Gerenciamento ágil de projetos: 9 etapas para o fácil gerenciamento usando o Scrum

Ultima atualização em: 02|09|2020

O uso de metodologias para o gerenciamento ágil de projetos é umas das práticas mais utilizadas no mercado atualmente. Você sabe o porquê?

Novidades estão surgindo a todo momento. E as organizações que deslancham são as que trabalham em meio a essas inovações e buscam constantemente se adequar às mudanças. O gerenciamento ágil de projetos é a filosofia da gestão que abraça mudanças e se adapta ativamente aos objetivos dos projetos.

Se você está aqui para conhecer a melhor metodologia ágil, chegou no lugar certo! Porque além de conhecer, você encontrará 9 etapas simples para usar o melhor método ágil: o Scrum.

O que é gerenciamento ágil de projetos?

O gerenciamento ágil de projetos é a abordagem para gerenciar projetos com a capacidade de resposta às mudanças, onde todo o processo ocorre de forma iterativa e colaborativa.

Em outras palavras, o gerenciamento ágil de projetos permite que o projeto seja dividido em etapas menores, para que o produto vá sendo entregue conforme a conclusão de cada parte.

Por permitir essa forma de entrega, a gestão ágil é uma prática que colabora para a sobrevivência de muitas empresas, já que ela permite facilidade para mudanças durante a realização do projeto. Ao contrário de apenas acelerar a entrega, o que muitas pessoas pensam ser o gerenciamento ágil.

Já na gestão preditiva, em uma boa parte das situações, tenta-se definir todo o escopo no início do projeto e evitar mudanças. Essa gestão pode ser a ideal em projetos que demandam estabilidade, e para estruturar o planejamento nas empresas que operam com grandes equipes.

Porém, em projetos mais instáveis e que se beneficiam de mudança e agilidade, uma metodologia mais preditiva faz com que a entrega final nem sempre seja a mais adequada!

Então, usando essa linha de raciocínio, o gerenciamento ágil de projetos abrange uma filosofia de gerenciamento. Para adotar essa filosofia, existem várias metodologias ágeis.

Metodologias ágeis de projetos

Quando falamos de metodologia ágil, não estamos falando de uma metodologia ágil universal. O termo gerenciamento ágil de projetos cobre muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos, todas baseadas em alguns princípios e valores centrais compartilhados. Esses princípios e valores advém das raízes do desenvolvimento de software!

Em 2001, desenvolvedores de software se reuniram para conversar sobre uma alternativa para se libertar das restrições do desenvolvimento preditivo. Jeff Sutherland, considerado padrinho do gerenciamento de projetos ágeis, e seus amigos, juntos, escreveram o Manifesto Ágil. Apesar de ser criado por desenvolvedores de software, você não precisa ser um para entender facilmente o assunto, isso é certo!

Foi no Manifesto Ágil que os valores e princípios das metodologias ágeis se estabeleceram e permanecem! Caso queira conhecer, vamos mostrar abaixo quais são:

Valores

1. indivíduos e interações devem ser priorizados em relação aos processos e ferramentas;
2. softwares em funcionamento são mais importantes que documentação completa;
3. colaborações com clientes são mais importantes que contratos;
4. responder às mudanças é preferível em vez de seguir o planejamento inicial.

Princípios

1. a satisfação do cliente por meio de entrega contínua de software deve ser priorizada;
2. o aceite de mudança de requisitos pode ser realizado para garantir os requisitos do cliente;
3. entregas constantes de software devem ser realizadas;
4. deve existir cooperação diária entre os desenvolvedores e quem tem conhecimento acerca do negócio;
5. manter os indivíduos motivados e confiantes é necessário para que os projetos possam ser realizados com excelência;
6. a comunicação deve ser direta;
7. um sistema funcionando é a única maneira de medir o progresso;
8. ambientes sustentáveis são promovidos por meio de projetos ágeis;
9. manter atenção sobre a técnica e design aumenta a agilidade;
10. manter a simplicidade é fundamental;
11. arquitetura, projetos e requisitos de excelência surgem de times auto-organizados;
12. buscar a realização de reuniões constantes entre a equipe para encontrar meios de se tornarem mais efetivos.

