Você já teve a sensação de que problemas aparecem de repente nos seus projetos e soluções rápidas precisam ser pensadas para evitar uma paralização no andamento?
Esse pensamento é bastante comum, mas, na verdade, a maioria desses problemas não surge de modo repentino. Quando o projeto é monitorado e acompanhado de modo eficiente, muitos riscos podem ser evitados.
E é aí que entra o status report! Se você ainda não sabe muito bem como acompanhar o projeto e manter as coisas sob controle, esse texto definitivamente vai te ajudar. Venha saber mais!
O que é o status report do projeto?
O status report, ou relatório de situação em português, é um documento que fornece uma visão geral do projeto em relação aos seus objetivos. Ele sintetiza todas as infamações importantes sobre o progresso do projeto, apresentando informações relacionadas a:
- Cronograma;
- Orçamento;
- Riscos;
- Atividades Concluídas;
- Próximas Atividades;
- Recursos.
Qual a importância do status report?
A ideia por trás do status report é realmente simplificar a análise do projeto. Ou seja, ele permite ao gestor saber de maneira rápida como o projeto está (atrasado ou adiantado, dentro do limite de gastos, com algum problema etc.).
Por reunir os dados importantes em um único documento, ele é um elemento essencial de controle, que ajuda os stakeholders a entenderem o estado atual da operação e tomar decisões mais assertivas com base na realidade.
Confira também: planilha de gerenciamento e controle do projeto
E não para por aí! Ele traz diversos benefícios para os projetos, veja alguns deles:
Quais os benefícios do status report?
Transparência sobre projeto
O status report proporciona uma visão clara e transparente do progresso do projeto, facilitando a compreensão das conquistas, desafios atuais e avanço em relação aos objetivos. Assim há mais alinhamento e a equipe consegue agir de forma mais consistente.
Centralização das informações
Ao consolidar todas as informações, o status report evita confusões causadas por informações dispersas e ajuda na coordenação eficiente de esforços.
Identificação antecipada de riscos
O status report destaca os riscos e problemas enfrentados pelo projeto. Ao antecipar riscos, o projeto torna-se mais resiliente e capaz de se adaptar a mudanças, minimizando potenciais impactos negativos.
Planejamento financeiro
A análise do status report inclui informações sobre o uso de recursos, custos atuais e previsões financeiras. Isso facilita o planejamento ao fornecer uma compreensão clara de como os recursos estão sendo alocados e se estão alinhados com o orçamento estabelecido.
Otimização do tempo
Ao eliminar a necessidade de buscar informações dispersas, as partes interessadas podem concentrar seu tempo na análise de dados cruciais apresentados no relatório. Isso resulta em decisões mais ágeis e informadas, impulsionando o projeto de maneira eficaz e alinhada aos objetivos estabelecidos.
Gostou? Então, aprenda a seguir o passo a passo para fazer um status report de sucesso!
Como fazer um Status Report
O status report é um importante facilitador do acompanhamento, análise e tomada de decisões no projeto e, para isso, é necessário escrever um relatório eficiente.
Pensando nisso, separamos alguns fatores para você considerar na hora de realizá-lo:
1. Documente as informações das etapas anteriores
Por ser uma ferramenta de monitoramento, é necessário que algumas outras fases do projeto já tenham sido concluídas ou estejam acontecendo, porque os dados dessas etapas servirão de base para criar o relatório.
É fundamental que o plano do projeto, os objetivos, os prazos e metas estejam definidos antes de começar a escrevê-lo.
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Além disso, o status report sempre trará o progresso do projeto. Isto é, em qual situação o projeto estava, quais as principais atitudes que foram tomadas e qual a situação atual. Por isso, se o ponto de partida não for documentado ficará extremamente difícil fazer esse comparativo.
2. Defina as informações mais relevantes
Ninguém quer ter que ler páginas e páginas na hora de averiguar se o andamento está de acordo com o ideal, não é? Definir corretamente quais serão as informações do relatório possibilita criar um documento que seja breve e eficiente ao mesmo tempo.
