Publicado em 11/09/2023
Trabalhar em equipes remotas é uma realidade cada vez mais presente nas empresas modernas. A gestão dessas equipes, porém, apresenta desafios específicos que exigem uma abordagem cuidadosa e estratégica.
Neste artigo, vamos explorar detalhadamente o que é a gestão de equipes remotas, quais os principais desafios enfrentados e as melhores práticas para liderar com sucesso. Confira!
O que é a gestão de equipes remotas?
A pandemia do covid-19 provocou uma mudança significativa na forma como as empresas operam e o modelo de equipes remotas ganhou muito destaque. Nesse contexto, as formas de gerenciar as atividades e pessoas de uma organização tiveram que ser adaptadas a essa nova realidade.
A gestão de equipes remotas envolve coordenar e liderar colaboradores que trabalham de locais distintos. Assim, ela é uma combinação de técnicas de gestão de pessoas, ferramentas tecnológicas e estratégias que mantenham a unidade das entregas mesmo com a distância.
Qual a importância de gerenciar equipes remotas?
O trabalho remoto é um modelo que veio para ficar, porque traz inúmeras vantagens, como economia de horas gastas no tráfego, possibilidade de criação de rotinas personalizadas e a formação de equipes diversificadas.
Porém, a distância física pode tornar o trabalho mais individualizado e dificultar a conexão entre os processos. E é aí que entra a gestão de equipes remotas, que tem como principal objetivo garantir a unidade de propósito do time.
Por isso, investir na gestão de equipes é um passo essencial para obter resultados à distância, estar preparado para o mercado atual de trabalho e contornar os desafios que o home office traz.
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Quais são os maiores desafios na gestão de equipes remotas?
Todo bônus tem seu ônus, não é? Junto com a liberdade de trabalhar de qualquer lugar, surgem obstáculos que os gestores precisam encarar de frente, como:
Ter uma comunicação alinhada
Sem encontros formais do escritório, as interações podem se tornar fragmentadas. A ausência de conversas frequentes gera mal-entendidos e falta de clareza, impactando o alinhamento da equipe.
Manter o engajamento e motivação da equipe
A distância pode diminuir a sensação de pertencimento e colaboração. Além disso, a ausência de acompanhamento direto torna mais difícil avaliar as necessidades individuais e oferecer apoio adequado.
Acompanhar a produtividade e comprometimento
Sem a visibilidade imediata das tarefas realizadas, os líderes têm dificuldades para avaliar se as metas estão sendo cumpridas no prazo e de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.
Garantir o bem-estar físico e emocional
A falta de separação entre o espaço de trabalho e o espaço pessoal pode impactar o estabelecimento de limites saudáveis, gerando estresse pelo compartilhamento dos espaços.
Gerir o tempo de forma eficaz
A falta de delimitação clara entre o tempo de trabalho e o tempo pessoal pode resultar em uma jornada de trabalho prolongada e procrastinação, resultando no esgotamento dos colaboradores.
Compartilhar a cultura organizacional
A falta de interações presenciais pode dificultar a transmissão informal de valores e a assimilação cultural. As tradições e rituais, que são realizados no escritório, costumam perder força em um ambiente virtual.
Vários desafios, né? Mas, a boa notícia é que, com a gestão de equipes correta, existem diversas estratégias que ajudam a contornar esses problemas e desfrutar dos benefícios do modelo remoto. Confira quais são as 7 melhores práticas para isso!
7 melhores práticas para a gestão de equipes remotas
Você já viu que a gestão de equipes remotas, quando realizada de forma eficaz, funciona e trás bons resultados. Mas como fazer?
- Tenha transparência sobre o formato de trabalho
- Monte um plano de trabalho
- Garanta a comunicação eficiente e colaboração
- Mensure a produtividade de cada colaborador
- Promova o engajamento, integração e bem-estar
- Facilite seu trabalho com um software
- Faça o que faz de melhor: lidere
1. Tenha transparência sobre o formato de trabalho remoto
Quando todos sabem o que esperar e como podem contribuir, as chances de alcançar metas e manter a harmonia são muito maiores. Então, estabeleça diretrizes quanto à disponibilidade, horários de trabalho, formas de comunicação preferenciais, acompanhamento das tarefas e expectativas do trabalho.
2. Monte um plano de trabalho
O plano de trabalho envolve tudo o que é necessário para desenvolver as entregas, definindo claramente os objetivos, tarefas e responsabilidades do time.
DICA!
Criar o plano de trabalho é relativamente simples, mas, sua aplicação pode se tornar complicada quando os membros do time estão dispersos. Por isso, é interessante que você também invista em uma metodologia de trabalho, que organize os processos e facilite a aplicação do planejamento.
Dentro da gestão de projetos, uma das metodologias mais eficazes é o Scrum, que cria um roteiro, semana a semana, das atividades que precisarão ser entregues e orienta a equipe. Se quiser saber mais sobre as metodologias de gestão de projetos, baixe nosso infográfico!
3. Garanta a comunicação eficiente e colaboração
A comunicação é o elemento central da gestão de equipes. Em um contexto em que não há conversas informais e trocas de ideias não planejadas, é muito importante definir canais de comunicação claros e promover reuniões regulares.
Além disso, é fundamental manter a transparência e sempre compartilhar os dados relevantes com todos. Isso inclui informar desde o status dos projetos até mudanças nas estratégias da empresa. Manter a equipe atualizada constrói um senso de confiança e pertencimento.
DICA!
Utilize plataformas de colaboração centralizada para compartilhar documentos, atualizações e discussões, e evite que as informações se percam em incontáveis e-mails ou chats dispersos.
