Sempre que falamos de estratégias de negócio, costumamos delimitar um objetivo que representa o sucesso daquela organização. Porém, para alcançar essa visão de futuro, é preciso um planejamento estratégico que pontue metas menores que, em conjunto, atingirão aquele fim.
Para isso, a gestão de portfólio de projetos é uma importante aliada das organizações. Com ela, é possível garantir que todos os projetos definidos estejam voltados a atingir os objetivos e metas do negócio.
Você aprenderá:
O que é portfólio de projetos?
De acordo com o Guia PMBOK®, um portfólio de projetos são projetos, programas e subportfólios gerenciados em conjunto, visando alcançar os objetivos estratégicos da organização.
Você pode imaginar o portfólio de projetos como uma carteira que abarca todas as iniciativas realizadas. Assim, ele não foca na execução dos projetos em si, mas em escolher e gerenciar aqueles que mais contribuem para a visão de negócio.
À primeira vista isso pode parecer confuso, mas vamos te explicar a diferença entre eles.
| Aprenda mais sobre Gestão de Projetos
Qual a diferença entre projeto, programa e subportfólio?
Projeto
Um projeto é um esforço temporário e único, que só acaba com a entrega final do produto ou serviço. Assim, entende-se que um projeto é um empreendimento executado dentro de um prazo e um cenário específico.
Programa
Um programa é um conjunto de projetos relacionados e coordenados para obter um benefício maior, que não seria possível com a gestão individual dos projetos.
As campanhas de vacinação, por exemplo, atuam com base em um programa de erradicação de doenças. Um único posto de vacinação não seria capaz de realizar uma cobertura do território nacional sendo necessário a união dos esforços.
Assim, um programa une uma ampla rede de projetos para atingir um objetivo similar, o qual deve estar alinhado ao planejamento estratégico.
| Aprofunde seu conhecimento com o webinar de Planejamento Estratégico:
Subportfólio
Um subportfólio é uma carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo ou área de trabalho. Um exemplo de subportfólio poderia ser o portfólio de projetos da área de tecnologia da informação.
Assim, entende-se que o portfólio, projeto, programa e subportfólio relacionam-se conforme a figura abaixo:
O que é gestão de portfólio de projetos?
A maioria das empresas possui uma visão de onde deseja chegar. Mas, para atingir essa meta, geralmente é necessário realizar diversos projetos em conjunto, alcançando metas menores e mais executáveis.
Assim, a gestão de portfólio de projetos refere-se a essa administração centralizada dos projetos. Ela tem como objetivo selecionar e priorizar aqueles mais alinhados à estratégia empresarial, indicando quais são os melhores projetos para investir.
Normalmente, a escolha dos projetos é feita considerando os seguintes pontos:
- Projetos que trazem mais resultados para a organização;
- Projetos que agreguem valor;
- Projetos que estejam alinhados às necessidades dos stakeholders.
| A gestão de portfólio pode ser realizada por um Escritório de Projetos (PMO). Saiba mais:
Benefícios de gerenciar o portfólio de projetos
Com a gestão do portfólio de projetos, as empresas passam a ter a capacidade de escolher e colocar em andamento os projetos que trarão os melhores retornos.
Além de aumentar os resultados, esse gerenciamento também traz uma série de vantagens para as partes interessadas, como:
- Clareza nos objetivos: os líderes do negócio e patrocinadores passam a ter uma visão clara das metas que os gerentes de projetos precisam alcançar.
- Avaliação de desempenho: os gerentes de projetos conseguem medir com precisão a eficiência e a capacidade produtiva da equipe.
- Melhora na comunicação: a comunicação entre a equipe e os gestores se torna mais eficaz e transparente.
- Feedback consistente: os stakeholders recebem informações contínuas através de feedbacks consistentes e confiáveis, mantendo-os sempre atualizados sobre o progresso dos projetos.
- Priorização inteligente: apenas os projetos com maior potencial de retorno são executados, maximizando o valor gerado para a organização.
- Identificação de oportunidades: oportunidades de crescimento e inovação são constantemente avaliadas no portfólio.
Como gerenciar o portfólio de projetos em 5 passos
1. Identifique e avalie as propostas de projetos
Como os projetos costumam ser muito diversificados (pois podem ser executados em qualquer área da empresa ou até mesmo fora dela), o primeiro passo para o gerenciamento do portfólio é ter conhecimento de todos os projetos existentes na organização.
Para isso, é importante identificar as propostas dos projetos, documentos que contém a base de informações necessárias para analisá-lo, como escopo, premissas, riscos e custos. Os principais fatores a serem avaliados aqui são:
- A conformidade do projeto com a estratégia de negócio;
- a contribuição do projeto para o atingimento das metas e objetivos da organização.
Ao aprovar um projeto, o gerente de portfólio também deve ter conhecimento de qual será a equipe responsável pela execução das tarefas, a fim de acompanhar o status do projeto em curso.
2. Categorização
Após identificar os projetos, é necessário agrupá-los em categorias, sendo cada categoria referente a um objetivo estratégico da organização. Assim, o que será priorizado são os projetos que apresentam diferentes formas de atingi-los.
