Apesar de parecer algo novo, o Project Management é uma prática que existe há muito tempo. É só pensar nas grandes obras arquitetônicas do Egito — as pirâmides de Gizé, o templo de Ramsés e a Grande Esfinge, por exemplo, um dia foram apenas projetos.
Mesmo que de maneira rudimentar, alguém precisou gerenciá-los: controlar o uso dos recursos, estabelecer prazos e organizar etapas para que as entregas fossem feitas de acordo com as requisitos dos stakeholders (nesse caso, os nobres, sacerdotes e faraós).
Ao longo do tempo, as práticas de Project Management foram se desenvolvendo e, hoje, além de uma disciplina gerencial e uma área importante dentro das empresas, ela é também uma carreira em ascensão. Se você quer aprender mais sobre a área de Project Management, quais práticas são importantes, o que ela tem a ver com o PMI e quais são as vantagens que isso pode trazer à sua organização, você irá gostar deste artigo. Acompanhe:
O que é um projeto?
Para entender o que é Project Management, primeiro é preciso alinharmos nossos conceitos de projeto. Segundo a definição mais clássica, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que o projeto tem início e fim, e é realizado com um objetivo que não se repete, seja ele a construção de uma obra arquitetônica, o desenvolvimento de um produto, a expansão geográfica de uma loja etc.
Qualquer que seja o resultado do projeto, sua essência é o trabalho em equipe e a cooperação entre pessoas de áreas diferentes. Manter todas as pessoas alinhadas e garantir que os requisitos idealizados no início do projeto sejam cumpridos exige um grande esforço gerencial.
É quase como uma orquestra: o gerente do projeto precisa harmonizar todos os prazos, recursos e partes interessadas no ritmo certo e contornar imprevistos para garantir que tudo corra conforme o planejado. A essa prática damos o nome de Project Management – vamos explicar com mais detalhes a seguir.
O que é Project Management
Project Management (ou gerenciamento de projetos, em português) é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para executar atividades que atinjam os requisitos do projeto. O responsável pelo Project Management é chamado de Project Manager ou Gerente de Projetos, e geralmente é contratado especialmente para cuidar das demandas do projeto.
Práticas de Project Management
De modo geral, as práticas de Project management podem ser divididas em 5 grandes grupos, que correspondem à dinâmica do ciclo de vida do projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
1. Iniciação
Os processos de iniciação têm como objetivo o planejamento em alto nível do que será desenvolvido no projeto. Primeiro, identificam-se as partes interessadas, como o líder, a equipe do projeto, o patrocinador e o aprovador, e então desenvolve-se o termo de abertura do projeto, que é sua “certidão de nascimento”.
Como comento no texto sobre Termo de Abertura do Projeto, este documento é responsável por declarar o início do projeto, e funciona como um compromisso entre os clientes ou patrocinadores (sponsor) e a empresa responsável. Ele deve conter os objetivos, metas, premissas, restrições, riscos, marcos, custos e prazos do projeto.
Para agregar todas essas informações, o Project Manager pode utilizar um documento escrito ou um canvas visual para facilitar a comunicação, como o que disponibilizamos abaixo.
2. Planejamento
Logo após a iniciação, iniciam-se os processos de planejamento. Aqui, as práticas de Project Management serão essenciais para criar um plano de execução do projeto – em outras palavras, enquanto os processos de iniciação servem para estabelecer o que se quer alcançar, os de planejamento serve para definir como se chegará até lá.
Para isso, se faz necessário estabelecer o escopo do projeto, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), o cronograma das atividades, planejar o gerenciamento dos custos, da qualidade, dos recursos, das comunicações e dos riscos do projeto: trata-se de um detalhamento minucioso.
É importante notar que a qualidade dos trabalhos nesse momento irá garantir uma execução mais certeira no futuro. Quanto melhor for o planejamento, mais preparada a equipe do projeto estará para a execução.
3. Execução
Nos processos de execução, a função do Project Management é garantir que o que foi planejado esteja se efetivando na prática. O gerente de projetos, então, precisa estar preparado para promover o engajamento entre as partes interessadas, certificar-se de que os recursos humanos, financeiros e materiais estarão disponíveis nos momentos certos e comunicar o andamento das atividades para os stakeholders.
Além disso, é na execução que surgirão riscos e ameaças ao projeto, e é papel do Project Manager respondê-los ou contorná-los em tempo.
Para isso, ter uma comunicação efetiva e aberta com todas as partes interessadas é essencial: afinal, se o gerente do projeto estiver sempre ciente sobre o que estiver ocorrendo, se algo sair do controle ele saberá com antecedência e poderá agir rapidamente, evitando que as ameaças se confirmem ou afetem muito negativamente o consumo dos recursos ou do tempo.
4. Monitoramento e controle
O propósito dos processos de monitoramento e controle é verificar se as linhas de base do projeto estão sendo cumpridas – em relação aos custos, aos prazos de entrega e à alocação da equipe. Na imagem a seguir, por exemplo, o gerente do projeto pode visualizar a situação das atividades planejadas: se já foram iniciadas, se ainda estão pendentes e até se foram concluídas no prazo.
O recomendado é manter indicadores para o projeto e compará-los ao que foi estimado no planejamento. Uma dica é fazer reuniões periódicas para atualizar os indicadores e garantir que as partes interessadas estejam sempre cientes do que está ocorrendo.