4. Mensure a produtividade de cada colaborador
Estabelecer métricas, utilizar ferramentas de monitoramento e contextualizar os dados são passos essenciais para compreender o desempenho do trabalho e aplicar melhorias nos processos.
Porém, mensurar a produtividade vai além de contabilizar horas trabalhadas. Uma análise quantitativa deve ser complementada por uma compreensão do esforço e da contribuição de cada membro. Isso significa considerar não apenas quanto tempo alguém passou trabalhando, mas também a qualidade e o impacto de seu trabalho.
Quer aprender a aumentar a produtividade da equipe? Confira algumas metodologias e técnicas que vão te ajudar.
5. Promova o engajamento, integração e bem-estar
No trabalho presencial sempre tem momentos de descontração. Seja alguém que cai da cadeira e diverte o time inteiro ou uma conversa sobre no clima na sala do café. Esses momentos são muito importantes para aproximar as pessoas e fortalecer laços.
Então, além de reuniões de trabalho, reserve tempo para bate-papos descontraídos, seja por meio de chats de equipe ou videoconferências informais. Ter esses momentos é fundamental para desenvolver a cultura organizacional e criar um ambiente agradável mesmo virtualmente.
6. Facilite seu trabalho com um software
Se falamos em equipes remotas, obviamente que o trabalho será realizado através de ferramentas tecnológicas. Mas, além de ferramentas voltadas à produção das entregas, existem softwares específicos para a gestão de equipes, que permitem centralizar informações, acompanhar tarefas e promover a colaboração.
ATENÇÃO!
Não basta apenas adquirir um software para gestão de equipes. É necessário oferecer tutoriais e sessões de treinamento para garantir que todos saibam aproveitar ao máximo a ferramenta.
|Leia também: 5 dicas para fazer uma implementação de software bem-feita
7. Faça o que faz de melhor: lidere
Na gestão de equipes remotas, um líder se destaca não apenas por suas habilidades técnicas, mas por sua capacidade de inspirar, guiar e fortalecer os membros da equipe. Em um ambiente de trabalho disperso geograficamente, um líder ativo age como um elo que mantém a equipe coesa, alinhada e engajada, permitindo que ela alcance seu potencial máximo mesmo à distância.
Agora, além de aplicar boas práticas é importante evitar práticas negativas, certo? Então, saiba também o que você não deve fazer se quiser ter uma boa gestão de equipes remotas!
O que NÃO fazer na gestão de equipes remotas?
1. Usar WhatsApp pessoal da equipe para se comunicar
No trabalho retomo, a separação entre o ambiente pessoal e profissional costuma ser um problema e o uso do WhatsApp pessoal pode tornar essa separação ainda mais difícil. Então, separe as comunicações, utilizando ferramentas adequadas para manter um distanciamento saudável entre vida pessoal e profissional.
2. Fazer reuniões híbridas
As reuniões híbridas, em que parte do time está reunida presencialmente e parte remota, muitas vezes resultam em disparidades na interação e na troca de informações. Os participantes virtuais podem ter dificuldade para acompanhar as discussões presenciais ou se sentir excluídos das interações.
Por isso, opte por encontros totalmente presenciais ou virtuais para garantir a participação igualitária de todos.
3. Focar nas horas trabalhadas
Em equipes remotas, a prática de avaliar a produtividade com base nas horas trabalhadas pode não refletir de maneira precisa o desempenho dos membros. Em vez de focar exclusivamente no tempo online, é mais eficaz direcionar a atenção para conquistas concretas e entregas de qualidade.
4. Acompanhar o “status online” dos colaboradores
Quando estamos trabalhando de casa, é normal que interrupções ocorram. Há uma pausa para o café, um filho que está de férias e quer atenção, e assim por diante.
Com isso, ter confiança é crucial em equipes remotas. Evite monitorar constantemente o status dos colaboradores, pois o “offline” não necessariamente significa entregas atrasadas e isso pode prejudicar o relacionamento do membro com a liderança.
5. Preencher a agenda com reuniões
Quando se trata de agendar reuniões, a qualidade supera a quantidade. Reuniões desnecessárias, sem propósito claro, podem se tornar um obstáculo à produtividade. Então, certifique-se de que cada reunião seja cuidadosamente planejada, tendo um objetivo definido.
Aplicando as boas práticas que trouxemos e passando longe dessas ações negativas, o trabalho remoto na sua equipe terá tudo para ser um sucesso! Mas, se você quer ainda mais facilidade, confira como o artia pode te ajudar a colocar tudo isso em prática!
Conheça o artia para gestão de equipes remotas
O artia é um software completo para a gestão de projetos, tarefas e equipes.
Com uma variedade de funcionalidades para a colaboração e a eficiência, ele é ideal para quem busca centralizar as informações e a criar um ambiente virtual, onde todos os colaboradores podem acessar os dados importante em um só lugar.
Com o artia, você terá:
- Comunicação integrada: por meio de chats e comentários, é possível trocar informações, esclarecer dúvidas e iniciar discussões colaborativas.
- Calendário compartilhado: todos os usuários da plataforma conseguem visualizar as datas de entregas, prazos de projetos e marcos importantes.
- Gestão de tarefas: o artia permite criar, atribuir e acompanhar tarefas de maneira eficaz. Os membros da equipe podem visualizar suas responsabilidades, entender as prioridades e atualizar o status das tarefas em tempo real.
- Documentação e arquivos: em cada atividade, há uma aba exclusiva para a anexação de arquivos, o que permite compartilhar os documentos de forma segura e organizada.
- Relatórios e métricas: o artia oferece recursos para acompanhar indicadores-chave e tomar decisões informadas.
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