Para a visão geral, o conceito central do gerenciamento de projetos ágil é de “inspecionar e adaptar”, o que significa que alterações de última hora são bem-vindas em qualquer estágio do projeto.

Existem os mais diversos métodos de gerenciamento ágil de projetos. Mas, se você está pensando em aprimorar uma metodologia ágil, certamente há uma em particular que você deve considerar. Algumas metodologias, dentro do mundo Agile, já ultrapassaram as outras em questão de popularidade. Estamos falando do Scrum!

Metodologia ágil Scrum

Scrum é uma metodologia ágil de gestão de projetos. O Scrum possui conceitos, práticas e ferramentas que facilitam o desenvolvimento ágil e adaptável de projetos simples a complexos.

Por meio de pesquisas, Scott Ambler constatou que 55% dos projetos que utilizaram metodologias ágeis alcançaram sucesso, com melhoria na produtividade e na qualidade dos produtos/projetos.

O gráfico a seguir mostra quais foram as metodologias mais usadas:

Como pudemos ver, o Scrum tem uma porcentagem bem alta. Essa porcentagem não é apenas uma coincidência! A aderência ao Scrum deve-se à incomparável facilidade de compreensão e aplicação aos projetos, geralmente a aplicação acontece em projetos de software e projetos instáveis, que demandam mudanças.

Vale lembrar a existência de alguns softwares que apoiam na hora de gerenciar projetos utilizando essas metodologias ágeis.

O scrum possibilita rápidas mudanças no escopo, é o melhor para a facilidade na mudança. Mostraremos a facilidade do gerenciamento de projetos com o Scrum nas 9 etapas a seguir:

9 etapas simples para gerenciamento de projetos com scrum

1. Faça uma lista com tudo o que você e sua equipe precisam fazer/concluir. No scrum, sua lista se chamará “backlog”

Você pode fazer a lista ao olhar para seus objetivos, assim, consegue visualizar todas as tarefas específicas que precisa determinar.

Essas tarefas devem focar em pedaços menores, para alcançar o objetivo. Imagine que o objetivo é decorar uma sala, você deve determinar as tarefas considerando cada pequena parte do que precisa ser feito. Por exemplo:

– Escolher a cor tema da decoração.

– Pesquisar o melhor lugar para comprar decoração.

– Considerar as opções de decoração na cor tema.

– Escolher o tipo de decoração.

E assim por diante. Fazendo essa lista detalhada, a visualização amplia-se para: a identificação do que é preciso fazer primeiro, suas prioridades, o que não pode faltar, o tempo que você precisará usar etc.

Além de dar transparência, para que todos da equipe trabalhem alinhados e possam adicionar novas tarefas conforme surjam necessidades.

2. Crie um quadro de tarefas para relacionar todas as coisas que você realizará nas próximas duas semanas. No Scrum, esse período de duas semanas é chamado de “sprint”.

O scrum defende trabalhar em “sprints” ou “iterações” de duas a quatro semanas, dependendo do projeto. O que isso significa? A partir do quadro de tarefas, lugar onde você colocará cada pequena parte de todos os objetivos, existe a distribuição das tarefas para o backlog. Então, a cada duas semanas, essas tarefas são distribuídas entre os colaboradores. Estabelecer a sprint é essencial para que haja um senso de urgência.

O objetivo da sprint é a valorização do trabalho por tempo. Assim, você sabe exatamente o que sua equipe pode alcançar naquele período. Além de haver foco no que a equipe pode alcançar antes de cruzar a linha de duas semanas.

3. Mova as tarefas de sua lista de pendências para o quadro de tarefas. Isso é chamado de “planejamento de sprint”.

Tenha a ambição e a realidade em equilíbrio sobre o que sua equipe pode alcançar, no período que você estabelecer na sprint. Abra quantos backlogs tiver para analisar. Com o backlog aberto, é mais fácil decidir no que você ou a equipe precisa focar em cada sprint.

Essa decisão é sobre as diferentes áreas de foco, que precisam ser trabalhadas para um objetivo comum. Naturalmente, o foco precisa estar em áreas diferentes durante o ciclo do objetivo, por isso, é importante adotar esse hábito.