Ter um software de gerenciamento de projetos pode ajudar bastante nesses momentos, já que este tipo de ferramenta permite manter históricos de desempenho e centralizar todos os dados importantes, facilitando as tomadas de decisão.
Confira, neste webinar gratuito, quais indicadores são indispensáveis para a saúde do projeto e como monitorá-los.
5. Encerramento
Os processos de encerramento contém todos os processos necessários para finalizar um projeto e considerá-lo concluído, podendo variar conforme a dinâmica de cada organização. Em geral, porém, faz-se necessário revisar os documentos do projeto e listar as lições aprendidas, que servirão de base para futuros projetos.
As práticas de Project Management que mencionamos aqui estão presentes na 6ª edição do Guia PMBOK, que é a referência mais conhecida em gestão de projetos do mundo. A responsabilidade por este manual é do Project Management Institute, do qual falaremos a seguir.
O que é PMI?
O PMI (Project Management Institute) é uma instituição sem fins lucrativos que busca disseminar mundialmente as melhores práticas em gestão de projetos. Promovendo eventos, capacitações e publicações sobre o assunto, o PMI integra e conecta gerentes de projeto de todas as partes do mundo e possibilita a troca de experiências que são primordiais para o aperfeiçoamento profissional.
A organização do PMI se dá em capítulos, que são subdivisões regionais da instituição. Aqui no Brasil, por exemplo, há 14 deles, em Manaus (AM), Salvador (BA), Fortaleza (CE), Distrito Federal (DF), Vitória (ES), Goiânia (GO), Cuiabá (MT), Belo Horizonte (MG), Curitiba (PR), Rio de Janeiro (RJ), Porto Alegre (RS), Joinville (SC), São Paulo (SP) e Aracaju (SE).
Dentro dessa estrutura, os associados podem participar de congressos, palestras, workshops, grupos de estudo para exames de certificação; fazer networking; ter acesso a oportunidades de emprego e, principalmente; desenvolver-se profissionalmente na área.
O PMI também é conhecido por suas publicações: as revistas PM Network, PMI Today e Project Management Journal, que é focada na publicação de artigos acadêmicos dos associados. Porém, a publicação mais famosa do PMI é o Guia PMBOK que, como já mencionamos, é um guia que reúne as melhores práticas em project management — é importante destacar que ele não é um manual ou um guia passo a passo, mas sim um repositório com práticas que podem e devem ser adaptadas de acordo com cada projeto.
Outra atividade importante do PMI é a certificação de profissionais de project management. A certificação PMP, por exemplo, que é a mais comum entre os gerentes de projeto, e a PMI-ACP, que é a certificação destinada a gerentes de projetos especializados em metodologias ágeis, são expedidas pelo PMI. Para saber como obtê-las, confira nosso post completo sobre certificações em gerenciamento de projetos.
Agora que você já sabe o que é Project management e o que é o PMI, podemos seguir para as vantagens de aplicar essas práticas na sua organização. Acompanhe:
Vantagens do Project Management
Resposta a riscos e ameaças
Como comentamos, as práticas de Project Management visam a manter a comunicação aberta e clara entre os membros do projeto, e com todos alinhados, ao menor sinal de ameaça é possível responder rapidamente e evitar que um problema desenvolva e prejudique o andamento das atividades.
Pense no seguinte cenário: você está gerenciando um projeto que utiliza recursos humanos compartilhados com outros projetos, isto é, pessoas que não tem disponibilidade total para trabalhar no seu projeto.
Logo, um dos riscos é o de atraso na disponibilização deste recurso, pois pode ser que um profissional alocado para o seu projeto tenha algum contratempo e não consiga começar a trabalhar no tempo o estimado. Se o Project Management tiver identificado este risco, poderá se prevenir para o atraso na disponibilização do recurso mantendo uma reserva de profissionais em sobreaviso.
Uso adequado dos recursos disponíveis
Falando em recursos, o Project Management contribui muito para que os recursos disponíveis no projeto sejam utilizados de maneira adequada. Com o acompanhamento dos indicadores feito nos processos de monitoramento e controle, fica mais fácil identificar se o uso dos recursos financeiros, humanos e materiais está dentro do estimado ou caminhando para ultrapassá-lo.
Minimização de ruídos de comunicação
A maioria dos problemas enfrentados nos projetos estão relacionados à falhas de comunicação, e poderiam ser evitados com um plano de comunicação melhor desenvolvido. Por isso, a implantação das práticas de Project Management podem minimizar os ruídos de comunicação e os problemas provenientes deles – quando duas pessoas fazem o mesmo trabalho sem saber, por exemplo, há desperdício de recursos.
O project manager pode prevenir que isso aconteça alinhando as atividades de toda a equipe no início do dia, ou deixando clara a responsabilidade de cada envolvido no fluxo de tarefas.
Maior chance de atingir os objetivos traçados
Sem dúvidas, com planejamento e execução estruturados, há muito mais chances de o projeto atingir os objetivos esperados. É diferente de apenas iniciar o projeto e esperar que as etapas se cumpram sozinhas: afinal, há um profissional dedicado a acompanhar o andamento de tudo e intervir sempre que surgir um obstáculo.
Em conclusão, adotar as práticas de Project Management é um grande passo na direção da entrega de projetos com muito mais qualidade e que superam as expectativas dos stakeholders. Para saber mais sobre o assunto, não deixe de conferir nosso E-book Completo sobre Gestão de Projetos – nele mostramos exemplos práticos e todo o conceito que você precisa dominar para o Project Management.
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