Apesar de haver uma variação de dados que podem compor o status report, os dados que têm alto impacto na entrega, como o escopo, o cronograma e o orçamento frequentemente são abordados, porque ter um problema em um destes elementos indica uma alta possibilidade de não entrega do projeto.
3. Escolha modelos e formatos adequados
Além de definir as informações mais relevantes, é importante pensar em como organizá-las. Ter um modelo definido auxilia na atualização dos relatórios, porque a estrutura já está pronta, sendo necessário apenas inserir as novas alterações.
Aqui os padrões também variam, mas é comum que os relatórios tragam:
- O nome do projeto;
- Resumo do objetivo e equipe;
- Marcos alcançados, indicando o progresso do projeto;
- Riscos identificados.
4. Estabeleça a periodicidade
O status report é um documento que leva em consideração o progresso, ou seja, é preciso que passe certo tempo para ser gerado novamente. Definir o intervalo mais adequado para realizá-lo é essencial para sua eficácia.
Para isso, geralmente leva-se em consideração dois fatores:
- Público: se o relatório for destinado ao alinhamento da equipe, por exemplo, talvez seja interessante um período mais curto de análise, porque são as pessoas que estão atuando no dia a dia do projeto. Mas, se for algo apresentado para o sponsor, talvez seja interessante uma frequência menor.
- Perfil do projeto: é preciso pensar no quanto de atenção o projeto demanda. Algumas perguntas auxiliam a definir esse intervalo de análise, como: “é um projeto de urgência?”, “apresenta muitos riscos aparentes?”, o andamento está sendo adequado?”.
5. Organize reuniões e comunique o status
Organize reuniões frequentes para repassar as informações do status aos stakeholder. As reuniões devem focar na resolução de dúvidas, feedback construtivo e na utilização de ferramentas adequadas, especialmente se a equipe estiver trabalhando remotamente.
Manter registros detalhados, ajustar o formato conforme necessário e promover a participação são práticas fundamentais para o garantir o alinhamento e ter entregas mais consistentes.
O status report pode parecer um documento bastante complexo quando você vê todas essas informações que o compõe. Mas, o objetivo é que ele seja o mais simples possível. Veja um exemplo:
Exemplo de como fazer o status report do projeto
Nome do projeto: implantação do software artia para gestão de projetos
Status do projeto: adiantado
Resumo do período:
A equipe do PMO já está realizando os primeiros usos do software artia e implementando a solução em um projeto na área, em caráter de teste.
Marcos importantes:
- O acesso a todos os usuários do Escritório de Projetos foi concedido
- As integrações necessárias para a operação foram concluídas
- Os quadros de trabalho foram criados de acordo com as necessidades do time
Riscos identificados:
Não houve nenhum novo problema identificado.
Observações:
Embora alguns compromissos da equipe de PMO tenham causado atraso em algumas entregas em relação ao cronograma de implementação, conseguimos adiantar outras tarefas e fechamos o período de acordo com o cronograma inicial.
Agora que você já entendeu como o status report funciona, temos uma dica final que vai fazer toda a diferença no seu controle de status do projeto. Confira!
DICA! Utilize softwares de gestão de projetos
O status report é uma ferramenta de controle e monitoramento do status de projeto, sendo algo que deve ser atualizado frequentemente de acordo com o andamento. Mas, fazer essa atualização de modo manual pode ser muito trabalhoso, afinal são muitos dados.
Por isso, a melhor opção para realizar este report são os softwares de gestão de projetos, que agrupam todos os dados do projeto e geram estes relatórios de modo automático.
Assim, conforme as atividades vão progredindo, os dados do relatório são alterados imediatamente, podendo ser consultados fora da periodicidade estabelecida e com personalizações que facilitam a identificação de pontos mais específicos.
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