa que ele coleta e relaciona, de forma prática, os dados de diversos setores para facilitar a análise e a tomada de decisões dos gestores.  

Assim, um ERP tem como objetivo: 

  • Integrar os departamentos da empresa; 
  • Padronizar os processos aplicados pelas equipes; 
  • Facilitar o fluxo e a troca de informações; 
  • Fornecer uma base de dados mais completa para a gestão.  

À primeira vista, estes sistemas não são muito relacionados à gestão de projetos, porque eles geralmente são utilizados para controlar recursos humanos, contabilidade, estoque, vendas etc. 

Mas essas duas coisas têm tudo a ver! Entenda por quê: 

ERP e gestão de projetos: qual a relação?

O ERP é como a placa mãe da gestão de uma empresa. Ele armazena uma grande quantidade de informações e as organiza para que tudo funcione de forma integrada 

Uma empresa geralmente possui vários projetos, os quais envolvem a participação de diversas áreas. Assim, ao alinhar um ERP à gestão de projetos, é possível ter um controle mais completo e assertivo, uma vez que todas as áreas sigam um mesmo padrão e estejam alinhadas.  

| Leia também: gestão integrada em projetos – tenha os dados do projeto na palma da mão!  

Veja um exemplo:

Digamos que você precisa adquirir novos recursos para o seu projeto. Você analisa qual é a demanda e contata o setor financeiro da empresa para que o processo de compra seja iniciado.  

Nessa situação, o gerente do projeto tem pouco conhecimento sobre o andamento da aquisição e o setor financeiro tem pouco conhecimento sobre a real necessidade dos recursos, o que torna os processos mais difíceis e pode gerar alguns desalinhamentos internos.  

Com um ERP, a aquisição seria bem mais simples, porque tanto o gerente do projeto quanto o financeiro teriam acesso a todas as informações que precisam ao longo do processo. 

Por isso, o ERP é uma peça-chave para otimizar o trabalho dos gerentes e potencializar os resultados do negócio 

Ficou interessado? Então, confira mais algumas vantagens que essa dupla traz para os projetos:  

Vantagens de implantar um ERP para projetos

Muitas vezes, saber apenas os dados do projeto limita a visão do gerente, que toma decisões sem compreender o real impacto delas para a organização. Dessa forma, apesar do ERP não ter como foco a gestão de projetos, ele é um grande aliado dela, porque permite visualizar melhor as informações e traz mais subsídio para a tomada de decisão. 

Além disso, os projetos são reflexo das atitudes da alta gestão. Então, ao ter um software de gestão integrada, que une o que é importante e mantem o fluxo produtivo, é possível desenvolver projetos com:   

  • Processos padronizados e mais estruturados; 
  • Maior agilidade e conhecimento da equipe; 
  • Objetivos alinhados à visão estratégica da empresa;  
  • Dados mais seguros e completos;  
  • Decisões mais assertivas.  

Agora que você já sabe como um ERP pode te ajudar a ter uma gestão de projeto ainda melhor, vamos descobrir qual o passo a passo para implantar um ERP com sucesso? 

6 etapas para implantar um ERP

Ilustração-ERP

1. Diagnóstico e avaliação do ERP

O primeiro passo para implantar um ERP é entender quais são as necessidades da empresa, para que você saiba quais funcionalidades ele precisa trazer.  

Para isso, é importante fazer um mapeamento funcional da organização, identificando oportunidades de melhoria nos processos e os gaps existentes. Após identificar os requisitos funcionais que o ERP deve atender, é importante também pesquisar os softwares disponíveis no mercado e avaliar o custo-benefício de cada um.  

2. Planejamento

A implantação de um ERP afeta praticamente todos da empresa. Por isso, antes de colocá-lo em prática, é preciso planejar como será realizada esta nova forma de gestão.  

Geralmente é feita uma reunião de Kick off para definir as estratégias da implantação e garantir que o sistema seja bem recebido, estabelecendo: datas de implantação, se ela ocorrerá em partes ou de uma única vez, quem será o responsável etc. 

3. Análise

A etapa de análise detalha como os processos do negócio serão relacionados ao ERP. Então, aqui, se discute o modo como as funcionalidades serão utilizadas no dia a dia para que elas possam solucionar os gaps da gestão e trazer resultados.  

4. Realização

A quarta etapa é o momento de realmente realizar a implantação do ERP.  

Mas, atenção!  

Apesar de estar implantado, nesta etapa o sistema ainda não começou a ser utilizado pelas áreas da empresa, porque, antes disso, é necessário configurar o ERP e realizar testes que assegurem o correto funcionamento do sistema.  

5. Preparação

Com todo o sistema funcionando da forma que deveria, o ERP está pronto para ser utilizado. Mas, antes que os processos comecem a ser gerenciados por ele, é preciso que os times entendam como ele funciona e como será o fluxo de trabalho com o software 

Por isso, a quinta etapa é referente ao treinamento e capacitação das equipes ao sistema. Quanto mais o seu time souber utilizar as funcionalidades, mais você aproveitará os benefícios que o software oferece.  

| Leia também: melhores plataformas EAD para capacitar equipes dos projetos  

6. Go-Live

Sistema e time prontos, é o momento de eliminar os controles paralelos e realizar a gestão integrada! Esta é a última etapa da implantação do ERP, que é quando o sistema começa a ser utilizado de fato, sendo alimentado por dados e gerenciando os processos da empresa.  

| Leia também: aprenda a controlar projetos como ninguém!  

Seguindo esse passo a passo, você estará no caminho certo para uma gestão centralizada e com um fácil controle de dados. Agora, se quiser potencializar ainda mais sua gestão de projetos, confira a dica que trouxemos para você a seguir: 

DICA! Combine o ERP a um software de gestão de projetos

Que o ERP é um ótimo centralizador de dados é indiscutível. Mas, ele é um software focado mais na gestão empresarial do que na gestão de projetos.   

Por isso, para ter resultados ainda melhores, o ideal é que você utilize um sistema próprio de gestão de projetos, que centralize informações mais específicas e que complementem os dados do ERP.  

E é aí que entram os softwares de gestão de projetos! Essas plataformas são uma opção supercompleta para este gerenciamento, porque reúnem toda informação útil para acompanhar os projetos e fornecem controles visuais que facilitam muito a rotina da gestão.  

Assim, ao integrar estes dois sistemas, é possível relacionar uma série de informações de modo automático e ter uma visão global da organização, que beneficia tanto as estratégias de negócio quanto o desenvolvimento dos projetos 

Quer saber mais sobre os softwares de gestão de projetos? Então, confira todas as vantagens que só um gerenciador de projetos pode trazer para a sua empresa!

 

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.