Para realizar uma categorização em projetos de tecnologia da informação, por exemplo, você poderá organizá-lo como mostra a imagem abaixo:
3. Priorização
Após ter agrupado todos os projetos, é o momento de comparar as características de cada um e determinar o grau de relevância deles. Para isso, costumamos:
- Delimitar critérios de priorização para cada categoria;
- Atribuir um peso a cada critério definido;
- Somar as pontuações correspondentes a cada projeto;
- Montar um ranking com base na matriz de priorização de projetos.
Os critérios de priorização são específicos para cada organização, pois dependem do tipo do projeto, dos objetivos e da visão de futuro.
| Baixe já: [Template] Métodos de priorização em projetos
4. Balanceamento de projetos
Feita a priorização, temos a ordem ideal para a execução dos projetos. Porém, é importante analisar os recursos disponíveis de investimento, pois nem sempre será tão vantajoso seguir a ordem obtida.
Pode ser que o primeiro projeto do ranking demande mais recursos e impossibilite a execução dos demais projetos. Então, às vezes, realizar alguns projetos menos prioritários traga mais resultados do que executar apenas o de maior pontuação, por exemplo.
Por isso, é preciso sempre balancear a relevância da ação com os recursos, para que a decisão leve em consideração todos os aspectos organizacionais.
5. Monitoramento e gerenciamento de riscos
Com os projetos selecionados e postos em prática, é necessário acompanhá-los para garantir que permanecerão alinhados à visão de futuro durante o andamento. Para tal, o gerente de portfólio de projetos precisa desenvolver habilidades que promovam uma gestão eficiente de todos os recursos, riscos, qualidade e elementos envolvidos.
| Veja todos os elementos que devem estar no seu radar: gerenciamento de múltiplos projetos
Seguindo esses 5 passos você estará no caminho certo para uma boa gestão do portfólio de projetos. Agora, se quiser otimizar ainda mais esses processos, confira a seguir as ferramentas que podem te ajudar!
Ferramentas para gerenciar o portfólio de projetos
Gerenciar um portfólio de projetos envolve basicamente análise e categorização dos projetos. Por isso, utilizar algumas ferramentas e técnicas são bastante importantes e otimizam muito o tempo.
Análise SWOT
A análise SWOT é uma ferramenta estratégica usada para identificar os pontos fortes (Strengths), pontos fracos (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) de uma organização ou projeto.
Na gestão de portfólio de projetos, a análise SWOT pode ser aplicada para avaliar a viabilidade e o potencial dos projetos dentro do portfólio, além de ajudar a tomar decisões informadas sobre quais projetos devem ser priorizados, continuados ou descontinuados.
Matriz de priorização
A matriz de priorização é uma ferramenta usada para avaliar e priorizar projetos com base em critérios específicos. Com ela é possível realizar uma análise criteriosa de diversos fatores relevantes e selecionar projetos com maior potencial de retorno sobre o investimento.
A matriz de priorização pode ser uma matriz 4×4, matriz GUT, matriz RICE, entre outras.
Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que representa visualmente o cronograma do projeto. Por apresentar várias informações (data, prazo, situação, responsável, etc), ele ajuda os stakeholders a estarem sempre informados através da visualização das dependências e do status de diversos projetos simultâneos.
Kanban
O Kanban é um quadro visual organizado em colunas de status: “A fazer”, “Em andamento”, e “Concluído”. Através dessa estrutura visual intuitiva e da ênfase no fluxo contínuo, o Kanban permite que gestores, equipes e stakeholders acompanhem o progresso estratégico do portfólio de forma transparente e colaborativa.
| Leia também: como escolher o software Kanban ideal?
Métricas de desempenho
As métricas de desempenho, também conhecidas como KPIs, são ferramentas essenciais para obter informações sobre o andamento dos projetos e sobre a eficácia do portfólio. Saiba quais indicadores você deve acompanhar:
Software de gestão de projetos
Os softwares de gestão de projetos e portfólios são a melhor ferramenta para alcançar os objetivos, porque centralizam toda a gestão em uma única plataforma. Assim, eles fornecem recursos para planejar, organizar, monitorar e controlar projetos, desde a concepção até a conclusão.
Teste o Artia grátis: o software completo para gestão de portfólio de projetos
O Artia é um software completo de gestão de projetos, tarefas e equipes que oferece diversas funcionalidades para uma gestão eficiente do seu portfólio de projetos. Com ele, você pode:
- Criar projetos em apenas um clique: utilize a IA do Artia para criar novos projetos e melhorar as atividades.
- Gerenciar os projetos de forma detalhada: planeje e organize seus projetos de forma eficiente, definindo objetivos, prazos, tarefas e responsáveis.
- Monitorar o andamento: acompanhe o progresso de cada projeto do portfólio em tempo real.
- Manter os stakeholders informados: colabore com sua equipe e partes interessadas em tempo real, compartilhando informações e atualizações sobre os projetos.
- Gerar relatórios personalizados: crie relatórios automáticos para acompanhar o desempenho dos projetos e tomar decisões mais informadas.
| Confira um caso real de gestão de portfólio com o Artia: case Unimed Criciúma
Pronto para levar seus projetos a um nível superior? Experimente o artia gratuitamente agora mesmo e potencialize seu portfólio!