As diferentes áreas de foco são chamadas de “epic” ou “épico”, no scrum.

4. Distribua as tarefas da sua sprint a cada membro de sua equipe.

Sabemos o quanto a prioridade motiva. Quando distribuímos as tarefas com a “nossa cara” à equipe, motivamos o responsável da tarefa a levar o afazer seriamente.

O scrum permite que todos, por meio da sprint, saibam claramente quem está trabalhando em qual tarefa. Esse fato estimula a confiança entre as equipes e a colaboração tranquila. Além de o reconhecimento pelo trabalho ser naturalmente presente.

5. Priorize as tarefas para sua próxima sprint.

A sprint tem o objetivo de estabelecer um senso de urgência. As tarefas são distribuídas conforme uma estimativa em alcançar tudo que puder antes do período até a próxima sprint. Porém, essa é apenas uma estimativa.

O gerenciamento ágil de projetos favorece a categorização de tarefas de acordo com quatro prioridades: crítica, alta, média e baixa. Mas, os planos podem mudar e as tarefas podem demorar mais do que se estimou. Isso nos mostra que a equipe pode não completar todas as tarefas até a próxima sprint.

Ter a prioridade claramente marcada ajuda na identificação do que trabalhar primeiro e onde colocar as tarefas de baixa prioridade.

6. Estime quanto tempo levará cada tarefa.

Antes de iniciar qualquer tarefa, marque o tempo que leva para concluir o processo. Enquanto passa por isso, pense na complexidade do trabalho e nas incertezas que surgem ao efetuar a tarefa.

Essa metodologia requer prática e tempo. Entretanto, quanto mais você souber sobre isso, melhor conseguirá estimar a conclusão das tarefas da equipe. Para conseguir ajuda nesse quesito, acompanhar o andamento das tarefas dos colaboradores pode ajudar muito.

No scrum, esse esforço geral é chamado de “story point” ou “ponto da história”

7. Conforme o sprint passa, comunique-se com sua equipe e atualize-os sobre a situação.

O scrum não é fechado para atrasos e mudanças inesperadas. Por isso, qualquer questão que impeça ou atrase uma tarefa é facilmente detectada para que a equipe fique ciente.

Caso você utilize um software que ajuda no gerenciamento com Scrum, há recursos que auxiliam na comunicação com o time, como fóruns, comentários em atividades e envio de notificações para os membros da equipe.

8. Revise e analise o que funcionou e o que não funcionou. 

Todos marcam suas tarefas finalizadas com “concluído” ou alguma variação. Quando a sprint acaba, é hora de reunir a equipe para comemorar e discutir tudo o que deu certo e o que não deu. O Scrum chama isso de “retrospection” ou “retrospecção”.

Assim, todos da equipe ficam cientes do que alcançaram e conseguem solucionar os problemas que ocorreram, juntos. Os erros são comuns e o gerenciamento ágil de projetos valoriza o aprendizado com eles. Com os erros anteriores, o fluxo de trabalho da equipe pode evoluir constantemente.

9. Armazene a sprint concluída, comece uma nova, enxague e repita.

Armazenar as sprints concluídas é importante! O armazenamento permite um bom registro de tudo que foi concluído. Com isso, você pode reabrir as tarefas das sprints anteriores e trazer para a atual novamente sempre que necessário.

No scrum, as mudanças são muito facilitadas. Você pode enterrar, desenterrar e trazer a vida as atividades quantas vezes quiser. Terminou a sprint? Finalize, armazene e comece outra.

Como falamos lá em cima, existem alguns softwares que podem colaborar na hora de gerenciar um projeto utilizando essas metodologias ágeis, como o scrum.

Depois de conhecer o cenário da pandemia, muitas organizações se adaptaram ao home office e encontraram um novo mundo. Nesse cenário, descobriram que softwares também ajudam no gerenciamento do home office. Se estiver curioso, conheça esses motivos essenciais para adotar um software de gerenciamento de projetos.

Veja também nosso GUIA COMPLETO sobre Scrum, que explica desde o passo-a-passo da execução até o papel de cada um de seus participantes.