O relatório de custos de projeto é uma ferramenta essencial para manter o controle do orçamento.
Segundo o Panorama Gestão de Projetos Brasil 2025, apenas 41,64% das organizações entregam os projetos “na maioria das vezes” dentro do orçamento estimado. Esse dado reflete uma preocupação constante com o nível de controle dos investimentos dedicados aos projetos.
Nesse cenário, gerentes de projetos são cada vez mais pressionados para manter um controle eficiente de custos e atender ao orçamento.
É o seu caso? Se sim, neste artigo, você vai entender como um relatório de custos ajuda a lidar com o controle e como implementar essa ferramenta em sua rotina. Continue lendo!
O que você vai aprender?
Por que um relatório de custos é importante?
O relatório de custos ajuda a manter os investimentos do projeto dentro do orçamento planejado. Além disso, essa ferramenta:
- Acelera a investigação de onde os recursos financeiros estão sendo investidos
- Aumenta a confiança dos stakeholders
- Facilita o controle da margem de lucro do projeto
- Apoia solicitações de aumento do orçamento
- Dá mais precisão para estimar custos de projetos futuros
Se você é gerente de projetos, com certeza precisará usar essa ferramenta para apresentar e justificar seus investimentos. Mas, você sabe quais gastos ela realmente deve considerar?
Entenda a diferença entre custos e despesas
Um relatório de custos deve considerar todos os gastos do seu projeto, certo? Mas, é importante que você consiga diferenciar custos e despesas de um projeto.
Um custo é um valor financeiro dedicado para a execução do projeto, que pode ser um investimento direto ou indireto para recursos, locações, aquisição de materiais específicos ou pagamentos de tributos.
Já uma despesa é um gasto não planejado para a execução do projeto, mas que é importante para que uma determinada atividade seja executada. São exemplos: combustível, hospedagem, alimentação, pedágios e manutenções.
Entender se um determinado gasto é um custo ou despesa é muito importante para categorizar e ter clareza sobre o cenário financeiro do seu projeto. Na prática, você pode incluir em seu relatório uma categoria de custo “Despesas”, especificando o que foram esses gastos não planejados.
O que deve ser considerado ao fazer um relatório de custos de projeto?
O que considerar para elaborar um relatório de custo vai depender do tipo, metodologia e objetivos do seu projeto, além do nível de necessidade de controle e detalhamento. Veja abaixo alguns tipos de custos que você pode considerar.
Custos diretos
São todos os custos diretamente ligados à execução do projeto:
- Mão de obra (salários, encargos trabalhistas, horas extras)
- Materiais (insumos, equipamentos, matéria-prima)
- Softwares de gestão de projetos
- Contratação de serviços externos (consultorias, outsourcing, treinamentos)
Custos indiretos
São despesas que não estão diretamente ligadas à execução do projeto, mas que são muito importantes para sua realização:
- Despesas administrativas (aluguel, internet, telefone)
- Energia elétrica e infraestrutura
- Seguros e impostos corporativos
Custos fixos
São custos que não variam ao longo do projeto:
- Salários dos recursos fixos
- Contratos de longo prazo
Custos variáveis
São custos que podem aumentar ou diminuir ao longo do projeto:
- Matérias-primas consumidas conforme o avanço do projeto
- Horas extras ou adicionais da equipe
Custos de capital
São investimentos necessários para viabilizar o projeto:
- Compra de equipamentos
- Desenvolvimento de novas tecnologias
Custos com riscos
São valores reservados para lidar com riscos planejados ou não:
- Reserva de contingência para atrasos e retrabalhos
- Penalidades contratuais por não cumprimento de prazos
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Checklist: como fazer um relatório de custos de projeto?
Você já deve ter percebido a importância de contar com um relatório de custos de projeto em sua operação. Agora, entenda como estruturar seu relatório:
- Defina a ferramenta: você pode começar com um documento, planilha ou até usar uma ferramenta de gestão de projetos especializada. Para escolher a ferramenta, entenda suas necessidades e nível de maturidade exigida do seu gerenciamento.
- Monte a capa do projeto: Especifique todos os detalhes do seu projeto, como o título, descrição, departamento, centro de custo, gerente responsável, data de início e término previstas, quantidade de recursos alocados e orçamento do projeto.
- Categorize os custos: existem diversas formas de categorizar um custo, como investimento em recursos humanos, equipamentos, infraestrutura, operação, seguros, manutenção, licenciamento de softwares, aquisição de matérias-primas e insumos, custos de marketing, terceirizações, viagens etc.
- Monte seu relatório: um relatório eficiente de custos deve possuir alguns campos essenciais, como data do investimento, descrição, categoria ou tipo, responsável pelo custo, valor total e status do pagamento. Lembre-se também de sinalizar quais gastos são reembolsáveis para a equipe do projeto. Além disso, é muito importante entender as necessidades dos stakeholders para enriquecer o relatório com todas as informações necessárias.
Não quer perder tempo montando seu próprio relatório? Veja no próximo tópico como baixar um modelo completo.
Modelo de relatório de custos de projeto para download grátis
Para facilitar seu trabalho o Artia desenvolveu um modelo de relatório de custos do projeto para Excel. Confira:
Com esse modelo é possível:
- Registrar os custos do seu projeto com todos os campos essenciais
- Elaborar um relatório de despesas responsáveis para cada recurso
- Montar um relatório de despesas de viagem para gastos com transportes, hospedagens, alimentação etc.
- Acompanhar o perfil de custos em um dashboard automático
- Compartilhar o link ou exportar em PDF para enviar aos stakeholders
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Reporte de despesas
O Artia centraliza o registro de despesas para oferecer maior controle e segurança dos gastos em projetos e atividades, desde aquisição de materiais, serviços ou outros tipos de investimentos. Você categorizar cada despesa para facilitar a análise.
Relatório de gastos
Com o registro dos seus gastos, é possível acompanhar dashboards que exibem a saúde financeira com métricas como totais estimados e realizados. Você também pode emitir os relatórios e enviar para as partes interessadas para manter o alinhamento e cumprimento do orçamento.
DICA! O Artia Analytics é um dashboard poderoso para monitorar os investimentos do seu projeto. Com essa ferramenta você pode obter uma visão panorâmica e de alto nível sobre a saúde financeira.
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Lançamentos financeiros
Controle todos os gastos e receitas do seu projeto, classificando como previstos ou realizados, facilitando a consolidação e visibilidade sobre os valores totais, comparação com orçamento e margem de lucro prevista. Você pode classificar os lançamentos financeiros de diversas formas, desde categorias, centro de custos, fornecedores etc.
Relatório de evolução financeira
Esse relatório permite um acompanhamento detalhado e contínuo dos gastos por mês e ano, eliminando a necessidade de controles externos em planilhas e documentos, ajudando na previsibilidade e tomada de decisões.
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